Перевод работника на другую должность в пределах одного работодателя – это обычная практика в любой организации. Однако для того‚ чтобы такая смена должности была официально признана и не вызвала вопросов при проверке трудового стажа‚ в трудовую книжку необходимо внести правильную запись. В этой статье мы разберём:

• Какие юридические основания для записи о переводе;
• В каких случаях запись обязательна и какие нюансы при этом;
• Как правильно оформить запись в бумажной и электронной трудовой книжке;
• Образцы записей и примеры;
• Особенности временного перевода и его превращения в постоянный.

Правовые основы

Перевод работника на другую постоянную работу у того же работодателя регулируется частью 1 статьи 72 Трудового кодекса РФ:

Перевод работника на другую постоянную работу у того же работодателя может иметь место в трех случаях:

1. при изменении трудовой функции работника (т. е. изменение должности‚ профессии‚ специальности с указанием квалификации; поручение иного вида работы);
2. при переводе работника в другое структурное подразделение того же работодателя;
3. при переводе работника в другую местность.

В соответствии с пунктом 10 Правил ведения трудовых книжек‚ все записи о выполненной работе‚ переводе на другую постоянную работу вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) не позднее недельного срока.

Когда запись обязательна?

Запись о переводе в трудовую книжку обязательна в следующих случаях:

1. Перевод на другую должность в том же структурном подразделении (постоянный перевод).
   Пример: сотрудник из отдела продаж переходит на должность менеджера по работе с ключевыми клиентами в том же отделе.
2. Перевод в другое структурное подразделение того же работодателя (постоянный перевод).
   Пример: сотрудник из отдела продаж переходит в отдел логистики.
3. Перевод в другую местность (постоянный перевод).
   Пример: сотрудник переходит из филиала в Москве в филиал в Санкт-Петербурге.

В случае временного перевода (т. е. перевод на определённый срок‚ обычно до 6 месяцев) запись в трудовую книжку не требуется‚ если перевод не приводит к изменению трудового договора. Однако если временный перевод сопровождается изменением условий трудового договора‚ то запись о нем обязательна.

Как оформить запись о переводе в бумажной трудовой книжке

Ниже приведён пошаговый алгоритм оформления записи о переводе в бумажной трудовой книжке.

1. Подготовка приказа – приказ о переводе должен содержать:
   • Наименование организации и структурного подразделения;
   • ФИО работника;
   • Текущую должность и новую должность;
   • Дата начала работы на новой должности;
   • Пояснение‚ что перевод является постоянным.
2. Внесение записи в раздел «Сведения о работе» – запись выглядит следующим образом:

Если перевод произошёл в другое подразделение‚ в записи указывается новое подразделение:

Пример записи:

« – Перевод на должность менеджера по работе с ключевыми клиентами в отдел логистики (постоянный перевод).»

В случае перевода в другую местность запись может выглядеть так:

« – Перевод на должность менеджера по работе с ключевыми клиентами в филиал Санкт-Петербурга (постоянный перевод).»

Как оформить запись о переводе в электронной трудовой книжке

С 2021 года в большинстве организаций ведётся электронная трудовая книжка (ЭТК). Оформление записи осуществляется через систему «Кадры» или «Электронный персонал»:

1. Войдите в личный кабинет сотрудника.
2. Выберите «Трудовой стаж» → «Добавить запись».
3. Заполните поля:
   • Дата начала работы на новой должности;
   • Новая должность;
   • Трудовая функция;
   • Подтверждающий документ (приказ о переводе).
4. Сохраните запись. Система автоматически создаст электронный документ‚ который можно распечатать для печатного вида.

Особенности временного перевода

Временный перевод (до 6 месяцев) не требует записи в трудовую книжку‚ если он не сопровождается изменением трудового договора. Однако если в договоре фиксируются новые обязанности‚ новая должность‚ новая зарплата‚ то необходимо оформить запись о переводе как постоянный перевод (п. 10 Правил).

Если временный перевод превратился в постоянный‚ то в трудовую книжку вносится запись о переходе на новую должность с указанием даты начала постоянного стажа.

Примеры записей

Перевод в рамках одного подразделения

« – Перевод на должность менеджера по работе с ключевыми клиентами в отдел продаж (постоянный перевод).»

Перевод в другое подразделение

« – Перевод на должность менеджера по работе с ключевыми клиентами в отдел логистики (постоянный перевод).»

Перевод в другую местность

« – Перевод на должность менеджера по работе с ключевыми клиентами в филиал Санкт-Петербурга (постоянный перевод).»

Перевод с изменением должности и квалификации

« – Перевод на должность руководителя отдела продаж (постоянный перевод). Квалификация: менеджер по продажам 2 уровня.»

Что делать‚ если работник отказался от ведения трудовой книжки?

С  года работодатель может не вести трудовую книжку‚ если сотрудник отказался от её ведения. В таком случае все изменения‚ включая перевод на новую должность‚ фиксируются в электронном персонале и в трудовом договоре. При проверке стажа руководитель может предоставить копии договоров‚ приказов и справок о работе.

• Перевод на другую должность в пределах одного работодателя всегда требует записи в трудовой книжке‚ если перевод постоянный.
• Временный перевод не требует записи‚ если не меняет трудовой договор.
• Запись в трудовой книжке должна быть сделана на основании приказа/распоряжения не позднее недели после перевода.
• В электронных трудовых книжках запись оформляется через систему «Кадры» с указанием всех необходимых данных.
• При переводе в другую местность обязательно указывайте новое место работы.
• Если работник отказался от ведения трудовой книжки‚ сохраняйте все документы в электронном персонале и договоре.

Следуя этим правилам‚ вы обеспечите корректность оформления трудовой книжки и избежите проблем при проверке стажа и начислении отпускных.