Выдача заверенной копии трудовой книжки – одна из типовых кадровых процедур, которую работодатель обязан выполнять в соответствии с трудовым законодательством. Несмотря на кажущуюся простоту, оформление такого документа требует знания нормативных актов, соблюдения сроков и точного выполнения требований к отметке о заверении. Ниже представлен подробный пошаговый гид, основанный на актуальной информации из открытых источников и действующих нормативов (ст. 62 ТК РФ, ГОСТ Р 7.0.97‑2016).

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, ст. 62 – работник имеет право получить копию трудовой книжки (или выписку из неё) по своему письменному заявлению. Отказ работодателя незаконен.
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 (утверждён Приказом Росстандарта от № 2004‑ст) – содержит общие правила оформления отметки о заверении копий документов, в т.ч. трудовой книжки.
• Приказы и рекомендации Минтруда – уточняют сроки выдачи (три рабочих дня) и порядок обращения.

Важно: отдельные формы документов по трудовым книжкам (например, унифицированные бланки заявлений) отменены, поэтому заявление составляется в произвольной письменной форме.

Когда может понадобиться заверенная копия трудовой книжки

• Устройство на новую работу (подтверждение стажа и квалификации).
• Получение пособий, пенсий, социальных выплат.
• Оформление кредита, ипотеки или другой банковской операции.
• Судительные или судебные разбирательства, где требуется подтверждение трудовой деятельности.
• Личные цели (архив, genealogical research и т.д.).

Порядок действий сотрудника

1. Подготовка заявления – в произвольной форме указать:
   • ФИО сотрудника;
   • Должность и подразделение;
   • Просьба выдать заверенную копию трудовой книжки (или конкретные страницы);
   • Цель получения копии (по желанию);
   • Дата и подпись.
2. Подача заявления – передать документу отделу кадров или непосредственно руководителю. Заявление должно быть в письменном виде (можно распечатать или написать от руки).
3. Ожидание ответа – работодатель обязан выдать копию в течение трех рабочих дней с момента получения заявления.

Порядок действий работодателя

1. Приём заявления – зарегистрировать его в журнале incoming documents или в электронной системе учета.
2. Подготовка копии – сделать фотокопию или скан каждой заполненной страницы трудовой книжки. При машинном копировании следить, чтобы не появилось посторонних изображений, искажений или затемнений.
3. Прошивка копии (по желанию) – если копия состоит из нескольких листов, их можно прошить скрепкой или шнуром в левом верхнем углу, чтобы предотвратить подмену листов.
4. Нанесение отметки о заверении – согласно ГОСТ Р 7.0.97‑2016 отметка может быть размещена:
   • на каждой странице копии (в левом нижнем углу);
   • или только на последнем листе прошитой копии.
5. Выдача документа – передать заверенную копию сотруднику под расписку (или отправить заказным письмом с уведомлением о вручении).

Требования к отметке о заверении (по ГОСТ Р 7.0.97‑2016)

Отметка о заверении копии трудовой книжки состоит из следующих элементов:

• Надпись – «Копия верна» либо «Верно» (оба варианта допустимы). Надпись размещается слева внизу листа.
• Наименование организации – полное название работодателя (как в учредительных документах).
• Должность лица, заверяющего копию – например, «начальник отдела кадров», «директор по персоналу» и т.п.
• Подпись – собственноручная подпись уполномоченного сотрудника.
• Дата заверения – день, месяц, год (можно прописью или цифрами).
• Печать организации (при наличии) – ставится под подписью или в правом нижнем углу, если в документе нет места для печати.

Пример оформления отметки (в левом нижнем углу):

Копия верна
ООО «Пример»
Начальник отдела кадров
Иванов И.И.
«23» мая 2026 г.
(печать)

Если отметка ставится только на последнем листе прошитой копии, все перечисленные элементы размещаются там же.

Образец заверенной копии трудовой книжки

Ниже представлен типовой макет первой страницы копии трудовой книжки с отметкой о заверении. Для наглядности используем условные данные.

При необходимости копировать каждую страницу трудовой книжки, отметка повторяется на каждом листе в левом нижнем углу.

Сроки и ответственность

• Срок выдачи – три рабочих дня с момента получения письменного заявления (ст. 62 ТК РФ). Нарушение срока может повлечь административную ответственность работодателя (штраф по ст. 5.27 КоАП РФ).
• Отказ в выдаче – незаконен. Сотрудник имеет право обратиться в трудовую инспекцию или суд для восстановления права.
• Неправильное оформление отметки – может привести к признанию копии недействительной в банках, государственных органах и судах, что создаст дополнительные риски для сотрудника и работодателя.

Полезные рекомендации для HR‑службы

1. Создайте шаблон заявления о выдаче заверенной копии трудовой книжки и разместите его на внутреннем портале компании.
2. Ведите журнал учета заявлений с указанием даты получения, даты выдачи и ответственного лица.
3. Обучите сотрудников отдела кадров правилам нанесения отметки о заверении согласно ГОСТ Р 7.0.97‑2016 (можно провести краткий инструктаж).
4. При использовании электронного документооборота сохраняйте скан‑копию заверенной трудовой книжки в системе с отметкой о заверении в виде электронной подписи или цифрового штампа, если это допускается внутренними регламентами.
5. Регулярно проверяйте актуальность нормативных актов (изменения в ТК РФ, новые версии ГОСТ).

Заверение копии трудовой книжки – процедура, регламентированная трудовым законодательством и стандартами ГОСТ. Соблюдение установленного порядка (письменное заявление сотрудника, трехдневный срок, корректная отметка о заверении) обеспечивает защиту прав работника и минимизирует риски для работодателя. Следуя представленным рекомендациям и используя приведённые образцы, кадровая служба сможет оформлять копии трудовой книжки быстро, качественно и в полном соответствии с требованиями закона.