Трудовая книжка — это основной документ работника, в котором документально зафиксированы все изменения: переводы, увольнения и прием на работу․ Именно поэтому ведению этого документа требуется уделять особое внимание․ Даже самые незначительные на первый взгляд неточности в трудовой книжке, как электронной, так и бумажной, могут привести к отказу в оформлении пенсии или социальных выплат․
Чем опасны ошибки в трудовой книжке?
Ошибки в трудовых книжках могут привести к снижению размера будущей пенсии, поскольку отдельные периоды работы из-за неточностей нередко не засчитываются в стаж․ Внимательная проверка документов и своевременное исправление ошибок позволяют избежать потери стажа и устранить риск снижения пенсионных накоплений․
На практике встречаются разные формулировки, например, два варианта записи в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию: «уволен по собственному желанию» и «трудовой договор расторгнут по инициативе работника»․ Но особую сложность для кадровиков представляют ситуации, когда место на странице заканчивается, а запись еще не дописана, либо когда требуется исправить ранее допущенную ошибку․
Перенос записи на другую страницу: когда это требуется?
Ситуация, когда текст записи не помещается в отведенном пространстве граф раздела «Сведения о работе», возникает не так уж редко․ Чаще всего это происходит, если:
- У работника было несколько переводов в рамках одной организации, и подробное указание причин и приказов занимает много места․
- Длинное наименование организации-работодателя или структурного подразделения․
- Происходит оформление перехода сотрудника с совместительства на основную работу в рамках одной организации, что требует пространных формулировок․
Основное правило переноса
Главное правило кадрового делопроизводства гласит: нельзя переносить часть записи на другую страницу, прерывая ее пустыми строками․ Если запись началась на одной странице (например, в графе 3 начато описание увольнения или перевода), а места для окончания не хватает, вся эта запись целиком переносится на следующую страницу (разворот) трудовой книжки․
Пошаговый алгоритм переноса записи
- Признание незавершенной записи недействительной․ На той странице, где запись не поместилась, ничего не зачеркивается․ В графе 3 следующей пустой строки этой же страницы пишется: «Запись за номером [номер незавершенной записи] недействительна»․
- Пропуск строк․ Если на текущей странице остались пустые строки после признания записи недействительной, их можно просто оставить пустыми, поставив прочерки, либо сразу перейти к новому развороту․
- Открытие новой страницы․ На новом развороте (следующей странице) в графе 3 ставится полное наименование организации (или ставится штамп с наименованием)․
- Внесение полной записи․ В графе 1 ставится порядковый номер (следующий за номером признанной недействительной записи), в графе 2 — дата внесения записи, в графе 3 — полный текст той записи, которая не поместилась ранее, а в графе 4 — реквизиты приказа․
Образец переноса записи на другую страницу
Рассмотрим наглядный пример․ Сотрудник увольняется, но формулировка причины увольнения не поместилась в графе 3 на странице 15․
Страница 15 (где не поместилась запись)
Графа 1 (№ записи): 15
Графа 2 (Дата):
Графа 3 (Сведения о работе): Уволен в связи с неоднократным неисполнением работником без уважительных причин трудовых обязанностей․․․ (дальше текст обрывается, места нет)
Графа 4 (Основание): Приказ от № 45-к
Сразу под этой строкой делаем исправление:
Графа 1: 16
Графа 2:
Графа 3: Запись за номером 15 недействительна․
Графа 4: —
Страница 16 (новый разворот — перенос)
Графа 3 (): Общество с ограниченной ответственностью «Пример» (ООО «Пример»)
Графа 1: 17
Графа 2:
Графа 3: Уволен в связи с неоднократным неисполнением работником без уважительных причин трудовых обязанностей, пункт 5 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации․
Графа 4: Приказ от № 45-к
Исправление неверной даты и других ошибок
Часто встречается вопрос: У сотрудника в трудовой книжке стоит неверная дата записи о приеме на работу у предыдущего работодателя․ Стоит дата приема на работу, которая не совпадает с приказом․ Как исправить?
В этом случае текущий работодатель не имеет права просто зачеркнуть дату и написать новую․ Исправление производится в том же порядке, что и при переносе:
- Признание записи с неверной датой недействительной․
- Внесение новой, правильной записи с указанием верной даты в графе 2․
Отвечая на вопрос о том, в каком именно порядке признается недействительной запись об ошибочной дате: в графе 3 пишется «Запись за номером таким-то недействительна», а ниже вносится правильная информация․
Важные нюансы
- Никогда не используйте корректирующие жидкости (штрих) или ластики для удаления ошибок в бумажной трудовой книжке․
- Если ошибка допущена на развороте, где есть свободное место (внизу страницы), новую (исправленную) запись можно внести сразу же после признания старой недействительной, не перенося ее на другую страницу․ Перенос требуеться только тогда, когда текст физически не помещается в пустующих строках․
- Все исправления должны быть заверены подписью уполномоченного лица и печатью организации (при наличии)․
Перенос записи на другую страницу трудовой книжки — это несложная, но требующая внимательности процедура․ Главное помнить, что любая неточность может стоить работнику части его стажа․ Своевременное и грамотное исправление ошибок, а также правильный перенос текста при нехватке места гарантируют, что документ будет иметь юридическую силу, а у работника в будущем не возникнет проблем с подтверждением своего трудового пути․