В современном трудовом законодательстве переход работника с временной (переходной) должности на постоянную запись в трудовой книжке регулируется рядом нормативных актов. Ниже приведена подробная инструкция, как правильно оформить такой перевод, какие документы нужны, какие записи в трудовой книжке обязательны, а какие – нет.

Что такое временная должность?

Временная должность создаётся в случае временного отсутствия постоянного работника (временная нетрудоспособность, отпуск по беременности и родам, командировка и т.д.). Временный перевод обычно оформляется приказом о приёме на временную работу с указанием срока.

Когда переход становится постоянным?

Постоянным переводом считается любой переход, который не ограничен сроком и не связан с временным отсутствием другого сотрудника. Это может быть:

• Утверждение нового должностного положения в компании;
• Увеличение объёма работы и повышение зарплаты;
• Переход на новую должность в том же подразделении или в другом подразделении;
• Постоянное замещение временно отсутствующего сотрудника.

Что прописывается в приказе о постоянном переводе?

Приказ должен содержать:

1. Наименование организации и её ИНН/КПП.
2. ФИО сотрудника, дата рождения, должность, которую он занимал до перевода.
3. Новая должность, подразделение, в котором он будет работать.
4. Дата начала работы на новой должности.
5. Условия работы, включая размер заработной платы и возможные надбавки.
6. Согласие сотрудника (подпись).
7. Подпись руководителя (или уполномоченного лица).

Важно: если должность и подразделение остаются прежними, но меняется только статус (от временной к постоянной), в приказе указывается «постоянный перевод» и дата начала постоянного статуса.

Как оформить запись в трудовой книжке?

Что записывается?

В трудовой книжке фиксируются только постоянные переводы. Временные переводы в трудовую книжку не заносятся, согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек 2022:

Сведения о временных переводах в трудовые книжки не заносятся.

Поэтому при переходе с временной должности на постоянную запись в трудовой книжке фиксируется только приказ о постоянном переводе.

Формат записи

Запись в трудовой книжке выглядит следующим образом:

«Перевод на должность старший менеджер в отдел маркетинга с г. (постоянный перевод).»

Если должность и подразделение не менялись, запись может быть более лаконичной:

«Постоянный перевод сотрудника Иванова И.И. с временной должности на постоянную (с г.).»

Где и как вносится запись?

1. В бумажной трудовой книжке – в свободном месте, после последней записи, в соответствии с порядком заполнения.
2. В электронной трудовой книжке – в системе «Электронная трудовая книжка» (ЭТК) через портал «Кадровик-практик» или аналогичную систему.

Какие документы нужны для оформления?

• Приказ о постоянном переводе (с печатью и подписью).
• Копия трудового договора (если он меняется).
• Согласие сотрудника (подпись).
• При необходимости – справка о предыдущем временном переводе (для внутреннего контроля).

Что делать, если должность и подразделение остаются прежними?

В этом случае в трудовой книжке фиксируется только изменение статуса с временной на постоянную. Запись выглядит так:

«Постоянный перевод сотрудника Петрова П.П. с временной должности на постоянную (с г.).»

Внутренний приказ о переводе может быть оформлен как «постоянный перевод» без указания новой должности.

Как избежать ошибок при оформлении?

1. Убедитесь, что в приказе указана дата начала постоянного статуса.
2. Проверьте, что в приказе нет указания «временный перевод» – это должно быть только «постоянный перевод».
3. Не забывайте о подписи сотрудника и руководителя.
4. Проверьте, что в трудовой книжке нет дублирующих записей о том же переводе.
5. Если перевод связан с повышением зарплаты, убедитесь, что в приказе указаны новые условия оплаты.

Как выглядит пример приказа о постоянном переводе?

Ниже приведён шаблон, который можно адаптировать под конкретную организацию.

ПРИКАЗ № ___ от ___ г.

О постоянном переводе сотрудника

В соответствии с Трудовым кодексом РФ и внутренними регламентами организации, руководитель отдела ______________________

ПРИКАЗЫВАЮ:

Перевести сотрудника ______________________ (ФИО), дата рождения ___, на должность ______________________ в ______________________ (подразделение) с г. (постоянный перевод).

Установить размер заработной платы ______________________ руб. в месяц, включая надбавки и премии.

Сотрудник подтверждает согласие с условиями перевода, подписывая настоящий приказ.

Подпись руководителя ______________________
Подпись сотрудника ______________________

• Временные переводы в трудовую книжку не заносятся.
• Постоянный перевод фиксируется приказом о постоянном переводе.
• Запись в трудовой книжке должна содержать дату начала постоянного статуса и новую должность/подразделение (если они изменились).
• При отсутствии изменений в должности и подразделении запись может быть короткой, но обязательно указать «постоянный перевод» и дату.
• Все документы должны быть подписаны и, при необходимости, заверены печатью организации.

Следуя этим рекомендациям, вы сможете корректно оформить переход сотрудника с временной должности на постоянную запись в трудовой книжке, соблюдая требования законодательства и внутренних правил компании.