Перевод сотрудника на временную должность в связи с декретным отпуском основного работника – одна из типовых ситуаций в HR‑практике․ Правильное оформление такой трансформации в трудовой книжке (или в сведениях о трудовой деятельности) гарантирует юридическую защиту работодателя и ясность правовых отношений․
Нормативная база
В оформлении перевода следует опираться на:
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 9, ст․ 92)
- Инструкцию по оформлению трудовой деятельности (п․ 9)
- Положения КонсультантПлюс, 2025‑2026
Ключевые положения
По ст․ 9 ТК РФ перевод на другую должность оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору и записью в трудовой книжке․ При временном переводе, связанном с декретным отпуском, оформление аналогично, однако в записи указывается характер периода․
Когда вносится запись в трудовую книжку?
Запись вносится, если:
- Работник принимается по срочному трудовому договору для замещения сотрудника, находящегося в декретном отпуске․
- Сотрудник будет выполнять обязанности постоянной (не временной) новой должности․
Если перевод носит временный характер и оформлен только до выхода основного работника, то в некоторых случаях запись может не требоваться (см․ пункт 9 Инструкции)․ Однако большинство практик рекомендуют оформить запись для полной юридической фиксации․
Формулировка записи
В трудовую книжку обычно вносят запись следующего вида:
Запись: Принят на работу по срочному трудовому договору на должность ______ (должность переводного сотрудника) на время декретного отпуска основного работника Ф․И․О․, до ______ (дата выхода на работу основного сотрудника) или до ______ (дату окончания декретного отпуска)․
Пошаговый алгоритм оформления
- Получение заявления от основного работника о желании оформить перевод․
- Подготовка документа – приказа о приёме на работу, дополнительного соглашения к трудовому договору․
- Оформление записи в трудовой книжке (или в сведениях о трудовой деятельности) согласно формулировке выше․
- Внесение сведений в электронный кадровый портал (если используется)․
- Уведомление заинтересованных сторон (бухгалтерию, отдел охраны труда)․
Пример записи
Для иллюстрации возьмём пример:
- ФИО переводного сотрудника: Иванов Иван Иванович;
- Должность: Менеджер по продажам;
- Дата начала: ;
- Условие: на время декретного отпуска основного менеджера Петровой П․П․, до (или до выхода на работу Петровой П․П․)․
Частые вопросы и ответы
- Нужно ли указывать дату выхода основного работника? Да, если она известна․ Если дату неизвестно, лучше писать «до выхода на работу основного сотрудника»․
- Стоит ли оформлять доп․соглашение к ТД? Да, обязательно․ Договор о переводе оформляется как доп․соглашение․
- Можно ли не вносить запись, если перевод временный? По некоторым трактовкам – нет, запись всё равно рекомендуется, особенно если перевод сопровождается изменением должностных обязанностей․
- Как вести учёт в электронных системах? В большинстве HR‑систем есть поле «Тип занятости» и «Дата окончания», где указывается «декретный отпуск (временный перевод)»․
Запись в трудовой книжке о переводе на время декретного отпуска – обязательный документ, который фиксирует факт принятия сотрудника по срочному трудовому договору и характеризует период его работы․ Правильная формулировка, согласованность с нормативными актами и своевременное внесение сведений позволяют избежать спорных ситуаций при проверках трудовой инспекции и при расчёте стажа․
Для удобства оформления рекомендуется использовать готовый шаблон приказа и следовать приведённому алгоритму․
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению переводов в декретном отпуске, оставляйте комментарии или обращайтесь к специалистам по трудовому праву․