Переименование организации — это изменение ее наименования без изменения организационно-правовой формы и юридического лица. Для сотрудника это событие не должно нести негативных последствий: трудовой стаж не прерывается, условия договора сохраняются. Однако для отдела кадров и самого работника крайне важно грамотно отразить этот факт в трудовой книжке. Ошибки в записях могут создать проблемы при подтверждении стажа для пенсии или при устройстве на новую работу.
В данной статье мы подробно разберем, как правильно внести запись о переименовании, какие документы для этого нужны и чего делать категорически нельзя.
Нормативная база
Порядок ведения трудовых книжек регулируется Трудовым кодексом РФ и Правилами ведения и хранения трудовых книжек. Согласно законодательству, при переименовании организации запись в трудовую книжку вносится, но она не нумеруется и дата в графе 3 не ставится. Это ключевое отличие от записей о приеме на работу или увольнении.
Необходимые документы
Прежде чем делать запись в трудовой книжке, работодатель должен подготовить пакет документов, подтверждающих факт переименования:
- Решение учредителей или протокол общего собрания о переименовании;
- Изменения, внесенные в Устав организации;
- Лист записи ЕГРЮЛ (Единый государственный реестр юридических лиц), выданный налоговой инспекцией;
- Приказ руководителя организации об изменении наименования.
Именно на основании этих документов кадровая служба имеет право вносить изменения.
Пошаговая инструкция: как сделать запись
Запись о переименовании вносится в раздел «Сведения о работе». Важно соблюдать последовательность действий и заполнение граф.
Шаг 1. Заполнение граф 1 и 2
Графы 1 (№ записи) и 2 (Дата) в этом случае остаются пустыми. Нумерация записей не ведется, дата переименования не указывается, так как это не событие, связанное с конкретным днем работы сотрудника.
Шаг 2. Заполнение графы 3
В графе 3 делается следующая запись (пример):
Организация «Старое Название» переименована в «Новое Название».
Или, если требуется более формальный стиль:
Общество с ограниченной ответственностью «Вектор» переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Горизонт».
Запись должна полностью соответствовать наименованию, указанному в Листе записи ЕГРЮЛ.
Шаг 3. Заполнение графы 4
В графе 4 указывается документ, на основании которого внесена запись. Здесь пишется:
- Вид документа (например, «Приказ» или «Протокол»);
- Дата и номер документа;
- Название организации-работодателя (уже новое).
Пример: Приказ от № 45-к ООО «Горизонт».
Типичные ошибки, которых следует избегать
Чтобы запись считалась правильной и не требовала исправлений, избегайте следующих ошибок:
- Нумерация записи. Многие по ошибке ставят номер записи в графе 1. Это неверно. Графа должна быть пустой.
- Указание даты в графе 2. Дата переименования в эту графу не вносится.
- Сокращения. Не допускается использование сокращений в наименовании организации. Пишите полное название, как в уставе.
- Запись об увольнении и приеме. При переименовании сотрудника не увольняют и не принимают
Что делать, если ошибка уже допущена?
Если кадровик ошибся (например, поставил номер записи или неверно написал название), такую запись нельзя просто зачеркнуть. Необходимо:
- Признать запись недействительной (внести новую запись с номером, указав, что предыдущая запись под таким-то номером недействительна);
- Внести правильную запись о переименовании заново, соблюдая все правила (без номера и даты).
Правильное внесение записи о переименовании организации — это гарантия юридической чистоты трудового стажа сотрудника. Главное правило: запись вносится, но не нумеруется и не датируется в соответствующих графах. Внимательность к деталям и проверка документов перед внесением записи помогут избежать бюрократических проблем в будущем.
Помните: трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности, и аккуратность её ведения обязательна для обеих сторон трудовых отношений.