Трудовая книжка — это главный документ о трудовой деятельности и стаже работника. Несмотря на постепенный переход на электронный формат (ЭТК)‚ бумажные трудовые книжки по-прежнему ведутся у миллионов работников. При работе с ними часто возникают вопросы‚ связанные с переносом записей: как перенести текст на новую страницу‚ как внести пропущенную запись после увольнения и как переносить данные в электронную форму. В этой статье мы подробно разберем все аспекты правильного оформления переносов в трудовой книжке согласно актуальному законодательству (включая Порядок № 320н).
Перенос записи на другую страницу трудовой книжки
Одна из самых частых практических проблем — нехватка места на странице раздела «Сведения о работе». Если запись не поместилась на одной странице‚ её необходимо перенести на следующую.
Наличие помарок и исправлений (зачеркиваний) в книжке строго запрещено‚ однако в законе не оговаривается детально такой важный момент‚ как технический перенос записи. На практике кадровики применяют следующий алгоритм:
- Завершение записи на текущей странице: Если строка закончилась‚ а текст еще есть‚ запись прерывается. В графе 2 ставится продолжение даты (если она еще не проставлена)‚ а текст в графе 3 обрывается на логической паузе или посреди предложения.
- Перенос на новый разворот: На новой странице раздела «Сведения о работе» не нужно снова писать полное или сокращенное наименование организации.
- Важное правило: При переносе слов на новую строку или страницу необходимо соблюдать правила переноса слов по слогам‚ либо просто оставлять часть слова на текущей строке‚ не разрывая смысл. Главное — чтобы текст легко читался и не вызывал сомнений в подлинности.
Внесение пропущенной записи о переводе после увольнения
Случается‚ что работника перевели на другую должность‚ но запись об этом забыли внести‚ а позже сотрудник уволился‚ и в трудовой появилась запись об увольнении. Как исправить ситуацию?
Ни Трудовой кодекс РФ‚ ни Порядок № 320н не содержат требования о внесении сведений о работе строго в хронологическом порядке. Поэтому‚ при наличии оснований для внесения пропущенной записи о переводе‚ работодатель имеет полное право внести такую запись под порядковым номером‚ следующим за номером последней имеющейся записи в трудовой книжке.
Это можно сделать в любой момент‚ когда была обнаружена ошибка. То есть‚ после записи об увольнении (например‚ № 15) просто ставится следующий номер (№ 16)‚ вносится дата фактического перевода и пишется: «Переведен на должность…» со ссылкой на приказ о переводе.
Особенности записей о переводе: отделы и временные переводы
Нужно ли указывать структурное подразделение?
Согласно ст. 72.1 ТК РФ‚ перевод — это постоянное или временное изменение трудовой функции или структурного подразделения (если оно было указано в трудовом договоре).
Если работник переходит в другой отдел организации‚ запись об этом делается обязательно. Но что если сотрудник меняет должность внутри того же самого подразделения? По мнению экспертов‚ если у работника изначально в трудовом договоре было указано структурное подразделение‚ то в трудовую книжку запись о переводе на другую должность в этом же подразделении должна быть сделана с указанием на это структурное подразделение (дублирование наименования подразделения в записи о переводе допустимо и правильно).
Временный перевод: вносить или нет?
Здесь кадровики часто допускают ошибки. Запись о временном переводе на другую должность в трудовую книжку в бумажной форме (если вы ее ведете)‚ а также в сведения о трудовой деятельности работника (ЭТК‚ ЕФС-1) вносить не нужно.
Когда срок временного перевода истекает‚ работник просто возвращается на свою прежнюю должность. Например‚ если кассир временно переводилась на должность бухгалтера‚ по окончании этого периода она снова становится кассиром. Запись о временной работе бухгалтером в трудовую книжку не вносится на основании законодательства.
Исключение: Если временный перевод становится постоянным (сотрудник остается на новой должности с его согласия)‚ тогда запись о переводе необходимо внести‚ но датой перевода будет считаться дата начала временного перевода.
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 2021 года ведение трудовых книжек может осуществляться в двух форматах. Отчетность по персоналу в СФР компании подают исключительно в электронном виде; Что касается самих книжек‚ то они могут вестись:
- Одновременно в бумажном и электронном виде: Если у сотрудника сохранился бумажный аналог и он не писал заявление о переходе исключительно на ЭТК.
- Только в электронном виде: Если работник написал заявление о переходе на ЭТК или впервые трудоустроился в 2021 году и позже.
Как перенести данные из бумажной трудовой в электронную?
Многие работники и работодатели задаются вопросом: нужно ли переносить весь стаж из бумажной трудовой книжки в электронную базу?
Ответ однозначный: Нет‚ сведения о предыдущих местах работы в электронную трудовую не вносятся. ЭТК формируется только с того момента‚ как работник подал заявление о выборе электронной формы или был принят на работу впервые. Вся предыдущая история остается подтверждаться бумажной трудовой книжкой‚ которая выдается на руки работнику при переходе на ЭТК.
В настоящее время готовится законопроект‚ который может изменить правила переноса данных‚ однако на данный момент ручной перенос старого стажа в систему СФР не предусмотрен.
Общие правила заполнения трудовой книжки в 2026 году
При заполнении трудовой книжки (образцы 2026 года‚ прием‚ увольнение‚ перевод) необходимо строго руководствоваться Приказом Минтруда России № 320н. Основные постулаты:
- Все записи вносятся на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее 5 рабочих дней после его издания (исключение — запись об увольнении‚ она вносится в день увольнения).
- Записи должны иметь порядковые номера в пределах соответствующего раздела.
- Даты указываются арабскими цифрами: число и месяц — двузначными‚ год — четырехзначными (например‚ ).
- Записи производятся без сокращений (например‚ нельзя писать «пр.» вместо «приказ»‚ «расп.» вместо «распоряжение»‚ «пер.» вместо «переведен»).
Работа с трудовой книжкой требует предельной внимательности. Перенос записей на новую страницу должен осуществляться без разрыва логики и с сохранением порядковых номеров. Пропущенные записи можно вносить после увольнения следующим порядковым номером. Временные переводы не фиксируются‚ а при переходе на ЭТК старый бумажный стаж автоматически в электронный формат не переносится. Соблюдение этих правил позволит избежать штрафов от трудовой инспекции и обеспечит работникам непрерывный‚ корректно подтвержденный стаж.