Переименование структурного подразделения организации – распространённое явление в условиях реорганизации бизнеса, оптимизации управления и смены бренда․ Однако далеко не всегда работники знают, как правильно отразить такое изменение в своей трудовой книжке․ Ниже представлен подробный разбор норм, порядка заполнения и практических примеров, актуальных на 2026 год․
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст․ 66 (общие правила ведения трудовых книжек)․
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв․ Постановлением Минтруда России № 69 от , с изменениями и дополнениями, действующими в 2026 году)․
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности работников (Приказ Минтруда России № 585н от )․
- Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» – регламентирует оформление первичных документов (приказы, акты) о переименовании подразделения․
Важно: в Порядке заполнения трудовых книжек прямо не говорится о переименовании структурного подразделения․ Однако пункт 10 Порядка устанавливает, что запись о принятии или назначении в структурное подразделение делается с указанием его конкретного наименования, если условие о работе в конкретном подразделении включено в трудовой договор․ Следовательно, при изменении наименования подразделения, указанного в договоре, необходимо внести соответствующую запись․
Когда требуется запись о переименовании подразделения?
- Если в трудовом договоре прямо указано наименование подразделения (например, «работать в отделе продаж Западного региона»)․ При изменении этого наименования запись в трудовую книжку обязательна․
- Если наименование подразделения не указано в договоре (работа по специальности без привязки к подразделению) – запись не требуется, достаточно внутреннего приказа о переименовании․
- Переименование работодателя (организации) – отдельная процедура, оформляется записью о реорганизации/переименовании работодателя (п․ 13 Порядка)․
- Приказ руководителя о переименовании структурного подразделения (например, «Приказ № 123‑к от «О переименовании отдела логистики в отдел цепочки поставок»)․
- Изменение трудового договора (дополнительное соглашение) – если в договоре прописано старое наименование подразделения, его необходимо актуализировать․
- В личном кабинете работника на портале «Госуслуги» в разделе «Трудовая деятельность» добавляется новая запись с типом «Изменение наименования структурного подразделения»․
- Необходимо загрузить скан приказа и доп․ соглашения․
- После подтверждения работодателем запись становится видимой для работника и ПФР․
- Отсутствие ссылки на трудовой договор․ Если в договоре не прописано подразделение, запись не нужна – иначе можно получить замечание от инспекции труда․
- Неправильная формулировка․ Нужно указывать именно «Переименовано структурное подразделение», а не «Изменено название отдела» без указания старого и нового наименования․
- Заполнение колонок 1 и 2․ Для записей о переименовании подразделения эти колонки остаются пустыми; заполнение их приводит к несоответствию формата․
- Отсутствие приказа․ Основание должно быть документально подтверждено; без приказа запись считается незаконной․
- Проверить трудовой договор на наличие условия о конкретном подразделении․
- Подготовить приказ о переименовании подразделения․
- Если нужно – оформить дополнительное соглашение к трудовому договору․
- Внести запись в трудовую книжку (или ЭТК) согласно образцу выше․
- Поставить подпись уполномоченного лица и печать организации (при наличии)․
- Обеспечить хранение приказа и доп․ соглашения в личном деле работника не менее 50 лет․
Таким образом, ключевой критерий – наличие условия о конкретном подразделении в трудовом договоре․
Порядок внесения записи
Подготовка основания
Заполнение трудовой книжки
Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (таблица с колонками 1‑4)․
| Колонка | Что указывается |
|---|---|
| 1 | Порядковый номер записи (продолжает нумерацию предыдущих записей)․ |
| 2 | Дата внесения записи (день, месяц, год)․ |
| 3 | Информация о переименовании подразделения (см․ образец ниже)․ |
| 4 | Основание: номер и дата приказа, реквизиты дополнительного соглашения к трудовому договору․ |
Формулировка записи
Согласно пункту 10 Порядка, запись формулируется так:
Переименовано структурное подразделение с «старого наименования» на «новое наименование»․
Пример записи:
Переименовано структурное подразделение с «Отдел логистики» на «Отдел цепочки поставок»․ Приказ № 123‑к от ; доп․ соглашение к трудовому договору № 45 от ․В бумажной трудовой книжке колонки 1 и 2 для подобных записей обычно не заполняются (оставляются пустыми), а информация помещается в колонку 3, а основание – в колонку 4․
Использование штампа
Если организация использует штамп с текстом «Переименовано структурное подразделение», его можно поставить в колонку 3, а затем вручную добавить конкретные наименования и реквизиты приказа․
Колонка Содержание 1 12 2 3 Переименовано структурное подразделение с «Отдел логистики» на «Отдел цепочки поставок»․ 4 Приказ № 123‑к от ; доп․ соглашение к трудовому договору № 45 от ․ Особенности электронных трудовых книжек
С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК)․ При переименовании подразделения:
Частые ошибки и как их избежать
Практический чек‑лист для кадровика
Переименование структурного подразделения требует внесения записи в трудовую книжку только тогда, когда наименование этого подразделения фиксировано в трудовом договоре работника․ Основанием служит внутренний приказ о переименовании и, при необходимости, дополнительное соглашение к договору․ Запись оформляется в колонке 3 раздела «Сведения о работе» с указанием старого и нового наименования подразделения, а в колонке 4 – реквизиты приказа и соглашения․ Соблюдение указанного порядка гарантирует соответствие трудовой книжки законодательству и исключает претензии со стороны государственных органов контроля․
Следуя представленным рекомендациям, кадровики и руководители смогут корректно отражать изменения в organisational структуре, сохраняя прозрачность и законопослушность кадрового документооборота․