Перевод работника – один из самых распространённых кадровых процессов. В зависимости от характера перевода (временный или постоянный) в трудовую книжку вносятся разные сведения. В статье подробно рассматривается, как правильно оформить запись о постоянном переводе работника, какие нормативные акты регулируют этот процесс и какие типичные ошибки допускают работодатели.

Правовое регулирование

Основные нормативные документы, определяющие порядок оформления переводов в трудовой книжке:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ), статья 66.1 – «Перевод работника».
2. Постановление Правительства РФ от № 612 «Об утверждении формы трудовой книжки».
3. Приказ Минтруда России от № 1н «Об утверждении порядка заполнения раздела «Сведения о работе» в трудовой книжке».
4. Методические рекомендации, опубликованные на порталах «Кадровик‑практик», «КонсультантПлюс», «Контур.Экстерн».

Все указанные акты согласованы между собой, поэтому при оформлении записи следует опираться именно на их положения.

Понятие временного и постоянного перевода

• Временный перевод – перевод работника на другую должность или в другое подразделение с указанием срока (например, на период выполнения проекта, замещения вакантной должности). По закону такие переводы не фиксируются в трудовой книжке.
• Постоянный перевод – перевод без указания конечного срока, который считается постоянным и заменяет прежнее место работы. В этом случае запись в трудовую книжку обязательна.

Если временный перевод признаётся постоянным (по решению работодателя), необходимо оформить соответствующую запись, отражающую новую должность.

Когда запись обязательна?

Запись в трудовую книжку делается в следующих случаях:

• Перевод работника на постоянную должность в рамках той же организации;
• Перевод в другую организацию в рамках объединения (например, в дочернюю компанию), если перевод считается постоянным;
• Признание ранее временного перевода постоянным (по решению работодателя).

В случае временного перевода запись в книжку не вносится – это подтверждается пунктом 2 статьи 66.1 ТК РФ и рекомендациями портала «Кадровик‑практик».

Порядок внесения записи в трудовую книжку

Оформление записи производится в разделе «Сведения о работе» (страница 2–3 трудовой книжки). Ниже – пошаговый алгоритм.

1. Подготовка приказа о переводе.
   Приказ должен содержать:
   • Наименование организации;
   • Дата и номер приказа;
   • ФИО работника;
   • Сведения о прежней должности и подразделении;
   • Сведения о новой (постоянной) должности и подразделении;
   • Основание перевода (например, «в связи с реорганизацией», «по результатам аттестации»);
   • Дата фактического начала исполнения обязанностей на новой должности.
2. Определение порядкового номера записи.
   В графе 1 раздела «Сведения о работе» указывается порядковый номер записи (следующий после последней записи в книжке).
3. Указание даты начала работы.
   В графе 2 ставится дата фактического начала исполнения обязанностей на новой должности (это та же дата, что указана в приказе).
4. Указание наименования структурного подразделения и должности.
   В графе 3 записывается полное наименование подразделения и должности, на которую переводится работник.
5. Подпись и печать.
   Запись заверяется подписью (должность) лица, уполномоченного вести трудовую книжку, и печатью организации.

Пример оформления записи (по рекомендациям КонсультантПлюс и Кадровик‑практик):

1 ООО «Ромашка», отдел продаж, менеджер по работе с клиентами

Образец записи в трудовой книжке

Где:

• «5» – порядковый номер записи;
• «» – дата начала исполнения обязанностей;
• «ООО «Ромашка», отдел продаж, менеджер по работе с клиентами» – полное наименование организации, подразделения и новой должности.

Приказ о переводе: какие реквизиты обязаны быть указаны

Если временный перевод стал постоянным, в приказе необходимо добавить:

• Ссылка на предыдущий приказ о временном переводе (номер и дата);
• Обоснование признания перевода постоянным (например, «по результатам завершения проекта»);
• Указание, что запись в трудовую книжку вносится в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

Пример текста приказа:

Приказ № 27/2026 от г.

О признании временного перевода работника Иванова И.И. постоянным.

В соответствии с пунктом 2 статьи 66.1 ТК РФ, а также в связи с успешным завершением проекта «X», временный перевод Иванова И.И. с г. на должность менеджера по работе с клиентами в отделе продаж признаётся постоянным.

На основании приказа № 15/2025 от г. в трудовую книжку Иванова И.И. вносится запись:

5 ООО «Ромашка», отдел продаж, менеджер по работе с клиентами.

Директор ООО «Ромашка» ___________________ (подпись)

Ошибки, которые часто допускают работодатели

• Внесение записи о временном переводе – противоречит ТК РФ; запись допускается только при постоянном переводе.
• Неправильное указание даты – в графе 2 должна стоять дата фактического начала исполнения обязанностей, а не дата из приказа, если они различаются.
• Отсутствие порядкового номера – без него запись считается недействительной.
• Отсутствие подписи/печати – запись считается неполной и может быть оспорена в инспекции труда.
• Неуказание основания перевода – в приказе должно быть чётко прописано, почему перевод стал постоянным.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись в трудовую книжку, если перевод происходит в другую юридическую компанию группы?

Да. Если перевод считается постоянным, запись в книжку вносится в соответствии с теми же правилами, независимо от того, меняется ли юридическое лицо.

Можно ли по просьбе работника оформить запись о временном переводе?

Нет. По законодательству в трудовую книжку вносятся только записи о постоянных переводах (см. АО ТЛС‑ГРУП).

Как оформить запись, если работник переводится на несколько новых должностей подряд?

Для каждой новой постоянной должности делается отдельная запись с новым порядковым номером и датой начала.

Что делать, если в трудовой книжке уже есть запись о временном переводе?

Запись о временном переводе в книжку вносить нельзя. Если такая запись уже сделана ошибочно, её следует исправить (зачеркнуть, указать «ошибка» и поставить подпись руководителя), а затем оформить правильную запись о постоянном переводе.

Как отразить в СЗВ‑ТД (сводный электронный документ) изменение статуса перевода?

В графе «Дата начала исполнения обязанностей» указывается дата постоянного перевода, а в поле «Основание изменения» – ссылка на приказ о признании перевода постоянным.

Оформление записи о постоянном переводе в трудовую книжку – важный процесс, от которого зависят права работника и корректность кадровой документации. Следуя нормативным требованиям ТК РФ, рекомендациям порталов «Кадровик‑практик», «КонсультантПлюс» и методическим указаниям Минтруда, можно избежать типичных ошибок и обеспечить законность всех изменений.

При возникновении сомнений рекомендуется проконсультироваться с юристом по трудовому праву или обратиться в региональную инспекцию труда.