Оформление перевода сотрудника, особенно когда речь идет о смене работодателя (переход в другую организацию),, процесс, требующий точного соблюдения трудового законодательства. Неправильная запись в трудовой книжке может привести к проблемам при расчете стажа, получении льгот или оформлении пенсии. Данная статья подробно разберет, как правильно оформить перевод на другую организацию, опираясь на актуальные нормы Трудового кодекса РФ и Порядок ведения трудовых книжек.

Перевод на другую организацию: суть и правовая основа

Когда сотрудник меняет работодателя, его трудовая книжка должна отражать две ключевые записи:

• Запись об увольнении со старого места работы.
• Запись о приеме на работу в новую организацию с указанием, что это происходит по переводу.

Правовая основа:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 72.1 о переводе внутри организации, ст. 77 об увольнении по инициативе работника или по соглашению сторон).
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Постановлением Правительства РФ от № 1715, действует с ).
• Форма приказа (распоряжения) о переводе (унифицированная форма № Т-5 или Т-5а).

Пошаговая инструкция: как оформить перевод между организациями

Шаг 1: Действия прежнего работодателя

Старый работодатель обязан сделать запись об увольнении. Основанием является:

• Заявление работника об увольнении по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ).
• Соглашение сторон об увольнении (ст. 78 ТК РФ).

Ключевой момент: В тексте записи и в приказе об увольнении обязательно должно быть указано, что увольнение происходит «в связи с переводом в другую организацию». Это сохраняет непрерывность трудового стажа.

Шаг 2: Действия нового работодателя

Новый работодатель принимает сотрудника на работу. В трудовую книжку вносится запись о приеме, где указывается, что прием осуществляется «в порядке перевода».

Основанием для приема служит:

• Заявление работника о приеме.
• Трудовой договор, заключенный в письменной форме.
• Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу (форма № Т-5 или Т-5а), где в разделе «Основание» делается отметка «В порядке перевода из [название организации]».

Нюансы и частые ошибки

Дублирование названий структурных подразделений

Если при переводе в другую организацию сотрудник идет на работу в структурное подразделение, название которого совпадает с названием в предыдущей организации (например, «Отдел продаж»), это не является ошибкой. Запись должна отражать реальный переход между юридическими лицами.

Временный перевод vs. Постоянный перевод

Если перевод в другую организацию носит временный характер (например, командировка, работа по совместительству), правила иные:

• Запись о приеме на работу в новую организацию не вносится.
• На основании приказа о временном переводе (форма Т-5) в трудовую книжку может вноситься запись о временном переводе, но это необязательно. Главное — сохранить основное место работы.

Для постоянного перехода запись в новую организацию обязательна.

Отчетность в СФР

При постоянном переводе в другую организацию оба работодателя обязаны:

• Предыдущий работодатель: подать в СФР сведения о прекращении трудовых отношений (форма ЕФС-1).
• Новый работодатель: подать сведения о приеме на работу (форма ЕФС-1).

Это обеспечит корректное отражение стажа в индивидуальном лицевом счете работника.

Чек-лист для сотрудника и кадровика

• Для сотрудника:
  • Убедиться, что в приказе об увольнении со старой работы указана формулировка «в связи с переводом в другую организацию».
  • Проверить, что в новой организации в приказе о приеме и в трудовой книжке указано «принят в порядке перевода из [название старой организации]».
  • Забрать трудовую книжку со старой работы и передать ее в кадровую службу нового работодателя.
• Для кадрового специалиста нового работодателя:
  • Получить трудовую книжку от сотрудника.
  • Оформить приказ о приеме на работу (форма Т-5/Т-5а) с указанием основания «В порядке перевода».
  • Внести запись в раздел «Сведения о работе» с указанием даты приема, должности, тарифной ставки и ключевой фразы «в порядке перевода из [название предыдущей организации]».
  • Подать сведения о приеме в СФР (ЕФС-1).

Перевод сотрудника в другую организацию — это юридически значимое событие, требующее четкого документального оформления от обеих сторон. Главный принцип: старый работодатель увольняет «в связи с переводом», новый — принимает «в порядке перевода». Соблюдение этих формулировок гарантирует сохранение непрерывного трудового стажа и исключает риски при будущих социальных выплатах. Всегда сверяйтесь с актуальной редакцией Порядка ведения трудовых книжек и при необходимости консультируйтесь с юристом.

Статья подготовлена на основе анализа нормативных актов и практики оформления кадровой документации по состоянию на 23 мая 2026 года.