Перевод сотрудника на другую должность, отдел или организацию – одна из самых частых процедур в кадровой деятельности. Чтобы оформить её правильно, необходимо составить заявление работника о переходе и внести соответствующую запись в трудовую книжку (бумажную или электронную). Ниже представлена подробная инструкция, требования законодательства и готовый образец заявления, который можно использовать сразу.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, ст. 71, 71.1, 72 – порядок перевода работников.
• Постановление Госкомстата России от № 1 «Об утверждении формы и содержания трудовой книжки».
• Приказ Минтруда России № Т‑5 (и Т‑5а) – «Об образце приказа о переводе работника».
• Положение о порядке ведения электронных трудовых книжек (2022‑2023 гг.).

Все эти документы предписывают, что перевод фиксируется в трудовой книжке записью, а в случае перехода на электронную форму – в системе ЕФС‑1.

Когда требуется заявление?

Заявление необходимо, если:

1. Работник переводится по собственному желанию в другую должность/отдел/организацию.
2. Перевод оформляется по инициативе работодателя, но сотрудник согласен на него – в этом случае заявление может быть не обязательным, однако часто всё равно составляется для документального оформления.

Заявление служит основанием для:

• подготовки приказа о переводе;
• внесения записи в трудовую книжку;
• обновления данных в системе ЕФС‑1 (при переходе на электронную форму).

Структура и реквизиты заявления

Заявление о переходе должно содержать следующие реквизиты:

• Шапка – название организации, подразделение, в котором работает сотрудник.
• Ф.И.О. работника (полное имя, отчество, фамилия).
• Табельный номер (или номер по учету).
• Должность, на которую переводятся (новая должность, подразделение).
• Основание перевода – указание статьи ТК РФ (обычно ст. 71 ТК РФ).
• Дата перевода (с какого числа вступает в силу перевод).
• Подпись работника и дата подачи заявления.

В электронной форме заявление может быть оформлено в виде .docx или .pdf, но обязательными остаются те же реквизиты.

Образец заявления (бумажный)

ЗАЯВЛЕНИЕ

о переходе на другую должность (отдел, организацию)

Я, _______________________________ (Ф.И.О., паспортные данные), 
работающий в ______________________ (наименование организации, подразделение), 

с табельным номером ____________, 
заявил(а) о желании перевестись на должность ______________________ 
в подразделение ______________________ с _____________ (дата).

Перевод осуществляется на основании ст. 71 ТК РФ и приказа __________ 
от ___________ (номер приказа).

Прошу внести запись о переводе в мою трудовую книжку и в систему 
Электронного фонда страхования (ЕФС‑1).

Дата _______________ Подпись ______________________

Готовый шаблон можно скопировать в любой текстовый редактор и распечатать.

Как оформить запись в трудовой книжке

Запись в трудовой книжке делается в разделе 2 «Сведения о трудовой деятельности»**. Пример оформления:

Важно:

• Указать точную дату вступления в силу перевода.
• Ссылку на приказ (номер и дата) – это подтверждает официальность перехода.
• Если перевод на электронную форму, в конце записи добавить пометку «Перевод на электронную трудовую книжку».

Пошаговая инструкция оформления перевода

1. Сбор документов – приказ о переводе, копия заявления, паспортные данные.
2. Подготовка приказа (форма Т‑5/Т‑5а) – подпись руководителя, печать.
3. Составление заявления – по образцу, подпись работника.
4. Внесение записи в бумажную или электронную трудовую книжку.
5. Обновление данных в ЕФС‑1** (если перевод на электронную форму).
6. Уведомление работника о готовности записи и выдача копии приказа.

После выполнения всех пунктов перевод считается юридически оформленным.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие даты вступления в силу – без указания даты перевод может быть оспорен.
• Неуказание ссылки на приказ – запись считается необоснованной.
• Омиссивное указание основания (ст. 71 ТК РФ) – в заявлении должно быть прямое упоминание статьи.
• Несоответствие формата приказа Т‑5/Т‑5а – используйте официальный шаблон.
• Неправильное оформление электронной формы – при переходе на электронную трудовую книжку необходимо обновить данные в системе ЕФС‑1 в течение 30 дней.

Скачивание готовых шаблонов

Для удобства вы можете скачать готовые документы:

• Приказ Т‑5 (образец)
• Шаблон заявления (DOCX)
• Руководство по обновлению ЕФС‑1

Эти файлы содержат полностью готовые к заполнению формы, которые можно адаптировать под конкретные условия вашей организации.

Правильное оформление заявления и записи в трудовой книжке – гарантия того, что перевод сотрудника будет зафиксирован в соответствии с законодательством РФ. Используйте приведённый выше образец заявления, следуйте инструкции по заполнению и вносите записи в трудовые книжки своевременно. При соблюдении всех требований процесс перевода пройдёт без правовых осложнений и будет подтверждён как в бумажном, так и в электронном виде.

Если понадобится дополнительная помощь – обратитесь к специалисту по кадровому праву или воспользуйтесь официальными шаблонами, опубликованными на портале Госкомстат и в базе Право.