Перевод сотрудника – это изменение его должностных обязанностей, места работы или структурного подразделения без расторжения трудового договора. При таком кадровом изменении необходимо внести соответствующую запись в трудовую книжку (или электронный трудовой лист). Ниже представлена подробная инструкция, нормативные основы и типичные ошибки, которые помогут избежать проблем при оформлении.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 72 (перевод на другую работу), ст. 66 (ведение трудовых книжек).
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек».
• ФЗ № 27-ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации» – регулирует электронные трудовые книжки.
• Приказ Минтруда России от № 697н – порядок ведения электронных трудовых книжек.

Что считается переводом сотрудника?

Перевод может быть:

• внутри одного работодателя (изменение должности, профессии, структурного подразделения);
• между разными работодателями при сохранении трудового договора (например, при реорганизации организации).

Важно, что при переводе не происходит расторжения и нового заключения трудового договора, поэтому запись в трудовой книжке делается без указания даты увольнения и приёма.

Особенности заполнения трудовой книжки при переводе

Какие сведения вносятся

• Дата перевода (число, месяц, год).
• Наименование организации (если меняется работодатель).
• Наименование структурного подразделения, где будет работать сотрудник.
• Должность (или профессия) после перевода.
• Основание перевода (приказ, распоряжение, соглашение сторон и т.д.).

Формат записи

Запись делается в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки. Стандартный вид:

1. Номер записи – последовательный номер в трудовой книжке.
2. Дата – дата внесения записи (обычно совпадает с датой перевода).
3. Сведения о работе – текст записи.
4. Подпись уполномоченного лица и печать организации (если используется бумажная книжка).

Пример записи при переводе внутри организации

Переведён из отдела продаж в отдел маркетинга на должность специалиста по интернет‑рекламе.
 Приказ № 45 от .
 Подпись _____________ М.П.

Пример записи при переводе к другому работодателю (при сохранении трудового договора)

Переведён в филиал ООО «Альфа» (г. Санкт‑Петербург) на должность ведущего бухгалтера.
 Приказ № 12 от о переводе в связи с реорганизацией.
 Подпись _____________ М.П.

Пошаговая инструкция по заполнению

1. Подготовьте основание – приказ о переводе, соглашение сторон или иной документ, подтверждающий перевод.
2. Определите дату – обычно это дата вступления приказа в силу (дата подписания приказа или указанная в нём дата начала работы на новой должности).
3. Внесите запись в трудовую книжку:
   • Укажите следующий номер записи.
   • Запишите дату.
   • Сформулируйте текст записи согласно примеру выше.
   • Укажите номер и дату приказа (основания).
4. Подпишите и поставьте печать (если используется бумажная книжка). Ответственное лицо – специалист отдела кадров или руководитель, уполномоченный на ведение трудовых книжек.
5. Сообщите сотруднику – дайте ему возможность ознакомиться с записью и поставить свою подпись в графе «Сведения о работе» (при бумажной книжке) или подтвердить получение уведомления (при электронной).
6. Архивируйте основание – храните приказ о переводе в личном деле сотрудника не менее 50 лет.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года при приёме на работу ведётся исключительно электронная форма трудовой книжки. При переводе сотрудника порядок заполнения аналогичен бумажному варианту, но реализуется через информационную систему ПФР (или через личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги»).

• В системе выбираете действие «Перевод сотрудника».
• Указываете дату перевода, новую должность/подразделение, номер и дату приказа.
• Система автоматически формирует запись в ЭТК и направляет уведомление сотруднику.
• Сотрудник подтверждает получение уведомления в своём личном кабинете.

Важно: при переводе к другому работодателю (при сохранении трудового договора) в ЭТК указывается новый работодатель, а предыдущая запись о работе остаётся без изменений.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие ссылки на приказ – всегда указывайте номер и дату основания перевода.
• Неправильная формулировка должности – используйте точное наименование из штатного расписания.
• Запись даты увольнения вместо даты перевода – при переводе увольнение не оформляется.
• Отсутствие подписи или печати – при бумажной книжке обязательны оба элемента.
• Несвоевременное внесение записи – запись должна быть сделана не позже трёх рабочих дней с даты перевода.
• Ошибки в электронной форме – проверяйте правильность введённых данных перед отправкой в ПФР.

Правильное заполнение трудовой книжки при переводе сотрудника – важная часть кадрового документооборота, обеспечивающая законность трудовой деятельности и защиту прав работника. Следуя нормативным актам, используя чёткую инструкцию и избегая типичных ошибок, специалисты отдела кадров смогут оформить перевод быстро и без рисков для организации и сотрудника.