Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий факт трудоустройства, стаж работы и права сотрудника. Иногда возникает необходимость перенести запись из одной трудовой книжки в другую (например, при смене работодателя, переоформлении в ЕТК, переводе в другую организацию и т.п.). Ниже приведён подробный пошаговый план, как правильно оформить перенос записи, какие документы нужны и какие нюансы следует учитывать.
Что такое перенос записи в трудовой книжке?
Перенос записи — это официальное перемещение сведений о приёме на работу, переводе, увольнении и т.д. из одной трудовой книжки в другую. Перенос может быть:
- Переносом в новую трудовую книжку при смене работодателя.
- Переносом в ЕТК (Единый трудовой каталог) при переходе на новую работу.
- Переносом в другую организацию при переводе внутри одной компании.
Перенос не является заменой старой записи. В исходной трудовой книжке остаётся запись о приёме и увольнении, а в новой появляется копия этих сведений.
Юридическая база
Перенос записей регулируется:
- Федеральным законом «О труде» (ст. 21, 22, 23).
- Постановлением Правительства РФ № 1449 (от 20 июня 2017 г.) о порядке оформления записей в трудовой книжке.
- Приказом Минтруда РФ от 27 апреля 2018 г. № 22‑П «Об утверждении Порядка оформления записей в трудовой книжке».
- Постановлением Правительства РФ от 30 апреля 2019 г. № 1157 (об утверждении Положения о порядке переноса записей).
Соблюдение этих норм гарантирует, что перенос будет признан действительным и не вызовет проблем при расчёте пенсии, больничных и других выплат.
Кому необходимо перенести запись?
Перенос требуется:
- При переходе сотрудника в другую организацию.
- При переходе из временной работы в постоянную.
- При переходе из одной части организации в другую (например, из отдела продаж в отдел логистики).
- При переходе из одной компании в другую в рамках одного холдинга.
Что нужно подготовить?
Для переноса записи в трудовой книжке необходимо собрать следующий пакет документов:
- Копия исходной записи в трудовой книжке (с указанием даты приёма и увольнения).
- Справка о приёме на работу от нового работодателя (с указанием даты начала работы).
- Справка о переводе/переходе (если применимо).
- Письмо от работодателя с указанием причины переноса и подтверждением даты начала работы.
- Копия трудовой книжки нового работодателя (если она уже есть).
- Свидетельство о постановке на учёт в налоговой службе (если требуется).
- Копия паспорта сотрудника (для подтверждения личности).
- Согласие сотрудника (если требуется).
Пошаговый алгоритм переноса записи
Подготовка исходной записи
Сотрудник просит у работодателя копию записи о приёме и увольнении (если запись уже закрыта).
Работодатель выдает копию, заверенную печатью и подписью руководителя.
Оформление справки о приёме
Новый работодатель оформляет справку о приёме на работу, указывая дату начала трудового стажа.
Справка заверяется печатью и подписью руководителя.
Перенос записи в новую трудовую книжку
Сотрудник приносит в отдел кадров новую трудовую книжку (если её нет, её выдаёт новый работодатель).
В отделе кадров сотрудника оформляют запись о приёме в новой трудовой книжке, используя копию исходной записи и справку о приёме.
Запись должна содержать:
- Наименование организации.
- Должность.
- Дата приёма.
- Дата увольнения (если применимо).
- Стаж работы (если переносится).
Руководитель отдела кадров ставит печать и подпись, подтверждая правильность переноса.
Уведомление о переносе в ЕТК
Новый работодатель обязан внести данные о приёме в ЕТК в течение 30 дней с даты начала работы.
Для этого заполняется форма «Перенос записей в ЕТК» (или электронная форма в системе «Единый портал государственных услуг»).
После подтверждения в ЕТК, данные о стаже автоматически обновляются в системе пенсионного обеспечения.
Завершение процедуры
Сотрудник получает подтверждение о переносе (копию новой записи).
Работодатель сохраняет копии всех документов в личном деле сотрудника.
При необходимости сотрудник может обратиться в пенсионный фонд для уточнения стажа.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли перенести запись без новой трудовой книжки?
Нет, для переноса нужна новая трудовая книжка, в которой будет записана копия старой записи. - Что делать, если в исходной трудовой книжке нет даты увольнения?
Если сотрудник продолжает работать, в исходной записи дата увольнения не указана. При переносе в новую книжку ставится дата начала работы, а дата увольнения оставляется пустой. - Можно ли перенести запись в электронную трудовую книжку (ЕТК) без бумажной?
Да, если сотрудник уже имеет электронную трудовую книжку, запись переносится напрямую в ЕТК через портал «Единый портал государственных услуг». - Что если даты в исходной и новой записи не совпадают?
В таком случае необходимо проверить правильность дат. При ошибке требуется исправление записи в исходной книжке и повторный перенос.
Что делать при ошибках в записи
Если в переносе возникли ошибки (неправильная дата, должность, стаж), необходимо:
- Обратиться в отдел кадров нового работодателя с просьбой исправить запись.
Исправление оформляется в виде «Исправление записи в трудовой книжке» (постановка новой записи с указанием причины исправления). - При необходимости обратиться в пенсионный фонд для корректировки стажа.
- Сохранить копии всех документов об исправлении.
Практические советы
- Всегда проверяйте даты и данные перед подписанием документов.
Небольшая ошибка может повлиять на расчёт пенсии. - Сохраняйте копии всех справок и записей в личном деле сотрудника.
Это поможет при проверках и аудите. - Если сотрудник работает в нескольких компаниях одновременно (совместительство), убедитесь, что каждая запись корректно перенесена в ЕТК.
- При переходе в другую организацию внутри одного холдинга, работодатели обычно обмениваются копиями трудовых книжек.
Убедитесь, что обе стороны получили подтверждение.
Перенос записи в трудовой книжке — несложный, но важный процесс, который требует точности и соблюдения всех нормативных требований. Следуя приведённому алгоритму, вы сможете без проблем перенести запись, сохранив правильный стаж и права сотрудника.
Если возникнут вопросы, всегда обращайтесь в отдел кадров вашей организации или в региональный отдел Пенсионного фонда РФ. Они помогут уточнить детали и предоставить необходимые формы.