Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника. Для государственных служащих особенности оформления записей связаны с особенностями их службы, нормативными актами и переходом на электронные форматы. В данной статье подробно рассмотрен порядок внесения записи о переводе госслужащего, необходимые реквизиты, примеры оформления и типичные ошибки.

Нормативная база

Оформление трудовых книжек регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66 – ведение трудовых книжек);
• Федеральный закон № 79‑ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (регулирует переводы, назначения и освобождение от должности госслужащих);
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности»;
• Приказ Минтруда России от № 697н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» (включает требования к бумажным и электронным вариантам).

С 2023 года бумажные трудовые книжки оформляются на новых бланках, утверждённых указанным приказом, однако многие организации продолжают использовать ранее выданные экземпляры до их исчерпания.

Особенности перевода госслужащего

Перевод госслужащего отличается от обычного перевода сотрудника коммерческой организации следующими моментами:

• Перевод осуществляется в соответствии с приказом о переводе, изданным руководителем органа государственной власти или уполномоченным должностным лицом;
• В приказе указываются: прежняя должность, новое место службы (орган, подразделение), должность, дата вступления в силу перевода и основание (например, решение аттестационной комиссии, распоряжение вышестоящего органа);
• Трудовая книжка госслужащего ведётся в кадровом подразделении органа, где он находится на момент перевода;
• При переводе в другой субъект РФ или в федеральный орган сохраняется непрерывность трудового стажа, что подтверждается записью в трудовой книжке.

Что должно быть записано в трудовой книжке

Согласно Правилам ведения трудовых книжек, при переводе работника вносится запись о изменении места работы (службы). Запись состоит из следующих элементов:

1. Дата записи – день, когда внесена запись (обычно совпадает с датой издания приказа о переводе);
2. Номер записи – последовательный номер в трудовой книжке;
3. Сведения о переводе – формулировка: «Переведён с должности прежняя должность в наименование органа на должность новая должность»;
4. Основание записи – реквизиты приказа: номер, дата, название органа, издавшего приказ;
5. Подпись уполномоченного лица и печать организации (если используется бумажный вариант).

Важно, чтобы формулировка была точной и соответствовала тексту приказа. Не допускаются сокращения, которые могут привести к неоднозначному толкованию.

Пример записи в трудовой книжке

Ниже приведён пример оформления перевода госслужащего на бумажном бланке трудовой книжки:

Запись № 12
Сведения о переводе:
Переведён с должности ведущего специалиста отдела кадров Министерства финансов Российской Федерации
на должность старшего специалиста отдела кадров Федерального казначейства.
Основание:
Приказ Министерства финансов РФ № 456 от «О переводе сотрудников».
Подпись: _____________________ /И.И. Иванов/
Печать: [печать Министерства финансов РФ]

При использовании электронной трудовой книжки запись формируется в системе «Работа в России» и содержит те же реквизиты в электронном виде.

Электронная трудовая книжка и перевод госслужащего

С 1 января 2021 года ведение трудовых книжек в электронном виде стало обязательным для большинства работодателей. Для государственных служащих переход на электронный формат осуществляется в рамках единой информационной системы кадрового учёта.

При переводе госслужащего в электронной трудовой книжке:

• Кадровик вносит запись в раздел «Изменения» через интерфейс ЕИС кадров;
• Система автоматически генерирует номер записи и ставит дату внесения;
• Необходимо загрузить скан приказа о переводе (или указать его реквизиты вручную);
• После сохранения запись становится доступной сотруднику в его личном кабинете на портале «Госуслуги»;
• Печатная выписка из электронной трудовой книжки может быть предоставлена по требованию сотрудника.

Важно, чтобы реквизиты приказа в электронной системе соответствовали бумажному оригиналу, иначе может возникнуть расхождение при подтверждении трудового стажа.

Частые ошибки и как их избежать

При оформлении записи о переводе госслужащего часто встречаются следующие недочёты:

• Неполное указание должности (например, отсутствие уровня квалификации или разряда). Решение: копировать должность точно из приказа и штатного расписания.
• Ошибка в номере или дате приказа. Решение: сверять данные с оригиналом приказа перед внесением записи.
• Отсутствие ссылки на основание (не указан номер и дата приказа). Решение: всегда включать реквизиты приказа в запись.
• Несоблюдение последовательности записей (новая запись помещена не в конец трудовой книжки). Решение: вести хронологический номер без пропусков.
• Использование неутверждённого бланка после 2023 года. Решение: применять только бланки, утверждённые Приказом Минтруда № 697н от .

Запись в трудовой книжке при переводе госслужащего требует внимательного соблюдения нормативных требований и точного воспроизведения реквизитов приказа о переводе. Независимо от того, используется ли бумажный или электронный вариант трудовой книжки, ключевыми моментами являются:

• соответствие записи тексту приказа;
• указание полных названий должностей, органов и реквизитов основания;
• соблюдение хронологической нумерации и правил оформления;
• проверка данных перед подписанием и печатанием (или сохранением в электронной системе).

Соблюдение этих правил гарантирует, что трудовая книжка будет надёжно подтверждать трудовой стаж и послужит основанием для назначения пенсии, получения социальных выплат и подтверждения профессионального опыта при дальнейшей карьере госслужащего.