Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. В соответствии с действующим законодательством РФ (Трудовой кодекс РФ, Приказ Минтруда № 320н от ), в трудовую книжку вносятся записи только о постоянных переводах, а не о простых перемещениях. Часто работники и кадровики путают эти понятия, что приводит к ошибкам в оформлении и последующим проблемам при оформлении пенсий, трудоустройстве или проверках трудовой инспекцией.
Чем отличается перевод от перемещения?
Важно чётко разделять два понятия:
- Перевод — это изменение трудовой функции работника (должности, профессии, специальности) или структурного подразделения на постоянной основе, с изменением условий трудового договора. Перевод требует письменного согласия работника и оформляется приказом.
- Перемещение — это временное или постоянное изменение места работы в пределах одной должности (например, с одного офиса на другой, с одного участка на другой), без изменения трудовых функций. Перемещение не требует изменения трудового договора и не оформляется записью в трудовой книжке.
Примеры:
- Перевод: бухгалтер → главный бухгалтер; инженер-технолог отдела А → инженер-технолог отдела Б (если изменились функции или уровень ответственности).
- Перемещение: сотрудник отдела продаж из офиса на ул. Ленина переведён в офис на ул. Пушкина — та же должность, те же обязанности.
Важно! Согласно пункту 3.1 Приказа Минтруда № 320н, записи о перемещении в трудовую книжку не вносятся. Любая попытка внести такую запись является нарушением порядка ведения трудовых книжек.
Когда вносится запись о переводе в трудовую книжку?
Запись в трудовую книжку о переводе вносится только при постоянном переводе на другую работу в пределах одной организации или при переходе к другому работодателю.
Постоянный перевод внутри одной организации
Если работник переводится на другую должность или в другое структурное подразделение с изменением трудовых функций — это постоянный перевод. В этом случае:
- Работник подаёт заявление (если перевод инициирован им).
- Работодатель издаёт приказ о переводе (форма № Т-5 или Т-8).
- В трудовую книжку вносится запись в разделе «Сведения о работе».
- В личную карточку работника (форма Т-2) также вносятся изменения;
Образец записи в трудовой книжке (постоянный перевод внутри организации):
Графа 1 — порядковый номер записи: 15
Графа 2 — дата начала исполнения новых обязанностей:
Графа 3 — суть записи: Переведён с должности инженера-технолога на должность старшего инженера-технолога
Графа 4, основание: Приказ № 47 от
Перевод в другую организацию (прием в порядке перевода)
Если работник увольняется с одного места и сразу же принимается на другое, это «прием в порядке перевода». В этом случае:
- Прежний работодатель издаёт приказ об увольнении по п. 5 ст. 77 ТК РФ («перевод к другому работодателю») и вносит запись об увольнении в трудовую книжку.
- Новый работодатель принимает работника на основании заявления и трудового договора, и вносит запись о приёме, указывая, что работник принят в порядке перевода и указывая наименование прежнего работодателя.
Образец записи о приёме в порядке перевода:
Графа 1 — номер: 16
Графа 2 — дата:
Графа 3 — суть: Принят на работу в качестве главного бухгалтера в порядке перевода от ООО «СтройПроект»
Графа 4 — основание: Приказ № 12 от
Важно! Если новый работодатель не укажет наименование прежнего работодателя, запись считается неправильно оформленной и может быть признана недействительной.
Что делать с временным переводом?
Согласно новому Порядку (Приказ Минтруда № 320н), записи о временных переводах в трудовую книжку не вносятся. Это изменение вступило в силу с 2023 года и упростило кадровый учёт.
Ранее (до 2023 г.) временный перевод оформлялся записью с пометкой «временно», но сейчас:
- Временный перевод — это просто временное исполнение обязанностей по другой должности (например, в отпуске или болезни основного сотрудника).
- Он оформляется приказом, но не отражается в трудовой книжке.
- Если временный перевод становится постоянным — тогда вносится запись о постоянном переводе с датой фактического начала исполнения обязанностей.
Пример: временный перевод стал постоянным
Сотрудник с временно исполнял обязанности заместителя директора по производству. С приказом он был назначен на эту должность постоянно.
Запись в трудовой книжке:
Графа 1 — номер: 17
Графа 2 — дата: (дата фактического начала исполнения обязанностей)
Графа 3 — суть: Назначен на должность заместителя директора по производству
Графа 4 — основание: Приказ № 55 от
Важно! Дата в графе 2 — это не дата приказа, а дата, с которой работник фактически начал выполнять обязанности новой должности (даже если приказ издан позже).
Особые случаи
Перевод совместителя на основное место работы
Если работник, ранее работавший по совместительству, переводится на основное место работы в той же организации, в трудовую книжку вносится запись о приёме на работу, как при первичном трудоустройстве, но с указанием, что он был ранее совместителем.
Образец:
Графа 3: Принят на работу в качестве менеджера по продажам (ранее работал по совместительству в данной организации)
Перевод при смене работодателя в рамках одного холдинга
Если работник переходит из одного юридического лица в другое (например, из ООО «А» в ООО «Б»), даже если они связаны, это считается переводом к новому работодателю. Запись об увольнении делает первый работодатель, запись о приёме — второй, с указанием наименования прежнего работодателя.
Что делать, если запись внесена ошибочно?
Если в трудовую книжку внесена неправильная запись (например, о перемещении или о временном переводе), её необходимо признать недействительной.
Порядок исправления:
- Издать приказ о признании записи недействительной (на основании внутреннего акта).
- В трудовой книжке рядом с ошибочной записью сделать новую запись: «Запись за номером N недействительна».
- Указать основание: приказ о признании недействительной записи.
- Если требуется — внести правильную запись.
Пример записи о признании недействительной:
Графа 1: 18
Графа 2:
Графа 3: Запись за номером 17 недействительна, так как являлась ошибочной (перемещение, а не перевод)
Графа 4: Приказ № 60 от
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. При переводе:
- Записи в ЭТК вносятся автоматически работодателем через систему ФСС.
- Работник может проверить все записи в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда РФ.
- При переводе в другую организацию — новый работодатель получает данные через Единую информационную систему.
Важно: записи в ЭТК и бумажной трудовой книжке должны совпадать. Если работник имеет обе формы, бумажная остаётся действительной, но новые записи вносятся только в ЭТК.
- Запись в трудовую книжку вносится только при постоянном переводе — на другую должность, профессию или в другую организацию.
- Перемещение — не перевод. Запись в трудовую книжку не вносится.
- Временные переводы — не оформляются записью в трудовую книжку (с 2023 г.).
- При приёме в порядке перевода, обязательно указывать наименование прежнего работодателя.
- Дата в графе 2 — это дата фактического начала исполнения новых обязанностей, а не дата приказа.
- Ошибочные записи признаются недействительными и исправляются по установленному порядку.
- Электронная трудовая книжка — будущее. Все записи в ней ведутся автоматически, но бумажная книжка остаётся действительной до её полного замещения.
Правильное оформление записей в трудовой книжке — залог законности кадровой деятельности и защиты прав работника. Ошибки могут привести к отказу в назначении пенсии, при проверке трудовой инспекцией или при трудоустройстве в будущем. Поэтому всегда сверяйтесь с Приказом Минтруда № 320н и используйте официальные образцы.
📌 Рекомендация: Храните копии всех приказов о переводе и увольнении, они являются основанием для проверки правильности записей в трудовой книжке.