Перевод сотрудника на основную должность – одна из самых часто встречающихся кадровых операций. Правильное оформление соответствующей записи в трудовой книжке гарантирует юридическую корректность действия и simplifies дальнейший учёт;

Правовая основа

Ст. 66 ТК РФ предписывает фиксировать в трудовой книжке сведения о переводе работника на новую постоянную должность. Такие записи вносятся каждый раз‚ когда происходит перевод‚ независимо от того‚ происходит ли он внутри одного структурного подразделения или в рамках межотдедественного перемещения.

Обязательным нормативным документом‚ регламентирующим порядок ведения трудовых книжек‚ является Приказ Минтруда России № 320н от . В нём указаны формы и требования к заполнению графа 3 (сведения о переводе).

Дополнительно к Приказу действует Положение о ведении и хранении трудовых книжек‚ утверждённое постановлением Правительства РФ от  № 225. В нём подробно описаны требования к оформлению записей о переводах.

Общие требования к записи о переводе

1. Запись вносится в графу 3 трудовой книжки.
2. В записи обязательно указываются:
   • дата перевода;
   • номер и дата приказа (или другого распорядительного документа) о переводе;
   • наименование новой должности;
   • приказ (или соглашение) о переводе;
   • при необходимости – сведения о предыдущей должности (если перевод происходит из совместительства).
3. Перевод может быть оформлен только на основании добровольного согласия работника‚ изложенного в заявлении или в соответствующем трудовом соглашении;
4. Запись о переводе фиксируется в том же году‚ в котором произошло перемещение‚ либо в следующем‚ если перевод был выполнен в последний день отчётного периода.

Особенности перевода совместителя в основную должность

Если сотрудник ранее числился совместителем (имел вторую должность)‚ а теперь переводят его в основную позицию‚ в трудовой книжке необходимо:

• указать‚ что перевод осуществляется из совместительства;
• записать дату и номер приказа о переводе;
• указать новую должность и подразделение‚ в которое переводится работник;
• при отсутствии ранее записанных сведений о совместительстве – отметить‚ что в графе 3 ранее таких данных не было.

Пример оформления в случае перевода совместителя:

Графа 3: // Приказ № 123 от // Сотрудник Иванов И.И. переводятся с должности «Совместитель (специалист‑консультант)» на основную должность «Менеджер по продажам» в отделе продаж.

Пример записи в трудовой книжке (2026 год)

Графа 3: // Приказ № 456 от // Перевод О.П. Петрова с должности «Аналитик» на основную должность «Старший аналитик» в структурное подразделение «Отдел аналитики».

Если перевод происходит в рамках перевода в другое структурное подразделение‚ в записи указываются оба подразделения:

Графа 3: // Приказ № 789 от // Перевод С;В. Сидорова с должности «Бухгалтер» в «Отдел финансового планирования» (ранее – «Отдел бухгалтерии»).

Как оформить перевод из другой организации

При приёме сотрудника на работу по переводу из другой организации в 2026 год в трудовую книжку вносится запись‚ содержащая:

• дату начала работы в новой организации;
• основание перехода (приказ‚ соглашение);
• наименование новой должности;
• номер и дату приказа‚ выданного в новой организации.

Пример:

Графа 3: // Приказ № 101 от // Приём на работу И.И. Кузнецова в качестве «Техник‑контролёр» с перевода из ООО «ТехноСервис».

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли оформить перевод без приказа? – Нет. Перевод должен документироваться приказом‚ распоряжением или соглашением‚ подписанным обеими сторонами.
• Нужно ли указывать прежнее место работы? – Да‚ в записи обязательно указывается наименование прежнего работодателя и подразделения.
• Как вести запись‚ если перевод происходит в течение года? – Запись делается в том же году‚ когда произведён перевод‚ с указанием даты и номера приказа.
• Что делать‚ если в книжке уже есть запись о совместительстве? – При переводе в основную должность в графе 3 заменяется или дополняется запись о новой должности‚ а сведения о совместительстве остаются в прежнем виде.

Правильное оформление записи о переводе в трудовой книжке – важный элемент трудового документооборота. Соблюдая требования ТК РФ‚ Приказа Минтруда № 320н и Положения о ведении трудовых книжек‚ можно избежать юридических рисков и обеспечить корректный учёт трудовых отношений.

Для удобства работы с образцами записей рекомендуется сохранять эту страницу в закладках и использовать предоставленные образцы записей как шаблоны для ежедневного оформления.