Ведение книги (журнала) учета движения трудовых книжек и вкладышей является обязательным требованием трудового законодательства РФ. Нарушение этой нормы влечёт за собой административную, гражданско‑правовую и, в редких случаях, уголовную ответственность работодателя.

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 66, пункт 5: работодатель обязан вести учет движения трудовых книжек.
• Правила ведения и хранения трудовых книжек и изготовления бланков (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225) – пункты 40‑41: обязательность ведения приходно‑расходной книги.
• Кодекс об административных правонарушениях (КоАП РФ) – статья 5.27: за нарушение требований к учёту трудовых книжек предусмотрен штраф.
• Приказ Минтруда России № 320н от г. (с изменениями) – уточняет порядок заполнения журнала и ответственность за его отсутствие.

Что представляет собой книга учета движения трудовых книжек?

Книга (журнал) фиксирует:

1. Выдачу и возврат трудовых книжек сотрудникам;
2. Перемещение книжек между подразделениями;
3. Учет вкладышей (страниц) и их замену;
4. Сведения о потерях, порче, уничтожении.

Записи делаются в хронологическом порядке, подписываются ответственным лицом и заверяются печатью организации.

Виды ответственности за отсутствие или ненадлежащее ведение книги

3.1 Административная ответственность

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ, за нарушение требований к учёту трудовых книжек предусмотрены:

• Штраф для юридических лиц – от 10 000 до 70 000 рублей (в зависимости от тяжести нарушения и наличия отягчающих обстоятельств).
• Штраф для должностных лиц – от 1 000 до 5 000 рублей.
• Возможность наложения предупреждения в случае первого нарушения без существенного ущерба.

Пример из практики: в 2025 г. дело было прекращено из‑за истечения сроков давности, однако в 2024 г. суд признал отсутствие книги учёта нарушением пункта 40 Правил и наложил штраф в размере 45 000 р.

3.2 Гражданско‑правовая ответственность

Если отсутствие учёта приводит к:

• Невозможности подтвердить трудовой стаж сотрудника;
• Отказу работника в трудоустройстве (например, при проверке в другом предприятии);
• Утрате прав на пенсию, выплаты и иные социальные гарантии;

То работник может потребовать от работодателя:

1. Возмещения морального вреда;
2. Компенсации за упущенную выгоду (например, потеря пенсионных баллов).

3.3 Уголовная ответственность

Уголовная ответственность наступает лишь в случае умышленного уничтожения или фальсификации трудовых книжек, что квалифицируется как:

• Ст. 171 УК РФ – «Нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек», штраф до 200 000 р. или лишение свободы до 2 лет.

В обычных ситуациях отсутствие книги считается административным правонарушением.

Последствия для организации

• Финансовые потери из‑за штрафов;
• Репутационный ущерб – проверка со стороны инспекции Трудовой инспекции;
• Риск судебных исков со стороны работников;
• Возможные задержки в выплате пенсий и социальных пособий.

Как избежать ответственности

5.1 Организационные меры

1. Назначить ответственного за ведение книги (обычно – главный специалист отдела кадров).
2. Обеспечить наличие печатных форм книги, утверждённых Минтрудом, и её хранение в закрытом помещении.
3. Регулярно проводить внутренний аудит (раз в квартал) наличия и корректности записей.

5.2 Технические решения

• Внедрить электронный журнал учёта (при условии, что он соответствует требованиям 40‑41 Правил).
• Использовать программные решения «Кадровый делопроизводитель», «1С:Зарплата и Управление персоналом», которые автоматически формируют записи о выдаче/возврате книжек.

5.3 Документальное оформление

Пример докладной записки об отсутствии книги (по образцу 66 ТК РФ):

От: ______________________ (ФИО, должность)
Кому: ______________________ (директор, главный бухгалтер)
Тема: Отсутствие книги учета движения трудовых книжек

Уважаемый(ая) __________________,

В соответствии с пунктами 40‑41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, а также ст. 66 ТК РФ, в отделе кадров отсутствует книга учета движения трудовых книжек и вкладышей. Данное обстоятельство может привести к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ) и затруднить подтверждение трудового стажа сотрудников.

Предлагаю:
Закупить форму книги (образец утверждён Постановлением Правительства РФ № 225).
Назначить ответственного за её ведение.
Провести обучение сотрудников отдела кадров.

С уважением,
____________________ (подпись)

Практические рекомендации по заполнению книги

Отсутствие или неправильное ведение книги учета движения трудовых книжек – типичное административное правонарушение, за которое предусмотрен штраф до 70 000 рублей для юридических лиц и до 5 000 рублей для должностных лиц. Кроме финансовых санкций, организация рискует потерять репутацию, столкнуться с судебными исками работников и получить проблемы при расчёте пенсионных прав;

Для минимизации рисков рекомендуется:

• Обеспечить наличие и правильное оформление книги (или её электронного аналога);
• Назначить ответственного и проводить регулярный контроль;
• Вести обучение кадрового персонала по актуальным требованиям законодательства.

Только системный подход к учёту трудовых книжек позволит избежать штрафов и сохранить доверие сотрудников.

Дата публикации: