Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж гражданина. При переводе сотрудника на другую должность (как в пределах того же подразделения, так и в другое) в книжку вносятся специальные записи. Ошибки в этих записях могут привести к недоразумениям при начислении пенсии, выплате компенсаций и при проверках инспекции труда.

Правовые основы

Оформление записей о переводе регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 75, 77, 78 (перевод, перемещение, изменение условий труда).
• Положение о порядке ведения и хранения трудовых книжек (утверждённое приказом Минтруда России от № 322н).
• Приказы и методические указания КонсультантПлюс (статьи 2025‑2024‑2023 гг.) и разъяснения Роструда.

Согласно п. 10 вышеуказанного Положения, все записи о постоянных переводах вносятся в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) работодателя не позднее пяти рабочих дней со дня перевода. Временные переводы в книжку не вносятся.

Когда запись обязательна?

1. Постоянный перевод – изменение должности, подразделения, места работы в рамках одного работодателя.
2. Перевод в другое структурное подразделение – даже если название должности не меняется, необходимо указать новое подразделение.
3. Перевод в другую организацию (при переводе из одной компании в другую в рамках группы компаний) – запись делается в виде «Принят в (наименование подразделения) на должность … в порядке перевода из (название организации)».
4. Временный перевод (например, командировка, замещение) – запись в трудовую книжку НЕ вносится, но оформляется отдельный приказ.

Как оформить запись: пошаговая инструкция

Шаг 1. Подготовка приказа о переводе

• Наименование приказа: «Приказ № ___ от «__» ______ 2026 г. о переводе (перемещении) работника Ф.И.О. на должность …».
• Указываются:
  • Ф.И.О. работника, дата рождения, табельный номер;
  • Текущая должность и подразделение;
  • Новая должность и подразделение (если меняется);
  • Дата вступления в силу;
  • Основание (например, реорганизация, повышение квалификации, оптимизация).
• Приказ подписывается руководителем организации (директор, генеральный директор) и заверяется печатью.

Шаг 2. Заполнение полей трудовой книжки

Запись вносятся в раздел «Сведения о работе», в графы 3‑4 (для бумажной книги) или в электронный аналог.

Шаг 3; Подпись и печать

Запись подписывается руководителем организации (или уполномоченным лицом) и ставится печать. При необходимости работнику ставится подпись в графе «Подпись работника» (обычно в случае согласия).

Шаг 4. Сдача копии работнику

Работнику выдается копия приказа о переводе и (при желании) копия заполненной страницы трудовой книжки.

Образец записи в трудовой книжке

Ниже – типовой пример записи о переводе на другую должность в пределах того же подразделения и пример записи при переводе в другое подразделение.

Перевод на другую должность в том же подразделении

 № 45 от «01» августа 2026 г. Инженер‑технолог (не меняется) Перевод в связи с повышением квалификации

Перевод на другую должность в другое подразделение

 № 78 от «10» сентября 2026 г. Руководитель отдела продаж Отдел «Региональные продажи» Перевод в порядке реорганизации

Перевод в другую организацию (внутри группы компаний)

 № 102 от «18» октября 2026 г. Директор филиала Филиал «Северный» (ООО «Компания‑А») Перевод из ООО «Компания‑Б»

Частые ошибки при внесении записи

• Отсутствие номера и даты приказа. Инспекция труда рассматривает запись как недействительную.
• Неуказание нового подразделения. При переводе в другое подразделение запись считается неполной.
• Запись сделана позже установленного срока (5 рабочих дней). Возможны штрафы для работодателя.
• Запись временного перевода. Временные назначения (замещение, командировка) в книжку вносить нельзя.
• Дублирование сведений. Не следует повторять старую должность в графе 3, если она не меняется – указывают только новую.

Вопросы и ответы (FAQ)

Вопрос 1. Нужно ли указывать в записи название отдела, если должность не меняется?

Да. По разъяснению Роструда, при переводе в другое подразделение запись должна содержать название нового структурного подразделения, даже если название должности осталось прежним.

Вопрос 2. Как оформить перевод, если сотрудник находится в испытательном сроке?

Перевод в этом случае оформляется тем же порядком – приказ и запись в книжку. Испытательный срок может быть продлён или переустановлен, но это отдельный пункт приказа.

Вопрос 3. Можно ли вносить запись в электронную трудовую книжку самостоятельно?

Нет. Запись в электронную трудовую книжку (ЭТК) также производится на основании приказа работодателя, но вводит её уполномоченный оператор через портал Госуслуг.

Вопрос 4. Что делать, если в книжке уже есть ошибка?

Необходимо оформить запись об исправлении в соответствии с пунктом 9 Положения о ведении трудовых книжек: указать, какая запись исправлена, дату исправления, подпись и печать работодателя. При необходимости – предоставить справку в Пенсионный фонд.

Запись в трудовой книжке при переводе на другую должность – обязательный элемент кадрового документооборота. Правильное оформление гарантирует:

• Корректный учёт трудового стажа;
• Отсутствие проблем при расчёте пенсии и социальных выплат;
• Отсутствие штрафов и претензий со стороны инспекции труда.

Следуйте рекомендациям, используйте образцы приказов и записей, проверяйте каждую запись на полноту и своевременность. При сомнениях – консультируйтесь с юристом или специалистом по кадрам.

Дата актуализации статьи:  г.