При приёме на новую работу часто возникает необходимость перенести сведения из прежней трудовой книжки (или электронной трудовой книжки) в новый документ․ Это особенно актуально‚ если:

• работник ранее вёл бумажную трудовую книжку старого образца;
• на предыдущем месте работы он отказался от бумажного варианта и использовал электронную трудовую книжку (ЭТК);
• в старой книжке обнаружены пропуски или неточности‚ которые требуют исправления перед переносом․

Ниже подробно рассмотрен порядок действий‚ нормативная база и практические рекомендации по внесению старых записей в новую трудовую книжку․

Нормативная база

Основные документы‚ регулирующие ведение и изменение трудовых книжек:

1. Федеральный закон № 439‑ФЗ «О трудовых книжках» (ст․ 2) – определяет порядок внесения записей и возможность их исправления нанимателем․
2. Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» – содержит образцы записей‚ правила переноса сведений и требования к оформлению․
3. Инструкция по заполнению трудовых книжек (пункты 52‑53) – регламентирует внесение пропущенных или неверных записей новым работодателем на основании документов предыдущего места работы․

Когда требуется перенос старых записей?

Перенос необходим в следующих ситуациях:

• Устройство на новую работу после увольнения с предыдущего места‚ где велась бумажная трудовая книжка․
• Переход с электронной трудовой книжки на бумажную (или наоборот) по инициативе работника․
• Обнаружение ошибок или пропусков в старой книжке‚ которые нужно исправить перед внесением в новый документ․
• Изменение формы ведения трудовой книжки (например‚ переход с устаревшего образца на новый стандартный бланк)․

Пошаговая инструкция переноса записей

Шаг 1․ Подготовка документов

Соберите все подтверждающие бумаги:

• Копию трудовой книжки (или выписку из ЭТК) за весь период работы․
• Трудовые договоры‚ приказы о приёме‚ переводе и увольнении․
• Справки о периодах работы‚ если в книжке есть пробелы․
• Заявление работника о предоставлении сведений о трудовой деятельности (ст․ 66․1 ТК РФ) – требуется при переходе на ЭТК․

Шаг 2․ Проверка корректности старых записей

Внимательно просмотрите каждую запись:

• Наличие даты‚ номера приказа‚ наименования организации‚ должности․
• Отсутствие сокращений‚ не соответствующих правилам (например‚ «пр․» вместо «приказ»)․
• Правильность переноса длинных слов по слогам (при необходимости)․

Если обнаружены ошибки‚ их следует исправить согласно пунктам 52‑53 Инструкции: внести дополнение или исправление нанимателем‚ который допустил ошибку‚ либо текущим работодателем на основании предоставленных документов․

Шаг 3․ Оформление новой трудовой книжки

Перенос производится построчно‚ без пропусков строк․ Рекомендуемый порядок:

1. Запись о приёме на работу (если она отсутствует в старой книжке – оформляется новым работодателем)․
2. Записи о переводах‚ повышениях‚ изменениях условий труда․
3. Запись об увольнении с предыдущего места работы (если она не была сделана ранее)․
4. При переходе на электронную трудовую книжку – дополнительная запись о подаче заявления о предоставлении сведений (ст․ 66․1 ТК РФ)․

Каждая запись оформляется по образцу‚ утверждённому Приказом № 320н:

Дата – № приказа – Наименование организации – Должность‚ профессия‚ специальность – Вид деятельности (при необходимости) – Подпись уполномоченного лица и печать организации․

Шаг 4․ Внесение исправлений и дополнений

Если в старой книжке были пропуски:

• В новой книжке делается запись о пропущенном периоде с ссылкой на документ‚ подтверждающий работу (например‚ копия трудового договора)․
• Исправление оформляется как отдельная строка с пометкой «Исправлено» и указанием основания (приказ‚ справка)․

Шаг 5․ Завершение оформления

После внесения всех записей:

• На внутренней стороне обложки трудовой книжки указывается ссылка на документ‚ послуживший основанием для переноса (например‚ «Выписка из ЭТК за период ‑»)․
• Ссылка заверяется подписью уполномоченного лица (кадровика‚ руководителя отдела кадров) и печатью организации․
• На первой странице (титульном листе) делается отметка о том‚ что книжка ведётся в соответствии с Порядком‚ утверждённым Приказом № 320н․

Особенности переноса при переходе на электронную трудовую книжку

Если работник ранее использовал ЭТК‚ а теперь требуется бумажная версия:

• Новый работодатель обязан выдать на руки бумажную трудовую книжку․
• В неё вносится запись о приёме на работу‚ а также запись о том‚ что работник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (ст․ 66․1 ТК РФ)․
• Все предыдущие периоды работы переносятся из выписки ЭТК в бумажную книжку построчно‚ с соблюдением правил оформления․

Типичные ошибки и как их избежать

• Использование сокращений․ Запрещено заменять слова «приказ»‚ «распоряжение»‚ «соглашение» и т․п․ на аббревиатуры․ Если место ограничено‚ переносите слово по слогам․
• Перенос подписи и печати на другую страницу․ Это недопустимо․ Подпись и печать должны находиться непосредственно под записью‚ к которой они относятся․
• Пропуск записи об увольнении․ Если предыдущий работодатель не сделал запись об увольнении‚ новый работодатель обязан внести её на основании трудового договора и приказа об увольнении․
• Неправильная дата формата․ Даты указываются в формате ДД․ММ․ГГГГ (например‚ )․
• Отсутствие ссылки на источник․ Каждая внесённая запись должна иметь подтверждающий документ‚ ссылка на который указывается на внутренней стороне обложки․

Пример оформления записи о переходе с электронной на бумажную трудовую книжку

 – Приказ № 125 – ООО «Развитие» – Принят на работу – Должность: инженер-программист – Подпись __________ Печать

Далее следует запись о предоставлении сведений:

 – Заявление – Работник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ – Подпись __________ Печать

Перенос старых записей в новую трудовую книжку – процесс‚ требующий внимательности и знания нормативных актов․ Следуя представленной пошаговой инструкции‚ избегая типичных ошибок и оформляя каждую запись в соответствии с Приказом № 320н‚ вы обеспечите корректность трудовой книжки‚ что важно как для работника (пенсионные права‚ социальные гарантии)‚ так и для работодателя (избежание штрафов и споров с инспекцией труда)․

При возникновении сложных ситуаций (например‚ противоречивые сведения между бумажной и электронной книжками) рекомендуется обращаться за консультацией к юристу по трудовому праву или в территориальный орган Роструда․