Перевод сотрудника внутри одной организации – распространённая кадровая процедура․ При этом важно не только соблюсти требования Трудового кодекса РФ, но и правильно зафиксировать событие в трудовой книжке (или в электронном виде – в сведениях о трудовой деятельности)․ Ниже представлен подробный разбор порядка оформления записи о переводе работника в другой отдел, но на ту же должность․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст․ 72․1 (перевод на другую работу), ст․ 66 (ведение трудовых книжек)․
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» (с изменениями и дополнениями)․
• Приказ Минтруда России от № 722н «Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности и порядка их заполнения» (регулирует электронные трудовые книжки)․
• Письма и разъяснения Роструда (например, Письмо Роструда от № ПГ/12345-6-7) о необходимости указания структурного подразделения при переводе․

Когда запись в трудовой книжке обязательна?

Согласно действующему законодательству, запись о переводе вносится только при постоянном переводе на другую работу (в т․ч․ на ту же должность, но в другое структурное подразделение)․ Временный перевод (например, на срок до одного месяца) не требует внесения записи в трудовую книжку, однако оформляется приказом и согласовывается с сотрудником․

Критерии постоянного перевода

• Перевод оформляется на неопределённый срок или на срок, превышающий один месяц․
• Согласие работника (письменное) получено, если инициатива исходит от работодателя․
• Изменяется место работы (структурное подразделение, отдел, филиал), а должность остаётся прежней․

Порядок оформления перевода и записи в трудовой книжке

1. Получение согласия работника (если перевод инициирован работодателем)․ Согласие оформляется в виде заявления или дополнительного соглашения к трудовому договору․
2. Издание приказа о переводе (форма Т-5 или аналогичная)․ В приказе указываются:
   • наименование организации;
   • ФИО сотрудника;
   • текущая должность и структурное подразделение;
   • новое структурное подразделение (отдел, служба и т․д․);
   • дата вступления перевода в силу;
   • основание (согласие работника, инициатива работодателя и т․п․)․
3. Внесение записи в трудовую книжку (или в электронные сведения о трудовой деятельности) не позднее пяти рабочих дней с даты перевода․
4. Ознакомление работника с записью под подпись․
5. Хранение трудовой книжки в соответствии с внутренними регламентами организации․

Как выглядит запись в трудовой книжке?

Запись оформляется по той же схеме, что и запись о приёме на работу․ В колонках трудовой книжки указываются:

Пример записи (бумажная трудовая книжка):

2026-05-21Переведён в отдел продаж на должность менеджера по работе с клиентами
Приказ № 45 от 2026-05-15

Если в трудовом договоре изначально указано конкретное структурное подразделение (например, «отдел маркетинга, филиал в г․ Казань»), то при переводе в другое подразделение обязательно указывается новое подразделение, иначе запись будет считаться неполной․

Особенности записи при переводе в тот же отдел, но на ту же должность

Иногда возникает ситуация, когда сотрудник переводится в другой отдел, но его должность остаётся прежней (например, «бухгалтер» → из отдела учёта в отдел планирования)․ В этом случае:

• В колонке 3 указывается как прежняя, так и новая структура: «Переведён из отдела учёта в отдел планирования на должность бухгалтера»․
• Если в трудовом договоре должность указана без привязки к подразделению, запись всё равно должна содержать новое подразделение, иначе может возникнуть спор при подтверждении стажа․
• При электронном ведении сведений о трудовой деятельности (форма ЕФС-1) поле «Место работы» заполняется новым подразделением, а поле «Должность» остаётся unchanged․

Временный перевод: нужно ли вносить запись?

Согласно разъяснениям Роструда и пункту 2․3 Постановления № 225, запись о временном переводе (сроком до одного месяца) в трудовую книжку не вносится․ Достаточно:

• издать приказ о временном переводе;
• ознакомить работника с приказом;
• обеспечить сохранение среднего заработка (если предусмотрено ТК РФ или коллективным договором)․

Если перевод prolongs beyond one month или становится постоянным, тогда оформляется новая запись по правилам постоянного перевода․

Электронная трудовая книжка (Сведения о трудовой деятельности)

С 2021 года основным документом является электронная форма сведений о трудовой деятельности, передаваемая в ПФР (СФР) по форме ЕФС-1․ При переводе:

1. В разделе «Сведения о работе» добавляется новый период с указанием:
   • ИНН работодателя;
   • Наименование структурного подразделения (отдел, служба);
   • Должность;
   • Дата начала и (если известна) дата окончания периода․
2. Изменения направляются в СФР не позднее пяти рабочих дней с даты перевода․
3. Работник может получить выписку из ЕФС-1 через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в МФЦ․

Практические рекомендации для кадровой службы

• Шаблоны документов – подготовьте унифицированные формы заявления о согласии на перевод, приказа о переводе и выписки для трудовой книжки․
• Контроль сроков – заведите напоминание в системе кадрового учёта о необходимости внесения записи за 5 рабочих дней․
• Согласование с юристом – при сомнениях о необходимости указания подразделения проконсультируйтесь с юридическим отделом, особенно если в трудовом договоре прописано место работы без детализации․
• Информирование сотрудника – после внесения записи предоставьте сотруднику копию страницы трудовой книжки (или выписку из ЕФС-1) под подпись․
• Архивирование – храните копии приказов и согласий в личном деле сотрудника минимум 50 лет (как требует законодательство о хранении кадровых документов)․

Перевод работника в другой отдел на ту же должность является распространённым кадровым действием, требующим точного соблюдения процедур оформления․ Ключевые моменты:

• Запись в трудовой книжке (или в электронных сведениях) делается только при постоянном переводе․
• Необходимо указать новое структурное подразделение, даже если должность остаётся прежней․
• Основанием для записи служит приказ о переводе, изданный с учётом согласия работника (если инициатива исходит от работодателя)․
• Срок внесения записи – не более пяти рабочих дней с даты перевода․
• При электронном ведении трудовой книжки изменения отражаются в форме ЕФС-1 и доступны работнику через «Госуслуги»․

Соблюдение этих правил позволит избежать споров с сотрудниками, штрафов от инспекции труда и обеспечит корректное отражение трудового стажа в государственных фондах․