Перевод сотрудника на должность генерального директора — это один из самых ответственных кадровых процессов․ Он требует не только соблюдения норм трудового законодательства, но и учета корпоративного права, так как генеральный директор являеться одновременно и работником, и единоличным исполнительным органом организации․
В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить перевод, какие документы подготовить и какую именно формулировку внести в трудовую книжку, чтобы избежать штрафов и юридических рисков․
Особенности статуса генерального директора
Прежде чем вносить запись, важно понимать юридическую природу должности․ Генеральный директор:
- Является работником организации (на него распространяется Трудовой кодекс РФ)․
- Является органом управления (действует от имени общества без доверенности)․
- Назначается или избирается решением общего собрания участников (акционеров) или решением единственного учредителя․
Именно поэтому основанием для записи в трудовой книжке при приеме или переводе на эту должность служит не просто приказ по организации, а решение собственников бизнеса (протокол общего собрания или решение единственного участника)․
Алгоритм оформления перевода на должность гендиректора
Процесс перевода действующего сотрудника (или внешнего совместителя) на должность генерального директора состоит из нескольких обязательных этапов:
Принятие решения собственниками․ Проводится общее собрание участников (акционеров) или оформляется решение единственного учредителя о назначении конкретного лица на должность генерального директора․
Оформление дополнительного соглашения․ Поскольку меняется трудовая функция, необходимо подписать дополнительное соглашение к трудовому договору с работником․ В нем прописываются новые условия: должность, оклад, режим работы․
Издание приказа․ На основании решения собственников и подписанного допсоглашения издается приказ о переводе работника на должность генерального директора․
Внесение записи в трудовую книжку․ Запись делается в разделе «Сведения о работе»․
Отчетность․ Подача формы ЕФС-1 (подраздел 1․1) в Социальный фонд России с указанием кадрового мероприятия «ПЕРЕВОД»․
> Важно: Если генеральный директор переводится с совместительства на основное место работы (или наоборот), процедура также требует издания отдельного приказа и внесения соответствующей записи․
Правила заполнения трудовой книжки при переводе
Запись в трудовой книжке генерального директора вносится по общим правилам, установленным Постановлением Правительства РФ № 225 и инструкциями Минтруда․ Однако есть нюансы в формулировках и указании оснований․
Структура записи
Запись должна содержать следующие элементы:
- Графа 3 (Сведения о работе): Указывается факт перевода и новая должность․
- Графа 4 (Основание): Указываються реквизиты документа-основания․
Нюансы формулировок
Существует два основных подхода к формулировке записи, и выбор зависит от ситуации:
При переводе внутри организации: Используется формулировка «Переведен на должность․․․»․
При назначении в вновь созданной организации или первом назначении: Часто используется формулировка «Назначен на должность․․․» или «Вступил в должность․․․»․
Однако, согласно сложившейся практике и рекомендациям Роструда, при переводе действующего сотрудника наиболее корректной является фраза: «Переведен на должность генерального директора»․
Что указывать в графе «Основание» (Графа 4)
Это критически важный момент․ В отличие от обычных сотрудников, где указывается только приказ по организации, для генерального директора в графу 4 необходимо вписать реквизиты двух документов:
Решения собственников (Протокол общего собрания или Решение единственного участника)․
Приказа по организации о переводе/назначении․
Образцы записей в трудовой книжке
Ниже приведены примеры правильного заполнения граф трудовой книжки для различных ситуаций․
Ситуация 1: Перевод действующего сотрудника на должность генерального директора
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
| :— | :— | :— | :— |
| ․․․ | ․․․ | ․․․ | ․․․ |
| 15 | | Переведен на должность генерального директора․ | Решение единственного участника ООО «Вектор» № 1 от ; приказ от № 45-к |
Обратите внимание: сначала указываются реквизиты решения собственника, затем приказа․
Ситуация 2: Перевод с совместительства на основную работу с одновременным назначением директором
Если сотрудник уже работал в компании по совместительству и его переводят на основную работу с повышением до гендиректора, запись может выглядеть так:
| № записи | Дата | Сведения о работе․․․ | Основание |
| :— | :— | :— | :— |
| 10 | | Работа по совместительству прекращена, переведен на основную работу на должность генерального директора․ | Протокол общего собрания акционеров АО «Старт» № 5 от ; приказ от № 12/к |
Ситуация 3: Назначение директора в вновь созданной организации
| № записи | Дата | Сведения о работе․․․ | Основание |
| :— | :— | :— | :— |
| 1 | | Принят на должность генерального директора․ | Решение учредителя ООО «Новатор» № 1 от ; приказ от № 1-к |
Типичные ошибки и как их избежать
При оформлении перевода на высшую руководящую должность кадровики часто допускают следующие ошибки:
- Отсутствие решения собственников․ В графу 4 вписывают только приказ по организации․ Это неверно, так как директор не может сам себя назначить приказом; легитимность его полномочий исходит от владельцев бизнеса․
- Неверная формулировка должности․ Должность в трудовой книжке должна строго соответствовать учредительным документам (Уставу) и решению о назначении․ Если в Уставе «Генеральный директор», нельзя писать просто «Директор» или «Руководитель»․
- Игнорирование перевода с совместительства․ Если человек работал внешним совместителем и стал основным директором, обязательно нужно сделать запись о прекращении совместительства и приеме (или переводе) на основную работу, сдав соответствующий отчет ЕФС-1․
- Отсутствие подписи работника․ После внесения записи работник должен ознакомиться с ней и заверить свою подпись в личной карточке (форма Т-2) и, при ведении бумажной трудовой, в самой книжке (хотя с 2020 года подпись работника в бумажной трудовой при приеме/переводе/увольнении не требуется, заверение записи в личном деле остается обязательным)․
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2020 года все сведения о трудовой деятельности передаются в Социальный фонд России (СФР)․ При переводе сотрудника на должность генерального директора работодатель обязан:
Сформировать отчет ЕФС-1 (подраздел 1․1)․
Указать код мероприятия: ПЕРЕВОД․
В поле «Должность» указать полное наименование согласно штатному расписанию и Уставу․
Отправить отчет не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о переводе․
Правильное оформление записи в трудовой книжке о переводе на должность генерального директора — это гарантия юридической чистоты полномочий руководителя и защита интересов компании․ Ключевые моменты, о которых нельзя забывать: наличие решения собственников, корректная формулировка в графе 3, указание обоих документов (решения и приказа) в графе 4 и своевременная отчетность в СФР․
Соблюдение этих правил позволит избежать претензий со стороны трудовой инспекции и проблем при проверке контрагентами или банками․