Перевод сотрудника на постоянную работу в другую организацию — это кадровая процедура‚ которая затрагивает сразу двух работодателей: прежнего и нового. Важно понимать‚ что такой перевод оформляется через увольнение‚ поэтому и записи в трудовой книжке будут состоять из двух самостоятельных этапов: сначала работник увольняется у старого работодателя‚ а затем принимается к новому.

Нормативная база

Основные нюансы и правила внесения записей в трудовую книжку регламентируются следующими нормативными документами:

• Статья 66 ТК РФ — устанавливает правило‚ согласно которому сведения о постоянном переводе на другую работу обязательно вносятся в трудовую книжку.
• Правила ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ от № 225).
• Приказ Минтруда России от № 320н — содержит актуальные образцы заполнения трудовых книжек в 2026 году‚ а также инструкции по внесению записей о приеме‚ увольнении и переводе.

Два варианта перевода к другому работодателю

Перевод на другое предприятие всегда оформляется как увольнение. Однако существует два варианта такого перевода:

1. По просьбе работника — инициатива исходит от самого сотрудника‚ а новый работодатель приглашает его посредством письма-запроса.
2. С согласия работника — инициатива может исходить от работодателей (старого и нового)‚ которые договорились о переводе сотрудника‚ и работник дает на это свое согласие.

В любом из этих случаев прежний работодатель оформляет увольнение‚ а новый — прием. Печать после записи об увольнении всегда ставит прежняя организация.

Шаг 1: Оформление записей у прежнего работодателя

До того как внести запись в трудовую книжку‚ прежний работодатель обязан оформить все необходимые документы‚ подтверждающие правомерность изменения условий трудового договора: получить письмо-запрос от новой организации‚ взять с работника письменное согласие или заявление‚ издать приказ об увольнении в порядке перевода.

Как внести запись об увольнении

В разделе «Сведения о работе» прежний работодатель делает запись о прекращении трудового договора. Формулировка указывается в графе 3.

Пример записи:

• Графа 2: указывается дата увольнения.
• Графа 3: «Уволен в связи с переводом на постоянную работу в организацию [наименование нового предприятия]‚ пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»;
• Графа 4: указывается реквизиты приказа (распоряжения) работодателя об увольнении.

После внесения записи увольняющийся сотрудник должен быть ознакомлен с ней под роспись в своей личной карточке и в самой трудовой книжке (или в книге учета движения трудовых книжек). Запись заверяется подписью лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек‚ и печатью прежней организации.

Шаг 2: Оформление записей у нового работодателя

Служба персонала новой организации оформляет с гражданином трудовой договор‚ приказ о приеме на работу‚ заводит личную карточку и делает запись о приеме на работу в его трудовую книжку.

Обратите внимание: трудовой договор заключается с первого рабочего дня‚ следующего за днем увольнения с предыдущей работы‚ если соглашением сторон не было предусмотрено иное.

Как внести запись о приеме

Новый работодатель вносит запись именно о приеме на работу‚ а не о переводе (поскольку перевод как процедура уже завершен увольнением у прошлого нанимателя).

Пример записи:

• Графа 2: указывается дата приема на работу.
• Графа 3: «Принят в [наименование отдела/структурного подразделения] на должность [наименование должности] в порядке перевода из [наименование прежней организации]».
• Графа 4: указываются реквизиты приказа о приеме на работу.

Особенности перевода в филиал или структурное подразделение

Особенно важно знать‚ кто обязан сделать соответствующую запись в книжке работника‚ если он переводится в другой филиал. Если филиал не является отдельным юридическим лицом‚ то перевод в него считается внутренним переводом. В этом случае запись о переводе делает лицо‚ имеющее на это полномочия:

• Если филиал сам выдает трудовые книжки и наделен соответствующими полномочиями — запись делает руководитель филиала.
• Если филиал не ведет трудовые книжки самостоятельно‚ руководитель главной организации фиксирует информацию в трудовой книжке сотрудника самостоятельно.

Формулировка в графе 3 может выглядеть так: «Переведен в [наименование нового структурного подразделения] на должность [наименование должности]».

Важные нюансы и частые вопросы

• Временный перевод: Запись о временном переводе в трудовую книжку делать не нужно‚ независимо от того‚ переведен ли сотрудник на другую должность или в другое подразделение. Вносится только запись о постоянном переводе.
• Пропущенная запись: Внесение пропущенной записи в трудовую книжку‚ свидетельствующей о переводе работника на другую должность (например‚ при внутреннем переводе)‚ осуществляется на основании приказа. Если ошибка допущена прошлым работодателем‚ исправление должно производиться по месту работы‚ где была внесена неверная запись‚ либо новым работодателем на основании официального документа прежнего работодателя.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК): Запись в бумажную трудовую книжку вносится‚ если сотрудник не выбрал ведение данных о трудовой деятельности в электронном виде (подал соответствующее заявление). Если сотрудник перешел на ЭТК‚ бумажная книжка не заполняется‚ а сведения о приеме/увольнении передаются работодателем в Пенсионный фонд (СФР) в форме электронных отчетов.

Оформление перевода на другое предприятие требует строгого соблюдения последовательности действий. Главное правило: прежний работодатель фиксирует увольнение в порядке перевода (со ссылкой на п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)‚ а новый — прием на работу с пометкой «в порядке перевода». Соблюдение актуальных инструкций и Приказа Минтруда № 320н позволит избежать кадровых ошибок и гарантирует сохранение непрерывного трудового стажа работника.