Перевод сотрудника на другую должность, подразделение или даже в другую организацию – это важный процесс, который требует точного оформления в трудовой книжке. Одним из ключевых элементов такой записи является дата записи. В этой статье разберём, какие даты нужно указывать, как правильно оформить запись и какие сроки соблюдения обязательны согласно Трудовому кодексу РФ и последним нормативным актам.

Что такое дата записи в трудовой книжке?

В трудовой книжке каждая запись имеет четыре графы:

• Графа 1 – порядковый номер записи.
• Графа 2 – дата, когда была сделана запись.
• Графа 3 – сведения о работе (должность, подразделение, работодатель);
• Графа 4 – дата и номер приказа (распоряжения) о переводе.

Графа 2, то есть дата записи, фиксирует момент, когда работодатель внесёл информацию в трудовую книжку. Эта дата важна для расчёта страхового стажа и правовых последствий при переходе на пенсию.

Когда должна быть сделана запись о переводе?

Согласно статье 72.1 Трудового кодекса РФ, перевод может быть постоянным или временным. Запись о переводе в трудовую книжку обязательна только при постоянном переводе. При временном переводе запись делается в графу 3 как «перевод временный» и в графу 4 указывается дата и номер приказа о временном переводе.

Сроки внесения записи:

• Для постоянного перевода – не позднее пяти рабочих дней после даты начала исполнения обязанностей в новой должности.
• Для временного перевода – запись в графу 3 делается сразу, а в графу 4 указывается дата и номер приказа о временном переводе. После признания временного перевода постоянным – необходимо внести новую запись, как о постоянном переводе.

Нарушение сроков может привести к утрате части страхового стажа и к проблемам при оформлении пенсии.

Как правильно оформить дату записи?

В графе 2 указываем дата фактического начала работы в новой должности. Если перевод произошёл в течение одного дня, то дата будет той же самой. Если же перевод начался, например, 15 июня, а запись в трудовую книжку была сделана 18 июня, то в графе 2 указывается 15 июня – дата фактического начала работы.

Ниже приведён образец записи о переводе в трудовую книжку:

Графа 1: 5
Графа 2: 
Графа 3: Перевод на должность Главный бухгалтер в отделе Финансовый контроль, ООО «Ромашка» (постоянный перевод)
Графа 4: Приказ № 123 от 

Важно:

• Дата в графе 2 должна быть дата начала работы, а не дата выдачи приказа.
• В графе 4 указываем номер и дату приказа о переводе, а не дату увольнения из прежней должности.
• Если перевод осуществляется внутри одной организации, в графе 3 указываем новое подразделение и должность, а в графе 4 – приказ о переводе.
• При переводе в другую организацию в графе 3 пишем «Перевод на работу в ООО «Новая компания»», а в графе 4 – приказ о переводе от прежнего работодателя.

Что делать, если запись пропущена?

Если запись о переводе не была внесена в течение пяти рабочих дней, её можно внести пропущенной. В этом случае в графе 2 указываем дату фактического начала работы, а в графе 4 – дату и номер приказа. Важно приложить копию приказа и объяснительную записку в личную карточку сотрудника.

Перевод внутри организации: особенности

При переводе сотрудника на другую должность внутри одной организации:

• Издается приказ о переводе (форма Т‑8).
• В течение пяти рабочих дней в трудовую книжку вносится запись о переводе.
• В личной карточке (форма Т‑2) фиксируется приказ о переводе и дата начала работы.
• Если перевод влияет на персональный учет (например, изменение категории труда), подаётся ЕФС‑1.

Перевод в другую организацию: порядок оформления

При переводе от одного предпринимателя к другому:

• Предыдущий работодатель оформляет приказ о расторжении трудового договора в связи с переводом (форма Т‑8).
• В личной карточке закрывается запись о прежнем трудовом договоре.
• В новой трудовой книжке сотрудника вносится запись о приёме на работу и о переводе.
• В графе 4 указываем дату и номер приказа о переводе от прежнего работодателя.

Практический пример: перевод на постоянную работу в другую компанию

Сотрудник Иванов Иван Иванович переводиться из ООО «Старый производитель» в ООО «Новый производитель» на должность «Главный инженер».

Графа 1: 12
Графа 2: 
Графа 3: Перевод на должность Главный инженер в ООО «Новый производитель» (постоянный перевод)
Графа 4: Приказ № 456 от 

В прежней трудовой книжке Иванова в графе 3 указывается «Увольнение» с датой , а в графе 4 – номер приказа о переводе. В новой трудовой книжке – запись о приёме и переводе.

• Дата записи в трудовой книжке – дата фактического начала работы в новой должности.
• Запись о переводе в трудовую книжку должна быть внесена не позднее пяти рабочих дней после начала работы.
• При переводе в другую организацию указываем приказ о переводе от прежнего работодателя.
• В случае пропущенной записи её можно внести, но необходимо приложить объяснительную и копию приказа.
• Правильное оформление гарантирует сохранение страхового стажа и корректный расчёт пенсии.

Соблюдение всех пунктов поможет избежать ошибок в трудовой книжке и обеспечит юридическую защиту прав сотрудника и работодателя.