Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность сотрудника. В большинстве случаев она хранится у работодателя, и выдача её на руки строго регламентирована законодательством. Однако существует ситуация, когда работник обязан предоставить именно оригинал этого документа — это оформление пенсии. В статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление на выдачу трудовой книжки для Пенсионного фонда (СФР), какие существуют подводные камни и как обезопасить себя кадровику.
Почему Пенсионный фонд требует оригинал?
При назначении пенсии специалисты Пенсионного фонда (с 2023 года — Социального фонда России, СФР) обязаны сверить записи о стаже с данными индивидуального лицевого счета застрахованного лица. Иногда сведений, предоставляемых работодателем в электронном виде, бывает недостаточно (например, если записи за прошлые периоды не оцифрованы или содержат расхождения). В таких случаях ПФР требует предоставить именно оригинал бумажной трудовой книжки для визуального осмотра и подтверждения стажа.
Кто должен обращаться в ПФР: работник или работодатель?
Важно понимать четкое разграничение обязанностей:
- Работодатель не может самостоятельно обратиться в СФР с запросом на выдачу сведений о трудовой деятельности своего сотрудника. Согласно ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ и Административному регламенту ПФР, такая информация выдается исключительно самому работнику.
- Работник самостоятельно обращается в ПФР для назначения пенсии. Если ему нужен оригинал трудовой книжки, хранящейся у работодателя, он должен написать заявление на её выдачу.
Основания для выдачи оригинала на руки
По общему правилу, работодатель имеет право выдать лишь заверенную копию трудовой книжки. Выдача оригинала допускается только в строго определенных случаях, один из которых — оформление пенсии.
Согласно законодательству, по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать оригинал трудовой книжки на руки для предоставления в органы Пенсионного фонда. При этом в заявлении обязательно должна быть указана причина — для назначения (оформления) пенсии. Выдача документа без уважительной причины является нарушением.
Как правильно написать заявление
Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера. Унифицированной формы не существует, однако в нем обязательно должны присутствовать следующие элементы:
- Шапка: на имя руководителя организации, от кого заявление (ФИО, должность).
- Название документа: «Заявление о выдаче оригинала трудовой книжки».
- Текст заявления: просьба выдать трудовую книжку с обязательным указанием причины (для предоставления в Пенсионный фонд с целью назначения пенсии).
- Срок возврата: работник обязан вернуть трудовую книжку не позднее трех рабочих дней после возвращения её из ПФР.
- Дата и подпись работника.
Образец заявления:
Директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И.
от водителя Петрова П.П.
Заявление
Прошу выдать мне оригинал трудовой книжки (серия ТК-V № 1234567) на руки для предоставления в Социальный фонд России (Пенсионный фонд) с целью оформления назначения трудовой пенсии.
Обязуюсь вернуть трудовую книжку работодателю не позднее трех рабочих дней после её возвращения из органа, осуществляющего пенсионное обеспечение.
23 мая 2026 г. ______________ / Петров П.П. /
Порядок выдачи и кадровый документооборот
Процесс передачи оригинала документа из рук в руки требует строгого контроля со стороны отдела кадров:
- Рассмотрение заявления руководителем. Несмотря на то, что выдача документа для оформления пенсии — это обязанность работодателя, написанное заявление должен рассмотреть руководитель лично и поставить на нем резолюцию с разрешением выдачи (например: «Кадровому отделу — выдать»).
- Взятие расписки. Это критически важный шаг! Кадровик обязан взять с работника расписку о получении трудовой книжки на время. В расписке должны быть указаны: дата получения, серия и номер книжки, цель получения и обязательство вернуть документ в установленный срок. Это снимает ответственность с работодателя за сохранность документа на время нахождения его у сотрудника.
- Возврат трудовой книжки. Когда работник возвращает документ, кадровик обязан сделать об этом отметку (например, в Книге учета движения трудовых книжек), а расписку работника уничтожить или погасить иным способом.
Можно ли выдать трудовую книжку по доверенности?
Часто возникает вопрос: может ли родственник или иное лицо забрать трудовую книжку по доверенности для предоставления в ПФР? Законодательство прямо указывает, что работодатель выдает оригинал трудовой книжки лично работнику. Выдача оригинала по доверенности в данном случае не рекомендуется и может быть признана нарушением, так как ответственность за сохранность этого важнейшего документа несет работодатель.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и ПФР
С переходом на электронные трудовые книжки процесс взаимодействия с фондом упростился, но бумажный документ всё ещё остается актуальным для подтверждения стажа до момента оцифровки данных.
- Для работника: Если вы перешли на ЭТК, выписку можно получить онлайн. В Личном кабинете гражданина на сайте ПФР (СФР) в разделе «Электронная трудовая книжка» нужно выбрать «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности» и нажать кнопку «Запросить».
- Для работодателя: Работодатель подает сведения о трудовой деятельности в электронном виде через веб-портал Пенсионного фонда (Кабинет страхователя). В меню «Коммуникации с ПФУ» выбирается раздел «Сведения о трудовых отношениях работника». Также существует процедура оцифровки старых бумажных книжек: сканированные копии заполненных страниц подаются в хронологическом порядке через портал фонда.
Выдача оригинала трудовой книжки для Пенсионного фонда, это законное право работника, реализующееся через письменное заявление. Самое главное для кадровика — не забыть взять расписку с сотрудника о получении документа на время, а для работника — четко указать цель в заявлении и не задерживать документ дольше установленного законом срока (3 дня после возврата из ПФР). Соблюдение этих простых правил защитит обе стороны от возможных штрафов и проблем с подтверждением стажа.