Перевод сотрудника на другую должность — это важное кадровое мероприятие, которое требует не только издания соответствующего приказа, но и правильного внесения записи в трудовую книжку (или формирования сведений о трудовой деятельности)․ В этой статье мы подробно рассмотрим все нюансы оформления таких записей в зависимости от типа перевода и особенностей организации․
Типы переводов и их влияние на трудовую книжку
Прежде всего, необходимо различать два основных типа переводов:
- Постоянный перевод — когда сотрудник переходит на новую должность на постоянной основе
- Временный перевод — когда сотрудник временно исполняет обязанности другой должности (например, на время отпуска основного сотрудника)
Важно! В случае временного перевода запись в трудовую книжку не вносится․ Эта информация отражается только в приказе о временном переводе и других внутренних документах организации․
Постоянный перевод: обязательность внесения записи
Согласно пункту 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, все записи о выполняемой работе, в т․ч․ о переводе на другую постоянную работу, должны быть внесены в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) не позднее одной недели со дня издания приказа․
С 2022 года, с введением новых правил ведения трудовых книжек, срок внесения записи сократился до 5 рабочих дней со дня издания приказа о переводе․
Как правильно оформить запись в трудовой книжке
Перевод в пределах одного структурного подразделения
Если сотрудник переводится на другую должность в том же отделе (структурном подразделении), запись должна содержать:
Принят в порядке перевода на должность менеджера по продажам в отдел продаж с
Как разъяснил Роструд, если в трудовом договоре изначально было указано структурное подразделение, то в трудовую книжку необходимо внести запись с указанием этого подразделения․
Перевод в другое структурное подразделение
При переводе в другое подразделение запись должна содержать:
Переведен в порядке перевода на должность главного бухгалтера в финансовый отдел с
Перевод в другую местность вместе с организацией
При переводе вместе с организацией в другую местность запись оформляется следующим образом:
Переведен в порядке перевода на должность инженера в г․ Казань с
Прием в порядке перевода из другой организации
При приеме сотрудника, переходящего из другой компании, запись должна содержать:
Принят в порядке перевода на должность руководителя отдела маркетинга с
Важно! При приеме в порядке перевода обязательно указывается наименование прежнего работодателя․
Образец заполнения трудовой книжки
Рассмотрим пример заполнения трудовой книжки при переводе на другую должность:
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
|---|---|---|---|
| 12 | Принят в порядке перевода на должность менеджера по продажам в отдел продаж | Приказ от № 45-к |
Основные требования к оформлению записи
- Основание для записи — приказ о переводе должен быть издан до внесения записи в трудовую книжку
- Срок внесения, не позднее 5 рабочих дней с момента издания приказа
- Формулировка, должна соответствовать установленным образцам с указанием:
- типа перевода («в порядке перевода»)
- должности
- структурного подразделения (при его наличии)
- даты перевода
- Подпись — запись должна быть заверена подписью ответственного лица и печатью организации (если она применяется)
- Ссылка на документ — обязательно указывается номер и дата приказа, на основании которого внесена запись
Что делать, если в трудовом договоре не указано структурное подразделение?
Если в трудовом договоре не указано структурное подразделение, то:
- При переводе в пределах одного отдела — структурное подразделение можно не указывать
- При переводе в другое подразделение, структурное подразделение необходимо указать
По мнению ведомства, если у работника изначально в трудовом договоре было указано структурное подразделение, то в трудовую книжку запись о переводе на другую должность в этом же подразделении должна быть сделана с указанием на структурное подразделение․
Ответственность за неправильное оформление записи
Несвоевременное или неправильное внесение записи в трудовую книжку может повлечь за собой:
- административную ответственность для работодателя (ст․ 5․27 КоАП РФ)
- трудности при оформлении пенсии и других социальных выплат
- конфликты с работником при проверках трудовой инспекции
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли вносить запись о временном переводе?
Нет, временный перевод не отражается в трудовой книжке․ Эта информация содержится только в приказе о временном переводе․
Можно ли не вносить запись, если должность называется одинаково, но функции отличаются?
Нет, даже если должность называется одинаково, но изменяються функциональные обязанности, это считается переводом на другую работу, и запись должна быть внесена․
Что делать, если сотрудник отказывается вносить запись в трудовую книжку?
Работодатель обязан внести запись в трудовую книжку в установленные сроки․ Если сотрудник отказывается, необходимо:
- Направить ему письменное уведомление о необходимости предоставления трудовой книжки
- В случае не предоставления — внести запись на основании имеющихся документов
- Уведомить сотрудника о внесенной записи
Правильное оформление записи о переводе на другую должность в трудовой книжке — это не только требование законодательства, но и важный элемент кадрового документооборота, который защищает права как работника, так и работодателя․
Следуйте приведенным рекомендациям, используйте установленные образцы формулировок, и вы избежите большинства возможных проблем при проверках и оформлении пенсий․
Помните: Все записи в трудовой книжке должны быть внесены на основании приказа о переводе не позднее 5 рабочих дней с момента его издания․ При нарушении этих требований работодатель может быть привлечен к административной ответственности․