Важно! В статье 66 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) четко определены случаи, когда необходимо вносить записи в трудовую книжку при кадровых перемещениях. Перевод на другую должность в пределах того же структурного подразделения требует особого внимания к оформлению.
Что такое перевод на другую должность без изменения подразделения?
Это постоянное изменение трудовой функции сотрудника в рамках одного и того же структурного подразделения (отдела, цеха, филиала и т.д.). Например:
- Менеджер по продажам → Старший менеджер по продажам (в том же отделе)
- Инженер → Ведущий инженер (в той же лаборатории)
- Бухгалтер → Главный бухгалтер (в том же бухгалтерии)
Самое главное помнить:
- Запись вносится ТОЛЬКО при постоянном переводе (ч. 4 ст. 66 ТК РФ)
- Временные переводы (на срок до 1 года) не отражаются в трудовой книжке
- Если должность и обязанности не меняются, даже при смене подразделения, запись не нужна
Нормативная база
Основные нормативные акты, регулирующие этот вопрос:
- Статья 66 ТК РФ — определяет случаи внесения записей в трудовую книжку
- Пункт 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225) — устанавливает срок внесения записи (не позднее 7 дней со дня издания приказа)
- Пункт 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда РФ от № 69) — содержит требования к оформлению записей
Пошаговая инструкция по оформлению записи
Подготовка документов
Перед внесением записи необходимо:
- Издать приказ о переводе (форма № Т-5 или Т-5а)
- Подписать приказ с обеих сторон (работодатель и работник)
- Ознакомить работника с приказом под роспись
Формулировка записи в трудовой книжке
Запись должна содержать следующие элементы:
- Номер записи по порядку
- Дата перевода (число, месяц, год)
- Наименование должности, на которую переведен работник
- Наименование структурного подразделения (если оно указано в трудовом договоре)
- Основание перевода (реквизиты приказа)
Пример 1 (без указания подразделения):
№ 5 | Переведена на должность старшего менеджера по продажам Приказ от № 45-к
Пример 2 (с указанием подразделения):
№ 6 | Переведена на должность ведущего инженера в лабораторию технического контроля Приказ от № 52-к
Очень важно чтобы:
- Наименование структурного подразделения указывалось только если оно было указано в трудовом договоре (ч. 2 ст. 57 ТК РФ)
- Формулировка была точной и соответствовала приказу
- Запись делалась в точном соответствии с приказом
Порядок внесения записи
Запись вносится в следующем порядке:
- Найдите последнюю запись о приеме на работу или предыдущем переводе
- В следующей строке укажите:
- Порядковый номер записи
- Дата перевода в формате «число-месяц-год»
- Текст записи
- Основание (реквизиты приказа)
- Укажите должность и подпись лица, ответственного за ведение трудовой книжки
- Проставьте печать организации (если она есть)
Частые ошибки и как их избежать
Ошибка 1: Не указание структурного подразделения
Почему это важно: Если в трудовом договоре указано структурное подразделение, его необходимо указывать в записи о переводе.
Как избежать: Перед внесением записи проверьте трудовой договор работника.
Ошибка 2: Внесение записи о временном переводе
Почему это важно: Временные переводы (на срок до 1 года) не отражаются в трудовой книжке.
Как избежать: Убедитесь, что приказ о переводе содержит формулировку «на постоянной основе».
Ошибка 3: Несоответствие приказа и записи
Почему это важно: Запись должна точно соответствовать приказу.
Как избежать: Сверьте приказ и трудовую книжку перед внесением записи.
Совет: Если вы не уверены, нужно ли вносить запись в конкретном случае, обратитесь к статье 66 ТК РФ или проконсультируйтесь с юристом по трудовому праву.
Образцы документов
Образец приказа о переводе на другую должность
ООО «Ромашка»
ПРИКАЗ
№ 45-к от 10 мая 2026 г.
О переводе на другую должность
В связи с производственной необходимостью
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Перевести Иванову Марию Сергеевну, менеджера по продажам отдела маркетинга, на должность старшего менеджера по продажам отдела маркетинга с 15 мая 2026 года.
- С Ивановой Марией Сергеевной ознакомить под роспись.
- Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Петрова А.В.
Генеральный директор ______________ Сидоров И.И.
С приказом ознакомлена ______________ Иванова М.С.
10 мая 2026 г.
Образец записи в трудовой книжке
Трудовая книжка
Ивановой Марии Сергеевны
СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ
№ записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | На основании чего внесена запись (дата, номер и наименование документа)
5 | | Переведена на должность старшего менеджера по продажам отдела маркетинга | Приказ от № 45-к
Что делать, если ошибка уже допущена?
Если запись внесена с ошибкой:
- Не зачеркивайте и не исправляйте запись
- Внесите корректирующую запись на следующей строке
- Укажите правильную формулировку и основание (новый приказ)
- Сделайте пометку «Запись за № __ исправлена»
Пример корректирующей записи:
№ 6 | Запись за № 5 исправлена. Переведена на должность старшего менеджера по продажам Приказ от № 52-к
Ответственность за неправильное оформление
Неправильное оформление записей в трудовой книжке может повлечь:
- Административную ответственность для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ)
- Возможные споры с работником
- Проблемы при оформлении пенсии или других социальных выплат
Правильное оформление записи о переводе на другую должность в пределах того же структурного подразделения — это не только требование закона, но и важный элемент кадрового документооборота. Следуя приведенным рекомендациям, вы сможете избежать ошибок и обеспечить правильное ведение трудовых книжек.
Помните:
- Запись вносится ТОЛЬКО при постоянном переводе
- Формулировка должна точно соответствовать приказу
- Структурное подразделение указывается только если оно было в трудовом договоре
- Временные переводы не отражаются в трудовой книжке
Важно! Все изменения в трудовой книжке должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).