С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это значит, что трудовую книжку необходимо обязательно перевести в электронный формат. Ниже подробно рассматриваем, почему это важно, как это делается и какие выгоды получают работодатели и сотрудники.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, в котором фиксируется информация о трудовой деятельности сотрудника. В ней отображаются:

• ФИО работника;
• СНИЛС;
• Дата рождения;
• Место работы;
• Должность;
• Трудовой стаж;
• Дополнительные сведения (например, сведения о воинской службе).

Все эти данные хранятся в Социальном фонде, что обеспечивает их защиту и доступность только у מורשנים.

Почему переход обязателен?

Перевод в электронный вид не просто формальность, а требование законодательства. Основные причины:

1. Упрощение контроля и аудита. Электронные данные легко проверять, сравнивать и использовать в управленческих решениях.
2. Сокращение ошибок. Автоматизированный ввод уменьшает вероятность опечаток и несоответствий.
3. Безопасность информации. Данные хранятся в защищённой базе Социального фонда, доступ к которым имеют только уполномоченные лица.
4. Экономия ресурсов. Отказ от бумажных форм снижает затраты на хранение и обслуживание.

Как происходит процесс перевода?

Перевод трудовых книжек в электронный вид осуществляется в несколько этапов:

• Сбор исходных данных. На предприятии формируется список сотрудников, у которых есть бумажные трудовые книжки.
• Подготовка информации. В специальном приложении вводятся ФИО, СНИЛС, дата рождения и другие реквизиты.
• Загрузка в систему Социального фонда. После проверки данные отправляются в электронный реестр.
• Подтверждение сотрудником. Работник получает уведомление о том, что его трудовая книжка теперь доступна в электронном виде, и может проверить её содержимое.

Важно отметить, что переходный период завершается 1 января 2026 года. После этой даты все новые записи в трудовых книжках должны вестись исключительно в электронном виде.

Преимущества для работодателей

Перевод в электронный формат приносит компании несколько конкретных выгод:

1. Упрощённый доступ к информации. При необходимости проверить стаж или подтвердить данные – достаточно нескольких кликов.
2. Сокращение административных расходов. Не нужно закупать бумагу, печатать и хранить архивы.
3. Повышение имиджа. Использование современных цифровых технологий демонстрирует прогрессивность организации.
4. Снижение риска ошибок. Автоматизация уменьшает вероятность расхождений в данных.

Что нужно сделать сотрудникам?

Для сотрудников процесс перехода выглядит так:

• Получить уведомление от работодателя о готовности электронной версии их трудовых книжек.
• Проверить введённые данные (ФИО, СНИЛС, дата рождения и т.д.). При необходимости – запросить корректировку.
• Сохранить электронную копию в личных файлах или на личном устройстве для удобного доступа.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли оставить бумажную копию? Нет, после завершения переходного периода все новые записи должны вестись только в электронном виде.
2. Кто имеет доступ к электронным данным? Доступ имеют только уполномоченные сотрудники Социального фонда и работодателя.
3. Что делать, если в электронной книжке обнаружена ошибка? Ошибку необходимо сообщить работодателю, который исправит данные в системе.
4. Как хранить электронную копию? Достаточно сохранить её в личных файлах, на облачном хранилище или в электронном архиве компании.

Перевод трудовой книжки в электронный вид – это не просто формальная процедура, а важный шаг к цифровизации HR‑процессов. Он обеспечивает:

• Безопасность и конфиденциальность персональных данных;
• Эффективность работы с персоналом;
• Снижение административных расходов;
• Повышение прозрачности и доверия между работодателем и сотрудником.

С учётом того, что переходный период завершится 1 января 2026 года, рекомендуется уже сейчас приступить к подготовке и загрузке электронных трудовых книжек в систему Социального фонда.

Если у вас возникнут вопросы по реализации процесса, обратитесь к специалистам по персоналу или к официальным представителям Социального фонда.