Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж работника и его профессиональную биографию. Любые изменения в трудовых отношениях, включая перемещение на другую должность в пределах одного предприятия, должны быть официально зафиксированы в этом документе. Неправильное или неполное оформление записи о перемещении может привести к серьёзным последствиям: отказу в начислении пенсии, проблемам при трудоустройстве, спорам с инспекцией труда или судом.
Что такое перемещение в трудовом праве?
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 72), перемещение — это перевод работника на другую работу в пределах того же работодателя без изменения трудового договора, но с изменением:
- должности;
- структуры подразделения;
- места работы (например, с одного офиса на другой в другом городе, если это не сопровождаеться сменой работодателя);
- функциональных обязанностей.
Важно отличать перемещение от перевода:
- Перемещение, изменение условий труда без изменения трудового договора (например, с менеджера по продажам на старшего менеджера по продажам в том же отделе).
- Перевод — изменение трудового договора (например, с менеджера на бухгалтера — это смена профессии, требует согласия работника и оформляется как перевод).
В случае перемещения не требуется письменное согласие работника, если изменение не связано с ухудшением условий труда (например, понижение в должности, снижение оклада, перевод на вредное производство). В противном случае, согласие обязательно.
Когда нужно вносить запись о перемещении в трудовую книжку?
Запись в трудовую книжку о перемещении вносится только при постоянном изменении должности или структурного подразделения. Не вносятся записи при:
- временном исполнении обязанностей (например, замещение отсутствующего сотрудника);
- переходе на другую должность в рамках той же структуры без изменения наименования должности;
- изменении места работы в пределах одного города, если это не отражено в трудовом договоре как существенное условие.
Если сотрудник переходит с должности «Менеджер по продажам» на должность «Старший менеджер по продажам» — это перемещение, и запись в трудовую книжку обязательна.
Как правильно оформить запись о перемещении?
Запись в трудовую книжку о перемещении оформляется в строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утверждёнными Постановлением Правительства РФ от № 225.
Обязательные элементы записи:
- Порядковый номер записи (по хронологии).
- Дата внесения записи (дата приказа).
- Основание для записи — номер и дата приказа работодателя.
- Содержание записи — формулировка, соответствующая закону.
Шаблон (образец) записи:
№ 15
«15» марта 2026 г.
Перемещён с должности менеджера по продажам на должность старшего менеджера по продажам
в соответствии с приказом № 47 от г.
Важно: запись должна быть сделана однозначно, без сокращений и неофициальных формулировок. Не допускаются фразы вроде: «переведён на другую работу», «переведён в другой отдел» — они не соответствуют требованиям.
Где в трудовой книжке делается запись?
Запись вносится в раздел «Работа» — в свободную строку после предыдущей записи. Номер записи должен быть следующим по порядку. Не допускается переписывание, зачёркивание или использование корректора. Если ошибка допущена — запись признаётся недействительной, и вносится новая с указанием «Запись недействительна» и ссылкой на приказ об аннулировании.
Документы, необходимые для оформления перемещения
- Приказ работодателя (форма № Т-5 или Т-11) — основной документ, на основании которого вносится запись. В приказе должны быть указаны:
- ФИО сотрудника;
- должность до перемещения;
- должность после перемещения;
- дата вступления в силу;
- основание (например, «в связи с организационными изменениями»);
- подпись руководителя и печать организации (если предусмотрена).
- Согласие работника — не требуется при перемещении без ухудшения условий труда. При ухудшении — обязательно письменное согласие.
- Дополнительное соглашение к трудовому договору, не обязательно при перемещении, если не меняются условия труда (оклад, график, место работы). Если условия меняются — соглашение оформляется.
Частые ошибки при оформлении
- Неточная формулировка: «переведён на другую должность» — вместо «перемещён с должности … на должность …».
- Отсутствие ссылки на приказ, запись без номера и даты приказа считается недействительной.
- Использование сокращений: «мен. по прод.» вместо «менеджер по продажам».
- Запись внесена до издания приказа — дата записи должна совпадать с датой приказа.
- Запись сделана не в разделе «Работа», а в разделе «Награды» или «Образование».
Ответственность за ошибки
Неправильное ведение трудовых книжек влечёт за собой административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:
- для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
- для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
Кроме того, работнику могут быть отказаны в начислении пенсии, если в трудовой книжке нет корректной записи о стаже на предыдущей должности.
Практические советы
- Всегда издавайте приказ о перемещении — даже если кажется, что это «всё понятно».
- Сохраняйте копии приказов и уведомлений — они могут понадобиться при проверке Пенсионного фонда или трудовой инспекции.
- Проверяйте запись в трудовой книжке дважды: сначала кадровик, потом руководитель отдела кадров.
- При переходе на электронные трудовые книжки (с 2020 г.) запись о перемещении также вносится в Единую информационную систему (ЕИС) — в срок не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.
- Если работник увольняется — убедитесь, что все записи о перемещениях в его трудовой книжке полные и корректные. Иначе новый работодатель может отказать в приёме.
Запись в трудовой книжке о перемещении, это не формальность, а важный элемент правового и кадрового учёта. Правильно оформленная запись защищает как работника, так и работодателя. Соблюдение требований Трудового кодекса и Правил ведения трудовых книжек — залог беспроблемного трудоустройства, начисления пенсии и отсутствия штрафов со стороны контролирующих органов.
Помните: каждая запись в трудовой книжке, это часть истории жизни человека. Сделайте её точной, чёткой и законной.
На 2026 год требования к ведению трудовых книжек не изменились. Рекомендуется регулярно проверять актуальность нормативных актов на официальных сайтах: КонсультантПлюс, Гарант, Роструд.