Ведение трудовых книжек остается одним из самых важных процессов в кадровом делопроизводстве, даже в условиях повсеместного внедрения электронных форматов. Несмотря на то, что с 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажный документ не утратил своей юридической силы для тех работников, кто сохранил его по состоянию на 31 декабря 2020 года или подал соответствующее заявление. В данной статье мы подробно разберем ситуацию, когда запись о трудовой деятельности не помещается на отведенной графе, и необходимо использовать фразу «перенесено на следующую страницу».

Когда возникает необходимость переноса записи?

Трудовая книжка имеет строго установленную форму. Каждая графа (дата, сведения о работе, основание) ограничена пространством страницы. Ситуация, требующая переноса, возникает в следующих случаях:

• Наименование организации-работодателя слишком длинное и не помещается в одну строку или отведенную графу.
• Должность работника имеет сложное, составное название.
• Запись о переводе или переименовании организации требует уточнений, которые не влезают в оставшееся место.
• В графе «Сведения о работе» закончились строки, и необходимо продолжить описание трудовой деятельности на новом развороте.

Важно помнить: ни в коем случае нельзя сокращать слова (например, писать «гл. бух.» вместо «главный бухгалтер» или «ООО» вместо полного наименования, если оно не является официальным сокращением) ради экономии места. Если запись не помещается, она переносится.

Правила оформления записи «перенесено на следующую страницу»

Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек и сложившейся практике кадрового делопроизводства в 2026 году, алгоритм действий при переносе записи выглядит следующим образом:

1. Нумерация: Если запись о приеме на работу или переименовании организации занимает несколько строк и переходит на новую страницу, номер записи ставится только один раз, в начале записи на первой странице. На следующей странице номер записи не повторяется.
2. На следующей странице: Запись продолжается с той строки, где она прервалась. Важно сохранить логическую целостность предложения. Если переносится название организации, оно дописывается полностью.

Типичные ошибки при переносе

Кадровые специалисты должны избегать следующих ошибок, которые могут привести к признанию трудовой книжки недействительной:

• Разрыв слова: Нельзя переносить часть слова на следующую строку или страницу без использования знака переноса (дефиса), а в трудовых книжках лучше избегать разрыва слов вообще, переноя целые слова.
• Повторение номера: Не нужно нумеровать продолжение записи на новой странице новым порядковым номером.
• Отсутствие связи: Должно быть очевидно, что текст на новой странице является продолжением предыдущего. Обычно это понятно из контекста, но иногда кадровики пишут в начале строки на новой странице слово «(продолжение)».

Особенности 2026 года: Бумажная vs Электронная книжка

На текущий момент, 23 мая 2026 года, в России сложилась двойная система учета трудового стажа.

Для сотрудников, принятых на работу впервые в 2026 году, трудовая книжка открывается исключительно в электронной форме. Для них вопрос физического переноса записи на следующую страницу бумажного бланка не актуален, так как в системе Социального фонда России (СФР) объем данных не ограничен размером страницы, а форматируется автоматически.

Однако для работников, сохранивших бумажную трудовую книжку (выбравших этот формат до 2021 года или не подавших заявление об отказе от нее ранее), правила остаются прежними:

«Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка имеет установленную форму… и является основным документом о рабочей деятельности». Любые записи в нее вносятся чернилами черного, синего или фиолетового цвета, без сокращений.

Если в бумажной книжке закончились страницы, заводится вкладыш. В этом случае на обложке трудовой книжки ставится штамп «Выдан вкладыш», указываются его серия и номер. Запись о выдаче вкладыша вносится в саму трудовую книжку. Внутри вкладыша нумерация записей продолжается (не начинается заново).

Ответственность работодателя

Некорректное ведение трудовой книжки, включая неправильный перенос записей, может повлечь за собой юридические риски. Как показывает судебная практика, ошибки в документах могут стать причиной для:

• Отказа в назначении пенсии (пенсионный фонд может не засчитать период стажа).
• Судебных исков от работников о признании трудового договора расторгнутым или о взыскании ущерба, причиненного задержкой выдачи или неправильным оформлением документа.
• Штрафов со стороны трудовой инспекции при проверке отчетности по форме ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД), данные которой должны полностью соответствовать бумажному носителю.

Фраза «перенесено на следующую страницу» или логический переход записи через разворот, это технический нюанс, требующий внимательности. Главное правило: сохранить читаемость и непрерывность записи. В эпоху цифровизации, когда с 14 апреля 2026 года работодатели обязаны подавать сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1) оперативно, двойной контроль (электронный и бумажный) становится критически важным. Ошибка в бумажной версии при корректной электронной (или наоборот) создаст расхождения, устранение которых потребует времени и issuance дополнительных справок.

Помните: аккуратность ведения трудовой книжки — это гарантия защиты прав работника и спокойствие работодателя.