Смена наименования работодателя – достаточно частое явление в современной экономике․ При этом каждый работник, который был принят на работу до переименования и продолжает работать в компании, обязан иметь в трудовой книжке (бумажной или электронной) корректную запись об этом событии․ Неправильное оформление может привести к ошибкам в расчёте трудового стажа, пенсии и других социальных выплат․

Нормативно‑правовая база

• Приказ Минтруда РФ от № 320н – правила ведения трудовых книжек․
• Постановление Минтруда РФ от № 69 – Инструкция по заполнению трудовых книжек․
• Гражданский кодекс РФ (ст․ 1473) – обязательность указания официального наименования организации в уставных документах․
• Федеральный закон № 112‑ФЗ «О персональных данных» (для электронных трудовых книжек)․

Когда необходимо вносить запись?

1. Если в течение трудового стажа работника меняется официальное название организации (переименование, слияние, присоединение, изменение организационно‑правовой формы)․
2. Если меняется собственник, но сохраняется прежнее юридическое лицо – запись не требуется, если название не меняется․
3. Запись вносится только после того, как новое название зафиксировано в уставных документах и в ЕГРЮЛ․

Куда вносится запись?

Запись делается отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки․ В графе 4 указываются реквизиты документа‑основания (приказ, распоряжение работодателя, его дата и номер)․

Бумажная трудовая книжка

Порядок заполнения согласно пункту 3․2 Инструкции по заполнению трудовых книжек:

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

В ЭТК запись вносится тем же способом, но через специализированный сервис «Госуслуги» или корпоративную HR‑систему․ При этом в поле «Основание изменения» указывается ссылка на электронный документ (приказ в формате PDF) и его уникальный идентификатор․

Пошаговая инструкция для кадровика

1. Подтвердить факт переименования – получить выписку из ЕГРЮЛ и приказ (распоряжение) работодателя․
2. Подготовить приказ о переименовании, указав:
   • номер и дату приказа;
   • старое и новое наименование;
   • дату, с которой новое название вступает в силу;
   • подпись руководителя и печать․
3. Для бумажных ТК:
   • Открыть последнюю запись в графе 3․
   • Внести новую строку, указав старое название, дату переименования и новое название․
   • В графе 4 проставить реквизиты приказа․
   • Подписать запись (работник и кадровик) и поставить печать организации․
4. Для ЭТК:
   • Зайти в личный кабинет сотрудника․
   • Выбрать «Добавить запись» → «Переименование организации»․
   • Заполнить поля согласно образцу (см․ ниже) и загрузить скан приказа․
   • Сохранить запись – система автоматически проставит дату внесения․
5. Обновить внутренние справочники (1С, SAP, HR‑портал) и уведомить бухгалтерию о необходимости изменить реквизиты в расчётах․

Образец записи в трудовой книжке

Ниже – типовой пример, который можно адаптировать под конкретную ситуацию․

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие даты переименования – в графе 3 обязательно указывать дату, с которой новое название вступило в силу․
• Заполнение граф 1 и 2 – при записи о переименовании в графах 1 и 2 не ставятся порядковый номер и дата внесения (они уже указаны в строке записи)․ Заполняются только графы 3 и 4․
• Неправильный документ‑основание – в графе 4 допускаются только официальные приказы/распоряжения работодателя, а не справки из налоговой․
• Запись в старой версии ТК – если у сотрудника «трудовая книжка образца 2002 года», запись делается в той же форме, но с указанием «переименование организации» в свободном поле․
• Не учитывается электронная копия – при работе с ЭТК необходимо загрузить скан приказа, иначе запись будет признана неполной․

Влияние записи на расчёт трудового стажа и пенсии

Корректно оформленная запись гарантирует, что период работы в организации будет учтён как непрерывный, независимо от смены названия․ Ошибки могут привести к:

• Сокращению стажа при расчёте пенсионных баллов;
• Отказу в выплате пособий по временной нетрудоспособности;
• Необходимости повторного подтверждения стажа в ПФР․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись, если организация меняет только форму собственности (например, из ЗАО в АО), но название остаётся тем же?

Нет․ Запись обязательна только при изменении наименования․ При изменении формы собственности следует внести запись о реорганизации, но не о переименовании․

Как поступить, если в трудовой книжке уже есть запись о переименовании, но в ней допущена ошибка?

Согласно приказу Минтруда от  № 320н, ошибку следует исправить следующим образом:

• Сделать запись «Исправление» в следующей свободной строке графы 3;
• Указать правильные данные;
• В графе 4 указать «Исправление записи о переименовании, приказ № Х от ДД․ММ․ГГГГ»;
• Подписать исправление обеими сторонами и поставить печать․

Можно ли не вносить запись, если сотрудник уже уволился до переименования?

Нет․ Если работник продолжает трудовые отношения после даты переименования, запись обязательна, независимо от того, был он принят до или после изменения названия․

Как оформить запись в случае, когда переименование происходит одновременно с реорганизацией (слияние, присоединение)?

В графе 3 указывается полная формулировка: «Организация «старое название» с дата переименована и реорганизована в «новое название»»․ В графе 4 указываются оба документа‑основания (приказ о переименовании и решение о реорганизации) с их номерами и датами․

Запись о переименовании организации в трудовой книжке – обязательный элемент кадрового документооборота․ Правильное оформление гарантирует сохранность трудового стажа и защиту прав работника․ Следуйте нормативным актам, используйте приведённый образец и проверяйте каждую запись на полноту и точность․

Дата публикации: