Переименование структурного подразделения (отдела, департамента, службы) — это частая кадровая процедура, которая может быть связана с реорганизацией компании, изменением ее структуры или просто со сменой корпоративной терминологии. Несмотря на то, что трудовая функция работника при этом не меняется, данный факт является важным событием в его рабочей биографии и требует обязательного документального оформления.
Нормативная база: что говорит закон в 2026 году?
При ведении трудовых книжек в 2026 году необходимо руководствоваться Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Приказом Минтруда России от № 320н.
Согласно пункту 10 данного Порядка, в трудовую книжку вносится запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор.
Важно отметить, что Порядок № 320н прямо предусматривает алгоритм действий для случаев переименования самого работодателя (организации в целом), однако про переименование подразделений отдельно в Порядке не говорится. Тем не менее, это не освобождает кадровика от обязанности внести изменения в трудовую книжку сотрудника, если отдел в ней указан.
Главное правило: когда нужно вносить запись?
Существует золотое правило кадрового делопроизводства в таких ситуациях:
- Если наименование отдела было указано в трудовом договоре и, соответственно, внесено в трудовую книжку работника при приеме на работу — запись о переименовании отдела в трудовую книжку вносится обязательно.
- Если в трудовом договоре и трудовой книжке указана только должность (без привязки к отделу) — вносить запись о переименовании подразделения не нужно.
Пошаговая процедура переименования отдела
Прежде чем делать запись в трудовой книжке, необходимо правильно оформить само переименование внутренними документами организации.
Шаг 1. Издание приказа
Руководитель организации должен издать приказ о переименовании структурного подразделения. В приказе следует указать:
- Старое и новое наименование отдела.
- Дату, с которой изменения вступают в силу.
- Поручение кадровому отделу о внесении изменений в трудовые договоры и трудовые книжки сотрудников.
Шаг 2. Ознакомление работников
С приказом о переименовании отдела необходимо ознакомить всех работников этого подразделения под подпись.
Так как условие о работе в конкретном структурном подразделении является существенным условием трудового договора, с каждым сотрудником переименованного отдела необходимо подписать дополнительное соглашение об изменении наименования отдела. Трудовая функция при этом остается неизменной.
Как внести запись в трудовую книжку
Внесение записи о переименовании отдела в бумажную трудовую книжку имеет свои особенности. Поскольку Порядок № 320н не предусматривает конкретной формулировки для данной ситуации, на практике применяется подход, аналогичный переименованию организации.
Запись выполняется индивидуальной строкой в разделе «Сведения о работе». При этом:
- Графа 1: проставляется следующий порядковый номер записи.
- Графа 2: указывается дата, когда отдел был переименован (в соответствии с приказом).
- Графа 3: вносится сама формулировка. Рекомендуется использовать следующий образец: «Отдел [старое наименование] переименован в [новое наименование]» или «Структурное подразделение «[старое наименование]» с [дата] переименовано в «[новое наименование]»».
- Графа 4: проставляется основание переименования — реквизиты приказа (распоряжения) работодателя (дата и номер).
Пример (образец) заполнения трудовой книжки:
Предположим, отдел маркетинга переименован в департамент маркетинга и продаж с 12 мая 2026 года на основании приказа № 34-к от .
Запись в трудовой книжке будет выглядеть так:
- Графа 1: 11
- Графа 2:
- Графа 3: Отдел маркетинга переименован в департамент маркетинга и продаж
- Графа 4: Приказ от № 34-к
Что делать, если запись о переименовании организации пропущена?
Иногда в кадровом учете встречаются ситуации, когда организация сменила название, а в трудовой книжке работника это отражено не было. Если за время работы сотрудника наименование компании изменилось, об этом делается отдельная строка в графе 3 раздела «Сведения о работе».
Формулировка должна быть такой: «Организация (старое наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации)». В графе 4 указывается основание — приказ или решение о переименовании.
Если запись была пропущена ранее, ее необходимо внести текущей датой, при этом в графе 2 указывается фактическая дата переименования организации (согласно выписке из ЕГРЮЛ), а в графе 4 — реквизиты документа того времени.
Важные нюансы
- Переименование должности одновременно с отделом: Если меняется не только название отдела, но и должность работника (без изменения трудовой функции), в трудовую книжку вносится одна общая запись о переименовании подразделения и должности.
- Электронная трудовая книжка (ЕФС-1): Если работник перешел на электронную трудовую книжку, кадровик также обязан своевременно подавать отчет ЕФС-1 в Социальный фонд России, отражая изменения в структуре подразделения и должности сотрудника.
- Сверка с уставными документами: Запись о переименовании компании вносится только после того, как новое название будет официально отражено в уставных документах организации и ЕГРЮЛ. На внутренние подразделения это правило не распространяеться, так как их структура регулируется локальными актами работодателя.
Переименование отдела в трудовой книжке — процесс, требующий внимательности и знания актуального трудового законодательства. Главное для специалиста по кадрам — убедиться, что отдел действительно был указан в трудовом договоре и трудовой книжке при приеме на работу, издать обоснованный приказ, подписать дополнительные соглашения и корректно внести индивидуальную строку в раздел «Сведения о работе», не заполняя графы 1 и 2 для общих заголовков, но обязательно нумеруя и датируя саму запись об изменении названия подразделения.