Перевод сотрудника на другую должность или в другое структурное подразделение может быть оформлен как временный или постоянный․ В трудовой книжке фиксируются только сведения о постоянных переводах, а записи о временных перемещениях вносятся лишь в случае, когда такой перевод впоследствии признаётся постоянным․ Ниже подробно рассмотрен порядок оформления, необходимые документы и образец записи в трудовой книжке․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст․ 66, ст․ 66;1, ст․ 72․2 (перевод на другую работу)․
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утв․ Приказом Минтруда России от № 732н) – п․ 10 определяет, какие сведения вносятся в трудовую книжку․
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (Минтруд, 2021) – уточняет порядок внесения записей о переводе на постоянную работу․

В чем разница между временным и постоянным переводом?

Когда временный перевод становится постоянным?

Согласно разъяснениям Минтруда и судебной практики, временный перевод признаётся постоянным, если:

1. Стороны подписали дополнительное соглашение о переводе на постоянной основе;
2. Истёк установленный срок временного перевода, а работник продолжает выполнять новые обязанности без оформления обратного перевода;
3. Издан приказ о признании временного перевода постоянным (в нём указываются реквизиты предыдущего приказа о временном переводе и основания для признания его постоянным)․

Документы, необходимые для внесения записи

• Приказ (распоряжение) о временном переводе работника;
• Приказ (распоряжение) о признании временного перевода постоянным (или дополнительное соглашение о переводе на постоянную работу);
• Трудовая книжка сотрудника (или электронная трудовая книжка, если ведётся электронно)․

Порядок внесения записи в трудовую книжку

Согласно п․ 10 Порядка ведения трудовых книжек, запись о переводе на постоянную работу вносится не позднее недели с даты издания приказа о признании перевода постоянным․ Заполняются графы раздела «Сведения о работе»:

1. Графа 1 – порядковый номер записи;
2. Графа 2 – дата фактического начала исполнения работником новых обязанностей (дата, с которой временный перевод считается постоянным);
3. Графа 3 – наименование структурного подразделения, должности (или профессии), на которую осуществлён перевод;
4. Графа 4 – реквизиты приказа (распоряжения) о временном переводе и о признании его постоянном (номер, дата)․

Образец записи

Инженер по автоматизации производства, отдел автоматизации
 Приказ № 123 от о временном переводе;
 Приказ № 145 от о признании временного перевода постоянным․

В электронной трудовой книжке запись формируется аналогичным образом в разделе «Трудовая деятельность»․

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие приказа о признании перевода постоянным․ Без такого документа запись в трудовой книжке считается неправомерной․
• Неправильная дата в графе 2․ Нужно указывать именно дату, с которой работник начал выполнять новые обязанности на постоянной основе, а не дату издания приказа․
• Смешивание временного и постоянного перевода в одной записи․ Каждый перевод оформляется отдельной строкой․
• Несвоевременное внесение записи․ Нарушение недельного срока может повлечь штрафы для организации․

Электронные трудовые книжки

С 2021 года при приёме на работу впервые оформляется электронная трудовая книжка (ЕТК)․ Однако порядок внесения записей о переводе на постоянную работу остаётся тем же: в ЕТК делается запись в разделе «Трудовая деятельность» с теми же реквизитами, что и в бумажном варианте․ Работодатель обязан обеспечить доступ сотрудника к своей ЕТК и подтвердить получение уведомления о внесении записи․

Перевод сотрудника на постоянную работу – это важное кадровое действие, требующее строгого соблюдения трудового законодательства и внутренних нормативов организации․ Ключевые моменты:

• Запись в трудовую книжку делается только после признания временного перевода постоянным;
• Необходимо оформить два приказа (о временном переводе и о его признании постоянным) и внести их реквизиты в графу 4;
• Соблюдайте срок недели для внесения записи;
• При работе с электронными трудовыми книжками порядок заполнения идентичен бумажному варианту․

Следуя этим рекомендациям, кадровик избежит штрафов, обеспечит прозрачность трудовой истории сотрудника и сохранит законность кадровых процессов в организации․