Переименование организации – это событие, которое требует официального отражения в трудовой книжке сотрудника. В электронных трудовых книжках (ЭТК) порядок внесения такой записи регулируется нормативными актами, а также практикой кадровых специалистов. В статье подробно рассматриваются все аспекты оформления записи о переименовании, от основания до примеров заполнения.

Нормативная база

В Трудовом кодексе РФ и в Постановлениях Правительства РФ закреплено, что любые изменения в наименовании работодателя (организации) должны фиксироваться в трудовой книжке сотрудника. При этом:

• Запись вносится отдельной строкой в графу 3 раздела «Сведения о работе»;
• В графу 4 указывается основание переименования – приказ, распоряжение или иное решение работодателя, его дата и номер;
• Запись делается после того, как новое название организации отражено в учредительных и уставных документах.

Эти требования подтверждены практикой кадровых специалистов (см. статью «Отражаем в трудовой книжке переименование организации и изменение фамилии работодателя‑предпринимателя», Кадровик‑практик, 2024, № 2).

Где именно вносится запись?

В структуре трудовой книжки (бумажной или электронной) выделяются три основных раздела:

1. Графа 1 – сведения о работнике (ФИО, дата рождения, паспортные данные и т.д.).
2. Графа 2 – сведения о месте работы до текущего работодателя.
3. Графа 3 – сведения о текущем месте работы, в т.ч. сведения о переименовании организации.
4. Графа 4 – основание входа сведений в трудовую книжку (приказ, договор и т.п.).

При переименовании организации в Графу 3 вводится новая строка, где указывается:

«ООО «Старый» с г. переименовано в ООО «Новый».»

В Графе 4 указывается основание: «Приказ № 15 от ».

Как оформить запись в электронной форме?

С 2021 года большинство организаций перешли на электронные трудовые книжки. При этом оформление записи о переименовании остаётся прежним, только оформление происходит в электронном виде:

• В системе ЭТК создаётся новая строка в разделе «Сведения о работе»;
• В поле «Описание» вводится текст переименования;
• В поле «Основание» указывается номер и дата приказа, а также ссылка на уставные документы, где зафиксировано новое название.

Пример оформления в системе:

1. В графе 3: «ООО «Альфа» с г. переименовано в ООО «Бета».»
2. В графе 4: «Приказ № 34 от ».

Частые вопросы и ответы

4.1 Нужно ли вносить запись, если переименование произошло до начала работы сотрудника?

Нет. Если переименование произошло до начала отношений с работником, то при приёме на работу в трудовую книжку вносится только текущее название организации.

4.2 Как отразить изменение названия, если оно связано с изменением профиля деятельности?

В этом случае в графе 3 указывается как новое название, так и пояснение о смене профиля. Пример:

«ООО «ТехноСервис» с г. переименовано в ООО «ТехноСервис‑Медик» (изменился профиль деятельности).

4.3 Что делать, если переименование произошло после увольнения сотрудника?

Запись вносится в трудовую книжку того сотрудника, у которого была запись о работе в организации до переименования. В графе 3 добавляется строка с указанием даты переименования и нового названия.

4.4 Требуется ли отдельное подтверждение изменения в электронных документах?

Да. Перед внесением записи в ЭТК необходимо убедиться, что новое название организации внесено в:

• Уставные документы (протокол собрания учредителей, изменение устава);
• Регистрационные документы (выписка из ЕГРЮЛ);
• Внутренние документы (приказ о переименовании).

Пошаговый алгоритм внесения записи

1. Получение основания – приказ, распоряжение или другое решение работодателя с указанием даты и номера.
2. Проверка уставных документов – подтверждение, что новое название внесено в устав и официально опубликовано;
3. Формирование текста записи – «ООО «Старое» с г. переименовано в ООО «Новое».»
4. Внесение в ЭТК – создание новой строки в графе 3, заполнение поля «Основание» в графе 4.
5. Подтверждение записи – подпись ответственного лица (кадрового специалиста) и, при необходимости, печать.

Примеры готовых записей

Пример 1. Простое переименование

Графа 3: ООО «Север» с г. переименовано в ООО «Северный».

Графа 4: Приказ № 7 от .

Пример 2. Переименование с изменением профиля

Графа 3: ООО «ТехноСервис» с г. переименовано в ООО «ТехноСервис‑Медик» (изменился профиль деятельности).

Графа 4: Решение совета директоров от № 15.

Пример 3. Переименование после слияния

Графа 3: ООО «Альфа» с г. переименовано в ООО «Бета» (в результате слияния с ООО «Гамма»).

Графа 4: Уставный договор слияния от .

Влияние перехода на электронные трудовые книжки

С 2020 года в России активно вводится система электронных трудовых книжек (ЭТК). Переход на ЭТК имеет несколько особенностей при оформлении записи о переименовании:

• Автоматизация – система автоматически генерирует номер строки и привязывает её к соответствующему основанию.
• Доступность – запись видна всем уполномоченным лицам, что упрощает контроль и аудит.
• Безопасность – электронные записи защищены от потери и подделки, что особенно важно при проверках труда и страховых органов.

Однако, несмотря на цифровизацию, правила оформления остаются теми же: запись должна быть выполнена отдельной строкой в графе 3 и подкреплена документом в графе 4.

Запись о переименовании организации в электронной трудовой книжке – обязательный и формально регламентированный процесс. Правильное оформление гарантирует:

1. Соответствие требованиям Трудового кодекса и нормативных актов;
2. Прозрачность изменений для работников и контролирующих органов;
3. Своевременную и точную верификацию данных в системе ЭТК.

При соблюдении описанного алгоритма и внимании к деталям (дата, номер приказа, ссылка на устав) процесс внесения записи о переименовании будет проходить без ошибок и задержек.

Для более удобного оформления рекомендуется использовать готовые шаблоны записей, которые можно быстро адаптировать под конкретный случай.

Автор: кадровый специалист, 2026 год.