Переименование организации (смена её официального наименования), процедура, которая не прекращает трудовых отношений. Однако с юридической и кадровой точки зрения это важное событие, которое обязательно должно быть отражено в трудовых книжках всех сотрудников. Некорректное или отсутствующее оформление может привести к проблемам при подтверждении стажа, получении льгот или при трудоустройстве в будущем.
На основании действующих правил (Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утверждённая Приказом Минтруда России) запись о переименовании вносится по единому стандарту. Рассмотрим процесс подробно.
Где и как именно вносится запись?
Запись делается отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе». Это ключевое правило, которое встречается во всех официальных разъяснениях и комментариях.
Формулировка записи в графе 3
Текст должен быть разборчивым, без сокращений и исправлений. Рекомендуемая формулировка, соответствующая инструкциям:
Пример:
Заполнение графы 4 (основание)
В эту графу необходимо указать документ, на основании которого произошло переименование. Это может быть:
- Решение единственного участника/протокол общего собрания участников;
- Приказ (распоряжение) учредителя;
- Уведомление о государственной регистрации изменений в Уставе (с отметкой Росстата);
- Иной документ, являющийся основанием для внесения изменений в ЕГРЮЛ.
Указывать нужно: наименование документа, его номер и дату.
Или:
Пошаговая инструкция для кадровика или бухгалтера
- Получите официальный документ о переименовании организации (копию решения, протокола, выписку из ЕГРЮЛ).
- Определите точную дату переименования — это дата внесения соответствующей записи в ЕГРЮЛ или дата, указанная в учредительных документах как дата вступления изменений в силу.
- Подготовьте формулировку для графы 3, используя шаблон выше. Проверьте правильность написания старого и нового наименований.
- Оформите запись в каждой трудовой книжке сотрудника, который работает (или работал) в этой организации. Делается это новой строкой после последней записи о работе в этой компании.
- Заполните графу 4, указав полные реквизиты документа-основания.
- Оформите запись разборчивым почерком синими, фиолетовыми или чёрными чернилами (шариковая ручка). Не используйте карандаш.
- Подпишитесь (должность, личная подпись) и проставьте дату внесения записи (обычно это дата, когда вы фактически делаете запись, она может не совпадать с датой переименования).
- Проведите сверку: после внесения записей убедитесь, что в графе 4 (назначение) у всех сотрудников, принятых до переименования, указано старое наименование, а после — новое. Запись о переименовании связывает эти периоды;
Образцы заполнения
Образец 1: Запись о переименовании (простая ситуация)
| Трудовая книжка работника | |||
|---|---|---|---|
| № п/п | Дата | Сведения о работе (наименование организации, отделение, структурное подразделение, должность, профессия) | Подпись работника |
| 1 | Принят на работу в ООО «Старый» в должности менеджера. | _____________ | |
| 2 | ООО «Старый» (с ) переименовано в ООО «Новый». | _____________ | |
| 3 | Продолжаю работу в ООО «Новый» в должности менеджера. | _____________ | |
| Графа 4 (основание): На основании Устава (изменения внесены , запись в ЕГРЮЛ , ГРН: А-987654321). | |||
Образец 2: Запись о переименовании, если сотрудник уже уволен
Если запись о переименовании вносится в трудовую книжку уже уволенного сотрудника (например, при её выдаче из архива), делается это на последней (пустой) странице раздела «Сведения о работе».
Запись о переименовании организации:
ООО «Старый» (с ) переименовано в ООО «Новый».
Графа 4: На основании Протокола общего собрания участников от № 5.
Дата внесения записи: «___» __________ 20__ г.
Подпись ответственного лица: _________________
Частые вопросы и ответы
Вопрос: Можно ли использовать штамп с текстом о переименовании?
Ответ: Да, можно. Использование штампа, содержащего стандартную формулировку и реквизиты документа-основания, допускается. Однако штамп должен быть чётким, а после его нанесения обязательно требуется ручная подпись ответственного лица и дата внесения записи. Штамп не заменяет подпись.
Вопрос: А если переименовалось не всё общество, а только его отдельное структурное подразделение (филиал, представительство)?
Ответ: В этом случае запись вносится в графу 2 (наименование организации, отделение, структурное подразделение) для всех последующих записей о работе в этом подразделении. Отдельной строкой в графе 3 о переименовании не делается. Просто в графе 2 после даты переименования указывается новое наименование подразделения.
Вопрос: Что делать, если запись о переименовании в трудовую книжку не была внесена вовремя, а сотрудник уже уволен?
Ответ: Запись всё равно должна быть внесена. Выдайте сотруднику его трудовую книжку (или получите её из архива) и оформите запись на последней свободной странице раздела «Сведения о работе» по правилам, описанным выше. Это необходимо для корректного отражения истории работодателя.
Вопрос: Как отразить переименование, если в организации сменился не только наименование, но и юридический адрес?
Ответ: Смена юридического адреса не требует отдельной записи в трудовой книжке. Эта информация отражается только в разделе «Сведения о работе» в графе 2 (наименование организации) в виде нового наименования организации с указанием её нового юридического адреса в круглых скобках. Но сама запись о переименовании (изменении наименования) вносится отдельной строкой в графе 3, как описано выше.
Ключевые правила, итог
- Место: Отдельная строка в графе 3 раздела «Сведения о работе».
- Текст: «Организация (старое наименование, дата переименования) переименована в (новое наименование)».
- Основание (графа 4): Полные реквизиты документа (название, номер, дата, ГРН).
- Оформление: Разборчиво, без сокращений, чернилами (синие, фиолетовые, чёрные), с подписью и датой внесения.
- Порядок: После всех предыдущих записей о работе в этой организации, до новых записей под новым наименованием.
Соблюдение этих правил обеспечивает юридическую чистку трудовых книжек сотрудников и защищает как работника, так и работодателя от возможных споров в будущем.
Статья подготовлена на основе анализа актуальных нормативных документов и кадровых практик по состоянию на май 2026 года.