Перевод работника в обособленное подразделение (филиал, представительство), частая кадровая процедура, которая вызывает множество вопросов у специалистов по кадрам. Главная сложность заключается в том, нужно ли фиксировать этот факт в трудовой книжке и как именно это сделать. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан вносить в трудовую книжку сведения о всех переводах сотрудника на другую постоянную работу. Однако при переводе в обособленное подразделение есть важные нюансы, зависящие от изменения условий трудового договора.
Что такое обособленное подразделение и чем перевод отличается от перемещения?
Прежде чем делать запись в трудовой книжке, необходимо четко понимать разницу между переводом и перемещением. Подразделение признается обособленным независимо от того, отражено это в учредительных документах организации или нет (если оно территориально удалено и имеет стационарные рабочие места).
- Перемещение — это переход сотрудника в другое структурное подразделение (отдел, цех) без изменения условий трудового договора (должности, зарплаты и т.д.). Если местоположение не менялось, а изменился лишь кабинет или отдел, запись в трудовую книжку не вносится.
- Перевод — это смена трудовой функции или изменение других существенных условий трудового договора (например, структурного подразделения, если оно было указано в договоре, или переезд в другую местность вместе с филиалом). В этом случае запись в трудовой книжке обязательна.
Общие правила внесения записи о переводе
66-я статья Трудового кодекса обязывает работодателей фиксировать в трудовой книжке все переводы сотрудников на другую работу как внешние (в другие компании), так и внутренние (в той же организации, но на иную должность или в другое подразделение).
Внесение записей о различных событиях трудовой деятельности строго урегулировано российским законодательством (Правилами ведения трудовых книжек и Инструкцией по их заполнению). Нарушение порядка может привести к штрафам для работодателя.
Нужно ли указывать наименование обособленного подразделения в трудовой книжке?
Это один из самых частых вопросов. Ответ зависит от того, было ли указано структурное подразделение в трудовом договоре изначально:
- Если подразделение было указано в трудовом договоре: При переводе на другую должность в этом же подразделении или при переводе в другое подразделение, запись в трудовую книжку должна быть сделана с обязательным указанием на структурное подразделение.
- Если подразделение в трудовом договоре указано НЕ было: Если сотрудник переводится на другую должность, но место работы (в рамках одной местности) не меняется, достаточно указать только новую должность без упоминания подразделения.
Примеры формулировок записей
В зависимости от ситуации, формулировки в графе 3 «Сведения о приеме на работу…» раздела «Сведения о работе» могут выглядеть следующим образом:
- При переводе в филиал в другом городе: «Переведен в филиал ООО «Ромашка» в г. Санкт-Петербурге на должность начальника отдела».
- При переводе из обособленного подразделения в головную компанию: «Переведен в головной офис ООО «Ромашка» (или: Переведен в структурное подразделение «Администрация» головной организации) на должность менеджера».
- При переезде филиала в другую местность (когда работник переезжает вместе с ним): «Переведен в связи с переездом филиала в г. Нижний Новгород».
Особенности перевода в другой город (другую местность)
Нередки случаи, когда в другую местность переезжает филиал, представительство или иное обособленное структурное подразделение работодателя. Если работник соглашается на переезд, это считается переводом на работу в другую местность вместе с работодателем (ст. 72.1 ТК РФ). В этом случае:
- Условия трудового договора меняются (меняется место работы).
- Запись в трудовую книжку вносится обязательно.
- В записи необходимо отразить как факт перевода, так и новое местонахождение подразделения.
Превращение временного перевода в постоянный
Отдельного внимания заслуживает ситуация, когда временный перевод становится постоянным. Если сотрудник был временно переведен в обособленное подразделение, а затем перевод утратил временный характер, в трудовой книжке необходимо сделать запись о постоянном переводе.
По мнению экспертов, если у работника изначально в трудовом договоре было указано структурное подразделение, то при переводе (даже если меняется только подразделение, а должность остается прежней) в трудовую книжку вносится запись с указанием нового структурного подразделения.
Что делать, если запись не нужна?
Как уже упоминалось, если условия трудового договора не изменяются (сотрудник просто перешел из одного отдела в другой в рамках одного здания, должность и зарплата остались прежними), трудовую книжку трогать не нужно. Поскольку условия трудового договора не изменяются, запись о перемещении работников в структурное подразделение (отдел) не вносится. Этот факт может быть зафиксирован только в приказе по личному составу и личной карточке сотрудника.
Электронная трудовая книжка (СЗВ-ТД)
Не стоит забывать и про электронную отчетность. Если произошел перевод (изменение условий договора), работодатель обязан не позднее следующего рабочего дня подать в Пенсионный фонд форму СЗВ-ТД. Если же имело место простое перемещение без изменения договора, подавать СЗВ-ТД не нужно.
Краткий алгоритм действий кадровика
- Оцените ситуацию: меняются ли условия трудового договора (должность, подразделение, указанное в договоре, местность)?
- Если да (это перевод): издайте приказ о переводе (форма Т-5), получите подпись сотрудника, внесите запись в бумажную трудовую книжку и подайте СЗВ-ТД.
- Если нет (это перемещение): издайте приказ о перемещении, ознакомьте сотрудника. Запись в трудовую книжку не вносится, СЗВ-ТД не подается.
Соблюдение этих несложных правил поможет избежать ошибок в ведении трудовых книжек и претензий со стороны трудовой инспекции. Главное правило кадровика — всегда опираться на условия, прописанные в трудовом договоре работника.