Перевод сотрудника на другую должность – одна из наиболее распространённых кадровых процедур. Однако не всегда такой перевод сопровождается записью в трудовой книжке. В данной статье подробно рассмотрим, когда запись не требуется, как правильно оформить перевод согласно ТК РФ и какие действия предпринять, если запись всё‑же понадобилась.
Нормативная база
Основным источником регулирования переводов является Трудовой кодекс РФ:
- Статья 72.1 – определяет понятие «перевод на другую работу» и различает постоянный и временный перевод;
- Статья 72 – регулирует изменение условий трудового договора (в т.ч. перевод по инициативе работодателя или работника);
- Статья 57 – устанавливает порядок внесения записей в трудовую книжку.
Кроме того, важны разъяснения органов исполнительной власти и судебной практики (КонсультантПлюс, Гарант, письма Минтруда).
Виды переводов
По ТК РФ выделяют два основных вида:
- Постоянный перевод – сотрудник переводится на другую должность на неопределённый срок (или до следующего перевода/увольнения). В этом случае запись в трудовой книжке обязательна.
- Временный перевод – сотрудник исполняет обязанности другой должности на определённый срок (обычно не более года), после которого возвращается на прежнюю должность. При временном переводе запись в трудовой книжке не вносится, если иное не предусмотрено трудовым договором.
Также возможен перевод по инициативе работника (заявление о переводе) и по инициативе работодателя (приказ о переводе).
Когда запись в трудовой книжке не требуется
Согласно разъяснениям КонсультантПлюс и практике кадровых служб, запись отсутствует в следующих ситуациях:
- Временный перевод на срок до одного месяца (ст. 72.1 ТК РФ) – дополнительное соглашение не заключается, запись не вносится;
- Временный перевод на срок более одного месяца, но с оформлением дополнительного соглашения к трудовому договору – запись всё равно не делается, если перевод носит временный характер;
- Перевод внутри одного структурного подразделения (например, из одного отдела в другой, но без изменения функционала, предусмотренного трудовой договором) – если в договоре не указано конкретное подразделение, запись не требуется;
- Перевод на должность, которая уже указана в трудовом договоре как возможная (например, «менеджер отдела взаиморасчетов / бухгалтер») – при переходе на такую должность запись не вносится.
Важно: если перевод носит постоянный характер или предусматривает изменение квалификации, уровня оплаты труда, режима работы – запись в трудовую книжку обязательна.
Как оформить перевод без записи в трудовой книжке
Процедура оформления зависит от инициатора и срока перевода.
Временный перевод по инициативе работодателя
- Издаётся приказ о переводе (форма Т-5 или произвольная форма, но с обязательными реквизитами: наименование организации, дата, номер, основание, ФИО сотрудника, текущая и новая должность, срок перевода).
- Приказ доводится до сведения сотрудника под роспись (или вручается уведомление).
- Если срок перевода превышает один месяц, заключается дополнительное соглашение к трудовому договору (указывается срок, условия оплаты, режим работы).
- Запись в трудовую книжку не вносится.
Перевод по инициативе работника
- Сотрудник подаёт заявление о переводе (в свободной форме, с указанием желаемой должности, подразделения, срока, если перевод временный).
- Работодатель рассматривает заявление и, если согласен, издаёт приказ о переводе.
- При необходимости оформляется дополнительное соглашение (для временного перевода >1 месяца).
- Запись в трудовую книжку не делается, если перевод временный.
Оформление документов (образцы)
Ниже приведены типовые формулировки, которые можно адаптировать под свою организацию.
Приказ о переводе (временный)
ПРИКАЗ № 123‑отд г. Москва 23 мая 2026 г. О переводе сотрудника На основании заявления Иванова И.И. от и в соответствии со ст. 72.1 ТК РФ ПРИКАЗЫВАЮ: Перевести Иванова И.И., работающего в должности менеджера отдела взаиморасчетов, на должность бухгалтера того же отдела с по (включительно). Установить, что по истечении указанного срока сотрудник возвращается на прежнюю должность без изменения условий трудового договора. Ознакомить сотрудника с настоящим приказом под роспись. Кадровой службе обеспечить хранение приказа в личном деле сотрудника. Директор ______________ /Петров П.П./
Дополнительное соглашение к трудовому договору (временный перевод >1 месяца)
ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 45 к трудовому договору № 789 от г. Москва 20 мая 2026 г. ООО «Пример» в лице генерального директора Петрова П.П., действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Работодатель», и Иванов Иван Иванович, паспорт …, именуемое в дальнейшем «Работник», согласились о следующем: С по Работник переводится на должность бухгалтера отдела взаиморасчетов с сохранением средней заработной платы в размере 80 000 руб. По истечении указанного срока Работник возвращается на прежнюю должность менеджера отдела взаиморасчетов без изменения условий трудового договора. Все остальные условия трудового договора остаются неизменными. Подписи: Работодатель ______________ Работник ______________
Заявление о переводе (по инициативе работника)
Заявление Я, Иванов Иван Иванович, работающий в должности менеджера отдела взаиморасчетов, прошу перевести меня на должность бухгалтера того же отдела с по (временный перевод) в связи с желанием приобрести опыт работы в бухгалтерии. Прошу рассмотреть моё заявление и издать соответствующий приказ.
Что делать, если запись в трудовой книжке отсутствует, но она нужна
Ситуации, когда запись всё‑же требуется (например, сотрудник уволен, а новая должность считается постоянной), требуют корректировки:
- Определить, был ли перевод фактически постоянным (срок >1 года, изменение оплаты, функции и т.д.).
- Если перевод признан постоянным, оформить запись о переводе в трудовой книжке задним числом (согласно ст. 66 ТК РФ – исправление ошибок).
- Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (графы 3‑4):
Дата – дата вступления в должность;
Наименование организации – как в трудовой книжке;
Должность, род работы» – новая должность;
Основание» – номер и дата приказа о переводе. - Подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печать организации.
- Сделать отметку в личном деле сотрудника о внесении исправления.
Пример записи:
2026 г. 01.06 ООO «Пример» Бухгалтер Приказ № 123‑отд от
Если же перевод был временным и запись ошибочно внесена, её следует аннулировать (зачеркнуть, написать «Недействительно», указать дату и основание – приказ об отмене записи).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Нужно ли уведомлять службу занятости о временном переводе?
- Нет. Уведомление требуется только при увольнении или при постоянном переводе в другую организацию.
- Можно ли оформить временный перевод без согласия работника?
- Да, если перевод не превышает одного месяца и не ухудшает условия труда (ст. 72.1 ТК РФ). При сроке более месяца согласие работника обязательно.
- Нужно ли вносить изменения в штатное расписание при временном переводе?
- Изменения в штатное расписание не требуются, если перевод носит временный характер и не предусматривает создания новой единицы штата.
- Какой срок считается «временным» переводом?
- Законодательно не ограничен, но на практике срок до 12 месяцев считается разумным. При более длительном периоде перевод обычно признаётся постоянным.
- Нужно ли платить компенсацию за временный перевод?
- Компенсация выплачивается только если перевод сопровождается ухудшением условий труда (например, понижение зарплаты, изменение графика без согласия). При равных условиях компенсация не предусмотрена.
Перевод на другую должность без записи в трудовой книжке – законная и часто используемая практика, особенно при временных перемещениях сотрудников внутри организации. Ключевые моменты, которые следует помнить:
- Определить характер перевода (постоянный/временный) – от этого зависит необходимость записи.
- Соблюсти процедуру оформления: приказ, согласие работника (если требуется), дополнительное соглашение при сроке >1 месяца.
- В случае ошибки – своевременно исправить запись в трудовой книжке или аннулировать неверную запись, следуя установленному порядку.
- Хранить все документы (приказы, соглашения, заявления) в личном деле сотрудника не менее 50 лет после увольнения (в соответствии с требованиями к хранению кадровых документов).
Следуя этим рекомендациям, кадровая служба сможет избежать штрафов и споров с работниками, а сотрудники получат чёткое и прозрачное оформление своих служебных перемещений.
Статья актуальна на май 2026 года и основана на действующем Трудовом кодексе РФ, разъяснениях КонсультантПлюс и практике кадровых служб.