Дата подготовки:
Перевод сотрудника из одной организации в другую (или внутри одной организации – в другое подразделение, на другую должность) – это кадровое действие, которое должно быть надёжно зафиксировано в трудовой книжке․ Неправильное оформление записи может привести к юридическим спорам, штрафам и даже к признанию записи недействительной․
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст․ 77, п․ 8 ч․ 1 (перевод по медицинским показаниям) и п․ 9 (перевод в другую организацию)․
- Приказ Минтруда России № 320н (утверждённый порядок заполнения трудовой книжки)․
- Коллективный договор (если он содержит отдельные правила перевода)․
- Внутренние нормативные акты предприятия (приказ о переводе, приказ о приёме‑на‑работу, заявление сотрудника)․
Основные принципы оформления записи о переводе
- Согласование сторон․ Перевод оформляется приказом работодателя, в котором указываются дата, основание перевода, новая должность, подразделение, а также ссылка на заявление работника (если оно требуется)․
- Сохранение непрерывности трудового стажа․ Трудовой договор считается заключённым с первого рабочего дня, следующего за датой увольнения в предыдущей организации, если иное не предусмотрено соглашением сторон․
- Запись в трудовой книжке․ Прежний работодатель вносит запись о прекращении трудового договора, а новый – запись о приёме на работу (в т․ч․ в случае перевода в другую организацию группы компаний)․
- Указание всех реквизитов․ В записи обязательно указываются:
- дата перевода;
- наименование прежнего работодателя (если перевод в другую организацию);
- наименование нового работодателя;
- должность, специальность, квалификация, разряд (при необходимости);
- основание (приказ №, дата, подписи)․
- Корректность оформления․ При обнаружении ошибки в записи делается новая запись под следующим порядковым номером – исправление в старой записи запрещено․
Пошаговая инструкция
Шаг 1․ Подготовка документов
- Заявление сотрудника о переводе (с указанием желаемой должности, причины, даты);
- Приказ работодателя о переводе (образец ниже)․
- Трудовой договор (если перевод в другую юридическую структуру)․
- Справка о квалификации/разряде (при необходимости)․
Шаг 2․ Оформление приказа
Приказ должен содержать:
- Шапку организации (наименование, ИНН, ОКПО)․
- Номер и дату приказа․
- Текст приказа (основание, дата перевода, новая должность, подразделение, условия оплаты)․
- Подписи руководителя, руководителя подразделения и специалиста отдела кадров․
Шаг 3; Внесение записи в трудовую книжку
Запись делается в графе «Сведения о работе» (раздел 3)․ Пример оформления:
Дата Наименование организации Должность, специальность Основание ООО «Колосок» Инженер‑технолог Перевод по приказу № 45 от
Если перевод происходит в другую юридическую структуру группы компаний, запись выглядит так:
ООО «Колосок» (прежний работодатель) Уволен (перевод в ООО «Агросфера») Перевод по приказу № 45 от ООО «Агросфера» (новый работодатель) Главный инженер Приём на работу по приказу № 46 от
Шаг 4․ Регистрация в системе СЗВ‑ТД
В графе 4 раздела «Сведения о работе» указывается код мероприятия «ПЕРЕВОД»․ Это необходимо для корректного отражения в системе «Страховой защиты от временной нетрудоспособности»․
Шаг 5․ Информирование сотрудника
Сотруднику выдаётся копия приказа и подтверждение о внесённой записи в трудовую книжку․ При необходимости – справка о стаже․
Примеры записей
Пример 1․ Перевод внутри одной организации
Наименование организации: ЗАО «Технопром» Должность: Слесарь‑сборщик → Мастер цеха Основание: Перевод по приказу № 112 от
Пример 2․ Перевод в другую организацию группы компаний
Наименование организации: ОАО «Стройинвест» (прежний работодатель) Должность: Инженер‑проектировщик Основание: Уволен (перевод в ОАО «Стройтех») по приказу № 78 от Наименование организации: ОАО «Стройтех» (новый работодатель) Должность: Инженер‑проектировщик Основание: Приём на работу по приказу № 79 от
Пример 3․ Временный перевод, который стал постоянным
Наименование организации: ООО «Медтех» Должность: Врач‑терапевт (временный перевод в отдел реабилитации) Основание: Временный перевод по приказу № 55 от Наименование организации: ООО «Медтех» Должность: Врач‑реабилитолог Основание: Признание временного перевода постоянным, запись по приказу № 60 от
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1․ Нужно ли делать запись о временном переводе?
Запись о временном переводе в трудовую книжку не делается․ Оформляется только приказ и, при необходимости, дополнительное соглашение․ Если временный перевод признаётся постоянным, в книжку вносятся новые записи о приёме на работу и/или изменении должности;
Вопрос 2․ Что делать, если в записи допущена ошибка?
Старая запись остаётся в книжке, а под следующим порядковым номером вносится корректная запись с указанием причины исправления (например, «Исправление ошибки в записи от »)․ Ошибку нельзя стирать или закрашивать․
Вопрос 3․ Как оформить перевод по медицинским показаниям?
Согласно п․ 8 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ, перевод по медицинским показаниям оформляется приказом с указанием медицинского заключения․ В трудовой книжке делается запись о прекращении трудового договора в прежнем месте и запись о приёме на работу в новом месте (если перевод в другую организацию) либо запись о смене должности в том же месте․
Вопрос 4․ Нужно ли указывать разряды и классы?
Если перевод связан с изменением квалификации, разряда, класса – эти сведения указываются в графе «Должность, специальность, квалификация»․ Например: «Слесарь‑сборщик, 2‑й разряд»;
Ответственность за нарушение правил
- Работодатель несёт административную ответственность за несоблюдение порядка заполнения трудовой книжки (штраф от 2 000 до 5 000 рублей за каждую ошибку, согласно ст․ 5․27 КоАП РФ)․
- Неправильное оформление может стать основанием для признания записи недействительной, что влечёт пересчёт стажа, выплат и пенсий․
- Кадровый специалист обязан проверять каждую запись на соответствие приказу и нормативным актам․
Полезные документы и образцы
- Образец приказа о переводе
- Заявление сотрудника о переводе
- Инструкция по заполнению трудовой книжки (Приказ Минтруда № 320н)
Правильное оформление перевода в трудовой книжке – это обязательный элемент кадровой документации, который гарантирует сохранность трудового стажа и защищает интересы как работника, так и работодателя․ Следуйте нормативным актам, используйте проверенные образцы и внимательно проверяйте каждую запись․ При возникновении сомнений рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву или в юридический отдел организации․
Автор: ваш полезный помощник