Дата актуализации: г.
Общие положения
Перевод работника из одной организации в другую (в т.ч. в рамках одной группы компаний) – это особый порядок оформления трудовых отношений, который отличается от обычного приёма на работу по трудовому договору. При переводе в трудовую книжку вносятся специальные записи, фиксирующие:
- причину и форму перевода (перевод, перевод в порядке постоянного перевода, перевод в рамках временного назначения и т.п.);
- наименование прежнего работодателя;
- даты начала и окончания (если перевод временный);
- наименование нового структурного подразделения и должности.
Эти сведения важны как для самого работника (право на стаж, пенсионные начисления), так и для контролирующих органов (Роструд, Пенсионный фонд).
Правовая база
Основные нормативные акты, регламентирующие запись о переводе в трудовую книжку:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 65, 66, 71) – определяет порядок перевода работника и требования к документам.
- Приказ Минтруда России № 320н от г. «Об утверждении Положения о порядке ведения трудовых книжек» – фиксирует форму записи в графе 3 раздела «Сведения о работе».
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (пункт 3.1) – указывает, что при переводе необходимо указывать наименование прежнего работодателя.
- Разъяснения Роструда (2024‑2025 гг.) – в случае, когда в трудовом договоре указывается конкретное структурное подразделение, запись о переводе должна содержать и его название.
Порядок оформления приёма переводом
Подготовка документов
- Приказ о переводе (издаётся прежним работодателем) или договор о переводе, подписанный обеими сторонами.
- Согласие работника на перевод (если перевод не является принудительным).
- Справка о трудовой деятельности (для подтверждения стажа).
- Документ, подтверждающий наличие у нового работодателя лицензии/свидетельства о регистрации.
Действия прежнего работодателя
Прежний работодатель вносит запись о прекращении трудового договора с указанием причины «Перевод на постоянную работу в организацию «[название новой организации]»». Запись делается в графе 3 раздела «Сведения о работе» и подписывается руководителем и работником.
Действия нового работодателя
Новый работодатель вносит запись о приёме работника в порядке перевода. Обязательные элементы записи (по Приказу 320н):
- Дата перевода;
- Наименование нового работодателя;
- Наименование структурного подразделения (если в договоре указано);
- Должность (или должностные обязанности);
- Указание «принят (назначен) в порядке перевода».
Подписи и печати
Запись заверяется подписью руководителя (или уполномоченного лица) и печатью организации. Работник ставит подпись в графе «Подпись работника», подтверждая достоверность внесённых сведений.
Образец записи в трудовой книжке
| № п/п | Дата | Сведения о работе | Подпись (Ф.И.О.) |
|---|---|---|---|
| 1 | Принят (назначен) в порядке перевода в ООО «Новая Компания», отдел маркетинга, должность – менеджер по рекламе. Прежний работодатель – ЗАО «Старая Фирма», отдел продаж. | Иванов И.И. |
Если перевод осуществляется в другое структурное подразделение той же организации, в записи указывается только новое подразделение, но сохраняется ссылка на прежнее (пример ниже).
| № п/п | Дата | Сведения о работе | Подпись (Ф.И.О.) |
|---|---|---|---|
| 2 | Перевод в порядке постоянного перевода в отдел «Развитие бизнеса», должность – старший аналитик. Прежнее подразделение – отдел «Аналитика продаж». | Петров П.П. |
Необходимые документы, предоставляемые новым работодателем
- Приказ о приёме в порядке перевода (образец приказа).
- Копия трудовой книжки работника (для внесения записи).
- Копия договора (или соглашения) о переводе.
- Справка из прежнего работодателя о дате и причине прекращения трудового договора.
- Документ, подтверждающий наличие у нового работодателя прав на осуществление соответствующей деятельности (лицензия, устав).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли дублировать в записи название структурного подразделения?
Да. По мнению Роструда, если в трудовом договоре изначально указано конкретное подразделение, то при переводе запись должна содержать и название прежнего, и название нового подразделения.
Как оформить перевод, если в трудовой книжке отсутствует запись о прежнем подразделении?
В этом случае в графе 3 указывается только название нового работодателя и должность, а в скобках добавляется «перевод из ЗАО «Старая Фирма»». При отсутствии такой записи рекомендуется оформить справку‑пояснение от прежнего работодателя.
Можно ли оформить перевод без подписания нового трудового договора?
Да. При переводе в рамках одной группы компаний допускается оформление только приказом о переводе, если в трудовом договоре предусмотрена возможность перевода. Однако в трудовой книжке запись всё равно делается.
Как оформить временный перевод?
В записи указывается «временный перевод», дата начала и предполагаемая дата окончания (или «до завершения проекта»). По окончании срока временного перевода в трудовую книжку вносится запись о возвращении в прежнее подразделение или о прекращении трудового договора.
Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка в дате перевода?
Ошибка исправляется в соответствии с пунктом 10 Приказа 320н: делается запись «Исправление» в отдельной строке, указывается правильная дата, ставится подпись руководителя и работника, а рядом ставится отметка «ошибочно» и подпись лица, вносящего исправление.
Ошибки при оформлении и как их избежать
- Отсутствие указания прежнего работодателя. В результате запись может быть признана недействительной при проверке.
- Неправильный формат даты. Дата должна быть указана полностью (дд.мм.гггг).
- Отсутствие подписи работника. Без подписи запись считается неполной.
- Запись в неверный графе. Перевод вносится только в графу 3 «Сведения о работе», а не в графу 2 «Дата начала работы».
- Неучёт структурного подразделения. Если в договоре указано подразделение, его необходимо отразить в записи.
Для избежания ошибок рекомендуется использовать готовые образцы приказов и шаблоны записей, а также проводить двойную проверку записи перед её заверением.
Запись в трудовой книжке при приёме переводом из другой организации – обязательный элемент оформления трудовых отношений, который регулируется Трудовым кодексом и Приказом Минтруда № 320н. Ключевые моменты:
- Указывать как прежнего, так и нового работодателя;
- Отражать название структурного подразделения, если оно указано в трудовом договоре;
- Обязательно ставить подписи руководителя и работника;
- Соблюдать форму записи, предусмотренную инструкцией.
Точное соблюдение этих требований гарантирует правовую чистоту трудовых отношений, правильный учёт стажа и отсутствие проблем при проверках со стороны контролирующих органов.
Автор статьи: Юрист по трудовому праву. Дата публикации: г;