Перевод сотрудника на другую должность или в другое структурное подразделение — это стандартная кадровая процедура, которая требует внимательности и строгого соблюдения законодательства. Сотрудник может попросить о переводе сам, либо работодатель может инициировать перестановку для оптимизации рабочего процесса. Важно не запутаться в нюансах оформления, так как трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность гражданина.

В данной статье мы подробно разберем, как оформить перевод на постоянное место работы и какие записи необходимо внести в трудовую книжку в 2026 году, учитывая актуальные правила ведения электронных и бумажных документов.

Что считается переводом на постоянную работу?

Согласно Трудовому кодексу РФ, переводом считается изменение трудовой функции работника (должности, профессии) или изменение структурного подразделения, если это повлекло за собой изменение условий трудового договора.

Ключевые признаки перевода:

• Изменение должности или профессии.
• Перемещение в другое обособленное подразделение (если это указано в трудовом договоре как отдельное условие).
• Изменение размера оплаты труда или графика работы (в некоторых случаях).
• Постоянный характер изменений (в отличие от временного перевода).

> Важно: Перевод возможен только с письменного согласия сотрудника, за исключением случаев, предусмотренных законом (например, чрезвычайные ситуации).

Пошаговая инструкция по оформлению перевода

Прежде чем делать запись в трудовой книжке, необходимо правильно оформить кадровые документы. Ошибка на этом этапе сделает запись в трудовой недействительной.

Получение согласия. Если инициатором выступает работодатель, он должен направить сотруднику письменное предложение о переводе. Сотрудник выражает согласие в письменной форме (дополнительное соглашение или заявление).
Издание приказа. Работодатель издает приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу. Форма приказа может быть унифицированной (№ Т-5) или разработанной самостоятельно. Сотрудник должен ознакомиться с приказом под роспись в течение трех дней.
Подписание дополнительного соглашения. К трудовому договору обязательно подписывается дополнительное соглашение, где фиксируются новые условия труда.

Как сделать запись в трудовой книжке: правила и образцы

Трудовая книжка (будь то бумажный формат или сведения о трудовой деятельности в электронном виде) должна содержать точную информацию о переводе. Записи вносятся на основании приказа работодателя.

Основные правила внесения записей:

• Запись вносится в раздел «Сведения о работе».
• В графе 3 сначала указывается дата перевода.
• Далее пишется формулировка: «Переведен в [название отдела/цеха] на должность [название должности]».
• В графе 4 указывается номер и дата приказа, на основании которого сделана запись.

Образец записи при переводе внутри одной организации:

| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе… | Наименование, дата и номер документа |
| :— | :— | :— | :— || 1 | | Переведен в отдел маркетинга на должность старшего менеджера | Приказ от № 45-к |

Обратите внимание: при переводе внутри одной организации название организации в графе 3 повторно не пишется, если оно уже указано при приеме на работу.

Образец записи при переводе в обособленное подразделение:

Если структурное подразделение указано в трудовом договоре как место работы, то при переводе в другое подразделение (даже в том же городе) запись обязательна:

> «Переведен в филиал «Южный» г. Краснодар на должность начальника склада».

Особенности работы с электронной трудовой книжкой (ЭТК)

С 2020 года для всех впервые устраивающихся на работу оформляются только электронные трудовые книжки. Для остальных работников они ведутся параллельно с бумажными (если работник не отказался от бумажной версии).

Как подтвердить наличие ЭТК?
При приеме на работу или переводе работодатель обязан проверить сведения о трудовой деятельности сотрудника через систему Социального фонда России (СФР). Это можно сделать:

• Через портал Госуслуг (с согласия сотрудника).
• Через сервисы СФР для работодателей.
• Запросив у сотрудника выписку (форма СТД-Р или СТД-СФР).

При переводе работодатель обязан передать сведения в СФР не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о переводе. В отчете ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД) указывается код мероприятия «ПЕРЕВОД».

Частые вопросы и нюансы

Нужна ли запись при переводе дистанционного работника?

Да, перевод дистанционного работника оформляется по общим правилам: с его письменного согласия и с внесением соответствующей записи в трудовую книжку (или передачей сведений в СФР), если меняется его трудовая функция или структурное подразделение, закрепленное в договоре.

Что делать, если сотрудник увольняется с основного места работы?

В Роструде поясняют, что при увольнении с основного места работы и переходе на другую работу (в т.ч. по совместительству, ставшему основным), в трудовой книжке делается запись об увольнении и новая запись о приеме. Перевод между разными юридическими лицами оформляется как увольнение из одной организации и прием в другую, даже если собственник у них один. Запись «переведен» между разными юрлицами не делается.

С какого года оформляются только электронные книжки?

Гражданам, впервые поступающим на работу с 1 января 2020 года, трудовые книжки в бумажном виде не заводятся. Вся информация о их трудовой деятельности ведется только в электронном виде. Для тех, кто работал до 2020 года, бумажные книжки сохраняются и ведутся наравне с электронными (если работник не подал заявление о переходе только на ЭТК).

Правильное оформление перевода на постоянное место работы — это гарантия защиты прав как работодателя, так и сотрудника. Ошибки в записях трудовой книжки могут привести к проблемам при подсчете стажа, назначении пенсии или получении кредитов.
Главные выводы:

• Перевод требует письменного согласия сотрудника и издания приказа.
• Запись в трудовой книжке (бумажной или электронной) обязательна.
• Сведения в СФР нужно передать до 15 числа следующего месяца.
• При переходе между разными юридическими лицами оформляется увольнение и новый прием, а не перевод.

Соблюдение этих правил обеспечит прозрачность трудовых отношений и порядок в кадровой документации вашей организации.