Перевод сотрудника на другое основное место работы – это изменение условий трудового договора, которое должно быть оформлено в соответствии с трудовым законодательством и отражено в трудовой книжке. Ниже представлен пошаговый алгоритм, образцы записей и рекомендации по избежанию типичных ошибок.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 72 (перевод на другую работу), ст. 66 (ведение трудовых книжек).
- Постановление Минтруда России от № 69 – порядок ведения трудовых книжек и внесения в них записей.
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 69).
Подготовка документов
Перед внесением записи необходимо оформить следующие документы:
- Согласие работника на перевод (письменное заявление).
- Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе на другое основное место работы.
- Приказ о переводе (форма Т-5 или иная, утверждённая внутренними локальными актами организации).
- Трудовая книжка работника (если она ведётся в бумажном виде).
Порядок внесения записи
- Определите номер строки – запись делается в первой свободной строке раздела «Сведения о работе».
- Заполните колонку «Дата» – указывается дата издания приказа о переводе (формат ДД.ММ.ГГГГ).
- Заполните колонку «Номер» – порядковый номер записи в трудовой книжке (например, 01, 02 и т.д.).
- Заполните колонку «Сведения о работе» – здесь указывается информация о новом основном месте работы:
Пример записи
Дата Номер Сведения о работе 05 Переведен с должности инженер‑программист отдела разработки ООО «ТехноСервис» на должность ведущий инженер‑программист отдела инноваций ООО «ТехноСервис» (основное место работы) в соответствии с приказом № 123‑к от .
Важно соблюдать следующие правила оформления:
- Текст записи пишется полными предложениями, без сокращений, кроме общепринятых (например, «г.», «ул.»).
- Название организации указывается полностью (как в учредительных документах).
- Указывается точное наименование должности (как в трудовом договоре и приказе).
- После названия должности в скобках указывается, что это основное место работы (если перевод осуществляется на другое основное место).
- В конце записи обязательно указывается номер и дата приказа о переводе.
Особенности электронного ведения трудовых книжек
С 2021 года ведение трудовых книжек возможно в электронном виде через систему СЗВ‑ТД. При переводе на основное место работы:
- В личном кабинете работодателя формируется электронный документ «Перевод на другое основное место работы» (тип документа – «Перевод»).
- После подписания документа электронной подписью система автоматически формирует запись в электронной трудовой книжке работника.
- Работник получает уведомление в личном кабинете на портале «Госуслуги» и может ознакомиться с записью;
Если организация ведёт трудовые книжки в бумажном виде, электронный документ служит лишь основанием для внесения записи в бумажную книжку.
Типичные ошибки и как их избежать
- Отсутствие ссылки на приказ – всегда указывайте номер и дату приказа о переводе.
- Неправильное указание места работы – если перевод осуществляется внутри одной организации, но в другое подразделение, всё равно указывайте, что это основное место работы (если иное не предусмотрено трудовым договором).
- Сокращения названий организаций – пишите полное наименование, иначе запись может быть признана недействительной.
- Отсутствие согласия работника – без письменного согласия перевод считается незаконным, а запись в трудовой книжке будет ошибочной.
- Несоблюдение хронологии – записи должны идти строго по датам; нельзя вносить запись о переводе с датой, предшествующей предыдущей записи.
Проверка после внесения записи
- Сверьте запись с текстом приказа и дополнительным соглашением.
- Убедитесь, что в трудовой книжке нет пустых строк между записями (если они есть, их следует заполнить прочерком или оставить пустыми в соответствии с внутренними инструкциями).
- Попросите работника подписаться рядом с записью (подпись работника подтверждает ознакомление с внесёнными сведениями).
- Поставьте свою подпись (уполномоченного лица) и печать организации (если требуется внутренними нормативными актами).
Правильное внесение записи в трудовую книжку о переводе на основное место работы требует соблюдения формальностей, наличия необходимых документов и внимательного отношения к деталям. Следуя представленному алгоритму, вы minimизируете риск возникновения споров с работниками и контролирующими органами, а также обеспечите достоверность трудовой стажа сотрудника.
Если у вас остались вопросы по конкретным ситуациям (например, перевод совместителя, перевод на удалённую работу или перевод с сохранением прежнего места работы), рекомендуется обратиться к внутреннему регламенту организации или получить консультацию юриста по трудовому праву.