С 2021 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК). Этот шаг направлен на цифровизацию кадрового учета и упрощение контроля за трудовым стажем. Однако у многих граждан, чья трудовая деятельность началась до этого срока, возникает ключевой вопрос: что происходит с записями из старых бумажных трудовых книжек? Как они отражаются в электронном формате и как подтвердить свой стаж? Данная статья дает подробные ответы.
Юридические основы и сроки перехода
Основным документом, регулирующим вопрос, является Постановление Правительства РФ № 906н. Согласно ему:
- С 1 января 2021 года при приеме на работу работодатели обязаны оформлять сведения о трудовой деятельности в электронный формат (в Единую государственную информационную систему социального обеспечения — ЕГИССО).
- Бумажные трудовые книжки продолжают выдаваться только в двух случаях: если у гражданина уже есть заполненная бумажная книжка или если он письменно отказался от электронной.
- С 1 января 2024 года все записи о трудовой деятельности, в т.ч. из бумажных книжек, должны быть внесены в электронную базу.
Как переносятся предыдущие записи из бумажной книжки в ЭТК?
Процесс переноса исторических данных — это не автоматическое сканирование. Он требует внимания от работника и работодателя.
Алгоритм действий для нового работодателя:
- Получение от работника бумажной трудовой книжки (если она есть) при приеме на работу.
- Внесение сведений из бумажного документа в личный кабинет работодателя в системе ЭТК. Это делается в разделе, предназначенном для переноса данных из предыдущих мест работы.
- Проверка корректности всех записей: даты, названия организаций, основания увольнения, должности. Любая ошибка или опечатка в переносе могут повлиять на расчет стажа.
- Подписание электронной записи усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя. После этого запись считается официальной.
Кто и когда это делает?
Первым работодателем, который принимает гражданина после 1 января 2021 года, обязан внести в ЭТК все сведения из его бумажной книжки (при ее наличии). Если же человек уже работал после 2021 года и у него уже есть электронная книжка с частью записей, то новый работодатель добавляет только информацию о своей организации.
Особенности записей в электронной трудовой книжке
Электронная запись имеет стандартизированный формат и содержит те же данные, что и бумажная:
- Дата и номер приказа (распоряжения).
- Основание для записи (прием, перевод, увольнение).
- Полное наименование организации-работодателя.
- Должность, специальность, профессия.
- Подпись ответственного лица и печать (в электронном виде, УКЭП).
Важно: В ЭТК не отражаются записи об изменениях в фамилии, имени или отчестве, если они не связаны с увольнением/приемом. Эти изменения фиксируются в паспорте и других документах.
Частые вопросы и проблемы
Что делать, если утеряна бумажная книжка?
Необходимо обратиться в предыдущие места работы за дубликатами справок о трудовой деятельности. Эти справки (на бланке организации, с печатью и подписью) являются основанием для внесения записей в ЭТК текущим работодателем. Если организации больше не существуют, восстановить данные может архив или Пенсионный фонд России (ПФР) на основании заявления.
Как проверить, что все записи перенесены верно?
Каждый гражданин имеет право на бесплатный доступ к своим данным в ЕГИССО. Проверить актуальную версию своей электронной трудовой книжки можно:
- Через личный кабинет на портале Госуслуг (требуется подтвержденная учетная запись).
- Через личный кабинет застрахованного лица на сайте ПФР.
- Обратившись в отделение ПФР или МФЦ с паспортом.
Сравните данные в ЭТК с имеющимися у вас документами (записями в бумажной книжке, справками). При обнаружении ошибки немедленно обратитесь к работодателю, который вносил запись, с заявлением об исправлении.
Можно ли отказаться от электронной книжки и оставить бумажную?
Да, право выбора сохраняется. Для этого при приеме на работу необходимо подать письменное заявление об отказе от оформления сведений о трудовой деятельности в электронном виде. В этом случае работодатель будет вести записи в вашей бумажной книжке (на новом бланке, если старая утеряна). Однако с 2024 года все данные, независимо от формы, должны быть переданы в ПФР в электронном виде.
Подтверждение стажа для пенсии и других целей
Для назначения страховой пенсии или других социальных выплат основным источником информации является база ПФР. Поэтому критически важно, чтобы все периоды работы были отражены в ЭТК корректно и в полном объеме.
Периоды работы для определения страхового стажа подтверждаются сведениями о трудовой деятельности (как из ЭТК, так и из восстановленных документов); Если в ЭТК есть пробелы или ошибки, это может привести к занижению стажа и, как следствие, к уменьшению пенсии.
Переход на электронные трудовые книжки — это не отмена прошлого опыта, а его новая форма хранения. Самая главная задача работника — контролировать полноту и точность переноса данных из бумажных носителей в электронный формат. Регулярная проверка своих сведений в личном кабинете на Госуслугах или сайте ПФР — лучшая гарантия того, что ваш трудовой стаж будет учтен и защищен.
Примечание: Информация в статье актуальна на дату публикации. Для получения персональной консультации по вашему случаю рекомендуется обратиться в отделение ПФР или к кадровому специалисту вашей организации.