Перевод сотрудника на другую должность или в другое подразделение — это распространенная кадровая процедура, которая требует строгого соблюдения трудового законодательства. Одним из ключевых этапов такого перевода является правильное внесение записи в трудовую книжку работника. В этой статье мы подробно разберем, как именно это нужно делать, на что обратить внимание и приведем наглядные образцы.
Главное правило: постоянный или временный перевод?
Самое важное, что нужно запомнить: в трудовую книжку вносится запись только о постоянном переводе. Это требование прямо вытекает из трудового законодательства и пункта 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.
- Постоянный перевод — обязательно отражается в трудовой книжке.
- Временный перевод — запись в трудовую книжку не вноситься.
Когда временный перевод становится постоянным?
Согласно части 1 статьи 72.2 Трудового кодекса РФ, если по окончании срока временного перевода сотруднику не предоставлена прежняя работа и он продолжает работать на новой должности, условие о временном характере перевода утрачивает силу. Перевод считается постоянным. Именно с этого момента в трудовую книжку необходимо внести соответствующую запись.
Нормативная база
При внесении записей в трудовую книжку необходимо руководствоваться:
- Трудовым кодексом Российской Федерации (в частности, ст. 72.2 ТК РФ).
- Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным приказом Минтруда России от № 320н.
Вносимые записи должны строго соответствовать формулировкам приказа (распоряжения) работодателя (ч. 3 п. 26 Инструкции, ч. 3 п. 33 Порядка).
Пошаговое заполнение раздела «Сведения о работе»
Запись о переводе вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки. В этом разделе таблица содержит 4 графы. Разберем, как заполнять каждую из них:
Графа 1: Номер записи
Указывается порядковый номер записи, следующий за последней имеющейся в трудовой книжке.
Графа 2: Дата перевода
Указывается дата, с которой сотрудник фактически приступил к работе на новой должности (в формате ДД.ММ.ГГГГ).
Графа 3: Сведения о переводе
Здесь указывается, куда именно переведен работник. Формулировка должна отражать суть приказа. Если перевод осуществляется в другое подразделение или местность, это обязательно нужно указать.
Графа 4: Основание (приказ)
Указываются реквизиты приказа (распоряжения) работодателя: наименование документа (приказ), дата его издания и номер.
Образцы записей в трудовую книжку
Ниже приведены примеры того, как правильно формулировать записи в Графе 3 в зависимости от различных ситуаций.
Пример 1: Постоянный перевод на другую должность в том же подразделении
В графе 3: «Переведен на должность старшего инженера».
В графе 4: «Приказ от № 4-к».
Пример 2: Постоянный перевод в другое структурное подразделение
В графе 3: «Переведен в отдел маркетинга на должность руководителя проектов».
В графе 4: «Приказ от № 12-к».
Пример 3: Перевод вместе с работодателем в другую местность
В графе 3: «Переведен в связи с перемещением работодателя в г. Санкт-Петербург на должность менеджера».
В графе 4: «Приказ от № 8-к».
Пример 4: Оформление временного перевода, ставшего постоянным
В графе 3: «Переведен на должность начальника отдела продаж (временный перевод утратил силу, перевод стал постоянным)».
В графе 4: «Приказ от № 15-к».
Визуальный образец заполнения таблицы
Для наглядности представим, как будет выглядеть заполненный раздел «Сведения о работе» при переводе сотрудника в другое подразделение (на примере Примера 2).
Сведения о работе
…предыдущие записи…
10 | 20 02 2026 | Переведен в отдел маркетинга на должность руководителя проектов | Приказ от № 12-к
Частые ошибки и важные нюансы
- Несоответствие приказу: Формулировка в трудовой книжке должна дословно совпадать с формулировкой приказа о переводе. Творчество и самостоятельная перефразировка кадровика здесь недопустимы.
- Внесение записи о временном переводе: Если вы по ошибке внесли запись о временном переводе, ее придется признавать недействительной в установленном порядке.
- Отказ работника от перевода: Если работник отказывается от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, это может привести к увольнению (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). В трудовой книжке в таком случае делается запись об увольнении, а не о переводе.
- Исправление ошибок: Если в записи о переводе допущена ошибка, зачеркивать ее нельзя. Нужно внести запись о признании данной записи недействительной, а затем внести правильную запись.
Внесение записи о переводе в трудовую книжку — процедура, не терпящая спешки и невнимательности. Главное правило — фиксируем только постоянные переводы и строго следуем тексту приказа работодателя. Соблюдение требований Приказа Минтруда № 320н и Трудового кодекса РФ позволит избежать кадровых ошибок и защитит интересы как работника, так и работодателя.