Переименование структурного подразделения (отдела, управления, службы, цеха) — распространённая ситуация в организации. Часто это связано с реорганизацией, изменением стратегии или просто с желанием привести названия в соответствие с современными стандартами. Ключевой момент: если при переименовании не меняются трудовые функции, должность и условия труда работника, это не является переводом и не требует оформления дополнительного соглашения к трудовому договору (ДС) и приказа о переводе. Однако есть обязательные процедуры, которые нужно соблюсти.
💡 Главное правило
Переименование отдела ≠ Перевод работника. Если ваша должность, обязанности, зарплата и подчинённость остались прежними, а изменилось только название вашего отдела (например, «Отдел маркетинга» стал «Департаментом цифрового развития»), вы не переводитесь. Ваш трудовой договор продолжает действовать в прежнем редакции.
Правовая основа
Действия регламентируются следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс РФ: ст. 57 (содержание трудовой книжки), ст. 66 (оформление записей).
- Порядок заполнения, хранения и выдачи трудовых книжек (Приказ Минтруда № 320н): п. 10, 13.
- Единая форма сведений о трудовой деятельности (ЕФС-1): раздел 1.1.
Пошаговая инструкция по оформлению
Шаг 1: Издание внутреннего приказа (распоряжения)
Необходимо издать приказ (распоряжение) руководителя организации о переименовании структурного подразделения. В приказе должны быть указаны:
- Основание (например, решение руководства, изменение штатного расписания).
- Старое и новое наименование отдела.
- Дата, с которой действует новое название.
- Список сотрудников отдела, чьи трудовые книжки потребуется дополнить записью (если нужно).
Важно: Приказ должен быть согласован с юристом и утверждён уполномоченным лицом (генеральным директором, ректором и т.д.).
Шаг 2: Оформление записи в трудовой книжке (ТК)
Это обязательный этап. Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (обычно графы 1-4).
Как правильно заполнить графы:
- Графа 1 (Номер записи): Указывается порядковый номер записи в данном разделе (например, если это первая запись о переименовании, ставим «1»).
- Графа 2 (Дата): Указывается дата издания приказа о переименовании (не дата приема на работу!).
- Графа 3 (Наименование записи): Стандартная формулировка: «Наименование отдела изменено на [новое название отдела]». Пример: «Наименование отдела изменено на Департамент цифрового развития»
- Графа 4 (Документ, на основании которого внесена запись): Указываются номер и дата приказа о переименовании. Пример: «Приказ от № 120-к»
⚠️ Важные нюансы по записи в ТК
- Графы «Наименование организации» и «Наименование должности» (обычно графы 1 и 2 в разделе «Сведения о работе») для этой записи НЕ заполняются. Вы не меняете должность и работодателя (юридическое лицо), меняется только название подразделения.
- Запись делается на основании приказа, а не по личному заявлению.
- Запись заверяется подписью должностного лица кадровой службы и печатью организации (если используется штамп).
- Если у работника электронная трудовая книжка (ЭТК), сведения о переименовании отдела вносятся в раздел СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) через СЗВ-ТД. Формирование сведений происходит на основании того же приказа.
Шаг 3: Уведомление работника и допсоглашение (если менялась должностная инструкция)
Хотя перевод не оформляется, работник должен быть в письменной форме уведомлен об изменении названия его отдела. Это делается для прозрачности.
Если в связи с переименованием отдела изменилось также наименование вашей должности (например, «Специалист отдела маркетинга» -> «Специалист департамента цифрового развития»), но трудовые функции остались прежними, то:
- Оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении пункта о наименовании должности. В соглашении должна быть прямая ссылка, что функции и оплата труда не меняются.
- Издается приказ об изменении наименования должности в штатном расписании.
- В трудовую книжку (и ЭТК) вносится отдельная запись об изменении наименования должности по аналогии с шагом 2, но в графе 3 указывается: «Наименование должности изменено на [новое название]».
Шаг 4: Сдача отчётности (ЕФС-1)
При сдаче сведений в ПФР через ЕФС-1 в раздел 1.1 «Сведения о работнике» вносятся актуальные данные. Если менялось только название отдела (без смены должности), то в разделе 1.1 данные о работнике (должность, подразделение) должны соответствовать новому штатному расписанию. Изменение отражается в следующем отчётном периоде.
Типичные ошибки, которых стоит избегать
- Оформлять перевод (приказ о переводе, ДС к ТД), если не было изменения функций. Это создаст ложное впечатление, что работника перевели в другое подразделение с иными условиями.
- Не вносить запись в трудовую книжку. Отсутствие записи о смене названия отдела может вызвать вопросы при проверке или при увольнении работника.
- Использовать некорректные формулировки в графе 3. Нельзя писать «Переведён в отдел…», «Работает в отделе…». Только констатация факта изменения названия.
- Заполнять графы 1 и 2 (наименование организации и должности) в записи о переименовании отдела. Эти графы остаются пустыми.
- Издать приказ о переименовании отдела.
- Внести запись в трудовую книжку (и ЭТК) по образцу: дата приказа, «Наименование отдела изменено на…», реквизиты приказа;
- Уведомить работника в письменной форме;
- При изменении названия должности — дополнительно оформить допсоглашение и отдельную запись в ТК.
- Обновить данные в штатном расписании и при сдаче ЕФС-1.
Таким образом, переименование отдела, это формальная процедура, которая не затрагивает существенных условий труда. Главное — правильно оформить приказ и внести точную запись в трудовую книжку, подтверждающую, что ваша должность и функции остались прежними, а изменилось только название подразделения.