Перевод сотрудника на другую должность – одно из самых распространённых кадровых действий. Оформление такого перемещения в трудовой книжке регламентируется Трудовым кодексом РФ‚ Правилами ведения и хранения трудовых книжек‚ а также разъяснениями Роструда и Минтруда. Ниже представлен подробный пошаговый гид‚ который поможет избежать ошибок и оформить запись в соответствии с действующим законодательством.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66‚ 72‚ 77 (перевод на другую работу‚ изменение условий труда).
• Правила ведения и хранения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России № 697н от ) – пункты 9‑12‚ регулирующие внесение записей о переводе.
• Разъяснения Роструда (письма от ‚ и др.) – необходимость указания структурного подразделения‚ если оно указано в трудовом договоре.
• Методические рекомендации КонсультантПлюс и Гарант.Ру – образцы записей и комментарии к практике.

Что считается перемещением на другую должность?

Под перемещением понимается изменение:

• наименования должности (например‚ с «инженер‑конструктор» на «старший инженер»);
• структурного подразделения (отдел‚ служба‚ филиал) при сохранении той же должности;
• обоих пунктов одновременно.

Если меняется только место работы внутри одного структурного подразделения (например‚ перевод с одного участка на другой в том же отделе) – это перемещение‚ а не перевод‚ и запись в трудовой книжке делается только при изменении должности или подразделения.

Когда требуется внесение записи?

Согласно п. 10 Правил ведения трудовых книжек‚ запись о переводе на другую постоянную работу вносится:

• на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя;
• не позднее недельного срока с даты издания приказа (в некоторых источниках указывается 5 рабочих дней – см. п. 9 Правил 2022 г.).

Если перевод носит временный характер (например‚ замещение absent‑employee)‚ запись в трудовой книжке не делается; оформляется только внутренний приказ.

Что указывать в трудовой книжке?

В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки предусмотрены четыре графы:

1. Графа 1 – порядковый номер записи.
2. Графа 2 – дата приёма на работу (или дата перевода).
3. Графа 3 – информация о работе (должность‚ структурное подразделение).
4. Графа 4 – основание для записи (номер и дата приказа‚ название документа).

Важно: если в трудовом договоре изначально указано конкретное структурное подразделение (например‚ «Отдел продаж»)‚ то при переводе на другую должность в том же подразделении в графе 3 необходимо указать наименование этого подразделения. Это подтверждают разъяснения Роструда и практика КонсультантПлюс.

Особенности записи при переводе внутри одного структурного подразделения

Многие кадровые специалисты задаются вопросом: нужно ли указывать отдел‚ если должность меняется‚ а подразделение остаётся тем же? Ответ – да‚ если:

• в трудовом договоре прописано конкретное наименование подразделения;
• работодатель ведёт раздельный учёт по отделам (например‚ для начисления надбавок‚ отпусков).

Если подразделение не фиксировано в договоре (указано лишь «организация»)‚ то в графе 3 достаточно указать только новую должность.

Образцы записей в трудовой книжке

Перевод на другую должность в том же отделе

Инженер‑конструктор‚ Отдел проектирования Приказ № 123‑к от 
Старший инженер‑конструктор‚ Отдел проектирования Приказ № 124‑к от 

Перевод в другое структурное подразделение (с изменением должности)

Менеджер по продажам‚ Отдел продаж Северного региона Приказ № 45 от 
Руководитель группы продаж‚ Отдел продаж Юго‑Западного региона Приказ № 46 от 

Перемещение без изменения должности (только перевод в другой отдел)

Бухгалтер‚ Бухгалтерия центрального офиса Приказ № 78 от 
Бухгалтер‚ Бухгалтерия филиала в г. Казани Приказ № 79 от 

В примерах использовано выделение жирным шрифтом для порядкового номера и даты – это не обязательно‚ но улучшает читаемость.

Сроки внесения записи

• Основной срок – не позднее 7 календарных дней с даты приказа (п. 10 Правил).
• Альтернативный срок – некоторые источники (Минтруд‚ КонсультантПлюс) указывают 5 рабочих дней (п. 9 Правил 2022 г.). На практике рекомендуется укладываться в 5 рабочих дней‚ чтобы избежать споров.
• Если срок пропущен‚ запись всё равно делается‚ но работодатель может привлечь к ответственности за нарушение трудового законодательства.

Ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек

Нарушение требований по внесению записей может повлечь:

• административный штраф для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ) – от 1 000 до 5 000 руб.;
• штраф для организации (ст. 5.27 КоАП) – от 30 000 до 50 000 руб.;
• возможные трудовые споры с работником (например‚ при восстановлении трудового стажа или при назначении пенсии).

Практические рекомендации для кадровой службы

1. Перед оформлением приказа проверьте‚ указано ли в трудовом договоре конкретное структурное подразделение. Если да – включите его в запись.
2. Используйте единый шаблон приказа о переводе‚ в котором обязательно прописывайте:
   • наименование прежней должности и подразделения;
   • наименование новой должности и подразделения;
   • дату вступления перевода в силу;
   • основание (например‚ «в связи с производственной необходимостью»).
3. После издания приказа сразу же формируйте запись в трудовой книжке и ставьте отметку о её внесении в журнал движения трудовых книжек.
4. Храните копию приказа в личном деле работника не менее 50 лет (как требует законодательство о кадровом документообороте).
5. Периодически (раз в год) проводите внутренний аудит трудовых книжек на предмет корректности записей о переводах и перемещениях.

Правильное оформление записи о переводе на другую должность в трудовой книжке – это не просто формальность‚ а гарантия защиты прав работника и соблюдения интересов работодателя. Следуя нормативным актам Трудового кодекса‚ Правилам ведения трудовых книжек и разъяснениям Роструда‚ вы сможете избежать штрафов‚ трудовых споров и обеспечить прозрачность кадрового учета.

Главное помнить: запись делается на основании приказа‚ не позднее недели (лучше – 5 рабочих дней)‚ в графе 3 указывается должность и‚ если в договоре прописано подразделение – его наименование‚ а в графе 4 – номер и дата приказа. При соблюдении этих правил ваша кадровая документация будет соответствовать всем требованиям законодательства.