Сокращение штата – один из самых распространённых способов расторжения трудового договора.
Правила оформления записи в трудовой книжке при таком увольнении прописаны в Трудовом кодексе РФ, в Инструкции по ведению трудовых книжек и в нормативных актах работодателя.
Ниже приведены ключевые моменты, которые помогут работодателю правильно оформить запись и избежать штрафов и дисциплинарных взысканий.
Общие требования к записи
- Запись должна быть полной и точной, без сокращений и аббревиатур, которые могут вызвать недопонимание.
- Вводятся первый и последний абзацы трудового договора: дата начала работы, дата увольнения, причина расторжения.
- Используются тёмные чернильные ручки (черные, фиолетовые, синие). Печать и подписи – в пределах одного цвета.
- Печать должна быть разборчивой и чёткой; рукописный текст не допускается.
- Дата в трудовой книжке ставится по факту внесения записи, а не по дате увольнения.
Формулировка записи при сокращении штата
В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ, при увольнении по сокращению штата запись выглядит так:
«Уволен по сокращению штата (численности) организации, № приказа о сокращении, дата приказа»
Пример:
«Уволен по сокращению штата, № 1234, от »
Если в приказе указано «сокращение численности», то можно использовать эту формулировку, но в любом случае она должна быть полной и не сокращённой.
Что НЕ должно быть в записи
- Сокращения: «пр.», «шт.», «сокр.», «р.», «№» вместо «номер» и т.д.
- Упрощённые даты: «01.07.26» вместо «».
- Неполные названия: «Уволен по собственному желанию» вместо «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ».
Что делать, если запись уже сделана с ошибками
Если в трудовой книжке уже внесена запись с сокращениями, то:
- Поскольку исправление в бумажной трудовой книжке невозможно, работник должен получить дополнительную запись в том же разделе, где указано «Исправлено» и «Пояснение».
- В случае электронных трудовых книжек (ЭТК) можно внести исправление через систему, но только если это предусмотрено регламентом работодателя.
- Работодатель обязан отправить копию исправленной записи в Фонд социального страхования и в Федеральную службу по труду и занятости.
Последствия ошибок в записи
Нарушения правил заполнения трудовой книжки могут повлечь:
- Штрафы для работодателя за нарушение Трудового кодекса (часто до 10 000 ₽ за каждую ошибку).
- Дисциплинарные взыскания для кадровика, ответственного за ведение трудовых книжек (поручение, штраф, отстранение).
- Потеря прав работников на получение пособий по безработице и другие социальные льготы.
- Возможность судебного разбирательства со стороны работника за нарушение трудовых прав.
Практический чек‑лист для работодателя
- Получите приказ о сокращении штата с полным номером и датой.
- Подготовьте запись в соответствии с формулой: «Уволен по сокращению штата, № [номер приказа], от [дата приказа]».
- Проверьте, что в записи нет сокращений и все даты указаны в формате DD.MM.YYYY.
- Внесите запись в трудовую книжку с подписью руководителя (или лица, ответственного за трудовые книжки).
- Сохраните копию приказа и записи для внутреннего архива.
- Если запись уже сделана с ошибками, оформите дополнительную запись с пояснением.
- Обновите электронную трудовую книжку, если она используется.
Правильная запись в трудовой книжке при сокращении штата – это не только формальное требование закона, но и защита прав работника и работодателя. Соблюдение точных формулировок, отсутствие сокращений и правильное оформление даты помогут избежать штрафов и недоразумений в будущем.
Если у вас остались вопросы по конкретному случаю, обратитесь к юристу, специализирующемуся на трудовом праве, или в отдел кадров вашей организации.