Вопросы ведения трудовых книжек всегда вызывают множество споров среди кадровиков и бухгалтеров. Одна из самых частых проблем, временный перевод сотрудника на другую должность или в другое подразделение. Нужно ли фиксировать этот факт в трудовой книжке? Как быть, если временный перевод становится постоянным? В этой статье мы подробно разберем все нюансы оформления записей, опираясь на действующее трудовое законодательство и Порядок ведения трудовых книжек.

Общие правила: вносится ли запись о временном переводе?

Согласно трудовому законодательству Российской Федерации, перевод как кадровое мероприятие бывает двух видов: постоянный и временный. И именно от этого зависит необходимость внесения записи в основной документ работника о стаже.

Главное правило, которое нужно запомнить: запись о временном переводе в трудовую книжку вносить не нужно. Это касается абсолютно всех ситуаций, независимо от того:

• Переведен ли сотрудник на другую должность (например, с кассира на бухгалтера);
• Переведен ли сотрудник в другое структурное подразделение (другой отдел, филиал);
• Какова причина перевода (замещение временно отсутствующего сотрудника, производственная необходимость и т.д.).

Почему запись не делается?

В трудовую книжку работника вносятся записи только о постоянных переводах на другую работу. Это подтверждается многочисленными разъяснениями ведомств и экспертных порталов. Например, если работница, принятая на должность кассира, временно переводится на должность бухгалтера для замещения отсутствующего коллеги, запись о работе бухгалтером в ее трудовую книжку не попадает. Любые другие записи (включая временные переводы, выговоры, замечания) вносить запрещено.

Когда запись о переводе обязательна?

В отличие от временного, перевод на другую постоянную работу у текущего работодателя подлежит обязательному отражению в трудовой книжке. В этом случае кадровик делает соответствующую запись в разделе «Сведения о работе».

Превращение временного перевода в постоянный

На практике часто встречается ситуация: сотрудник переведен временно, но по истечении определенного времени стороны договорились (или возникли обстоятельства), что перевод становится постоянным. Как быть в этом случае?

Пунктом 10 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда России от № 320н, установлены четкие правила для такого случая. Если временный перевод признается постоянным, в трудовую книжку вносится запись по общим правилам, но с важными нюансами.

Как заполнить графы при признании временного перевода постоянным?

При оформлении записи необходимо руководствоваться следующим алгоритмом:

1. Графа 1: Ставится порядковый номер записи (следующий за последним номером в трудовой книжке).
2. Графа 2: Указывается дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом. Это очень важный момент — дата ставится не та, когда перевод стал постоянным, а та, когда сотрудник фактически приступил к новой работе в рамках временного перевода!
3. Графа 3: Указывается наименование структурного подразделения (если оно менялось), должность (профессия, специальность, квалификация), на которую переведен работник. Запись формулируется так, чтобы было понятно, что работа стала основной.
4. Графа 4: Указывается дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого внесена запись. Здесь возникает вопрос: какой приказ указывать?

Какой приказ указывать в графе 4?

Если временный перевод стал постоянным, в графе 4 трудовой книжки указывается реквизиты приказа (распоряжения) работодателя, которым этот перевод был признан постоянным. То есть, если изначально был приказ о временном переводе, а позже издан приказ о признании его постоянным, в трудовую книжку вносится именно второй приказ.

Особенности перехода работы по совместительству в основную

Схожая логика применяется и в другой ситуации. Если сотрудник работал по совместительству (например, главбухом), а затем эта работа стала для него основной, делается соответствующая запись.

Если запись о совместительстве уже была внесена в трудовую книжку ранее, то в графе 2 указывается дата, когда сотрудник приступил к основной работе, а в графе 3 делается отметка: «Работа по совместительству на должности главбуха стала основной».

Резюме

Ведение трудовых книжек требует строгого соблюдения Порядка № 320н. Запомните три главных постулата:

• Временный перевод — не фиксируется в трудовой книжке.
• Постоянный перевод, обязательно фиксируется.
• Если временный перевод стал постоянным — запись вносится, при этом датой начала работы указывается дата фактического начала временного перевода, а в графе 4 отражается приказ о признании перевода постоянным.

Соблюдение этих правил позволит избежать ошибок в кадровом учете и претензий со стороны проверяющих органов.