Утрата или повреждение трудовой книжки — ситуация, с которой может столкнуться любой работник. В таких случаях законодательство РФ предусматривает возможность восстановления документа путём выдачи дубликата трудовой книжки. Правильное заполнение дубликата критически важно, поскольку он заменяет оригинал и служит основанием для начисления пенсии, подтверждения стажа и других правовых последствий. Ниже приведён подробный образец заполнения дубликата трудовой книжки с пояснениями и ссылками на нормативные требования.

Когда выдаётся дубликат трудовой книжки?

Дубликат выдаётся в следующих случаях (согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда РФ от № 69):

• утрата трудовой книжки (например, при пожаре, краже, потере);
• повреждение документа (порвана обложка, нечитаемые записи, выцветшие штампы);
• ошибки в оформлении, допущенные работодателем, которые невозможно исправить;
• уничтожение трудовых книжек в результате чрезвычайной ситуации (например, стихийного бедствия).

Важно: дубликат выдаётся только на основании письменного заявления работника. Работодатель не вправе выдавать его без запроса сотрудника.

Порядок восстановления: пошаговая инструкция

Шаг 1: Получение заявления от работника

Работник должен подать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки. Форма заявления не строго регламентирована, но должно содержать следующие обязательные сведения:

• ФИО работника полностью;
• дата рождения;
• паспортные данные;
• должность, на которой работал;
• наименование организации;
• причина утраты/повреждения;
• просьба о выдаче дубликата;
• дата и подпись.

Образец заявления:

Заявление

Прошу выдать мне дубликат трудовой книжки в связи с её утратой (указать причину: например, «утеряна при переезде»).

ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Паспорт: 45 00 123456, выдан ОВД г. Москвы 
Место работы: ООО «Ромашка», должность — инженер-технолог
Дата утраты: 

Прошу выдать дубликат трудовой книжки в установленные законом сроки.
Подпись: ___________ /И.И. Иванов/

Шаг 2: Сбор документов для подтверждения стажа

Работодатель обязан восстановить сведения о трудовой деятельности работника на основании документов, подтверждающих стаж. К ним относятся:

• трудовые договоры;
• приказы о приёме, переводе, увольнении;
• справки с предыдущих мест работы (с печатью и подписью);
• выписки из лицевых счётчиков;
• архивные данные (если организация ликвидирована — обращение в архив или Пенсионный фонд РФ);
• данные из Единой информационной системы Пенсионного фонда (с 2003 года).

Важно! Сведения о трудовой деятельности за период с 1 января 2003 года подтверждаются персональными данными из ПФР. Если работник не предоставил документы, работодатель обязан запросить информацию через ПФР.

Шаг 3: Заполнение дубликата трудовой книжки

Дубликат заполняется по тем же правилам, что и оригинальная трудовая книжка. Все записи вносятся от руки чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета, без помарок и исправлений. Используется только официальная форма ТК-1 (утв. Постановлением Минтруда РФ от № 69).

Заполнение титульного листа

На титульном листе дубликата указываются следующие данные:

1. Фамилия, имя, отчество — полностью, как в паспорте.
2. Дата рождения — в формате ДД.ММ.ГГГГ.
3. Образование — по паспорту или документам (среднее, высшее и т.д.).
4. Профессия, специальность — по документам о квалификации.
5. Дата заполнения дубликата — текущая дата, когда документ был оформлен (не дата утраты!).

Заполнение раздела «Сведения о работе»

Это основная часть дубликата. Записи вносятся в хронологическом порядке — от самой ранней к самой поздней.

Графа 1 — порядковый номер записи (1, 2, 3…).

Графа 2 — дата приёма на работу (ДД.ММ;ГГГГ).

Графа 3 — наименование работодателя (полное, как в учредительных документах), должность, профессия.

Графа 4 — дата и основание увольнения (например: «, уволен по собственному желанию, приказ № 15 от »).

Графа 5 — номер и дата документа, на основании которого внесена запись (например: «Приказ № 8 от »).

Особенности заполнения при отсутствии полных данных

Если документы не содержат полной информации о работе (например, отсутствует дата увольнения или наименование организации), то в дубликат вносятся только те сведения, которые подтверждены документально. В таких случаях допускается формулировка:

«Сведения о работе в организации «…» не подтверждены документально. Запись внесена на основании данных ПФР»

Если работник ранее работал в нескольких организациях, и у него есть вкладыш, то все записи из вкладыша переносяться в дубликат — он не выдаётся отдельно.

Шаг 4: Оформление и заверение дубликата

• На титульном листе дубликата в графе «Примечание» делается запись: «Дубликат выдан взамен утраченной (повреждённой) трудовой книжки».
• Ставится печать организации (если она есть) и подпись ответственного лица (кадровика или руководителя).
• Указывается дата выдачи дубликата.
• В реестре учёта трудовых книжек делается запись о выдаче дубликата с указанием его серии и номера.

Пример заполнения раздела «Сведения о работе»

Примечание: Последняя запись — текущее место работы. Увольнение не указывается, так как работник ещё трудоустроен.

Шаг 5: Сроки выдачи дубликата

Согласно ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки в течение 15 рабочих дней с момента получения заявления. В случае необходимости сбора документов из архивов или ПФР срок может быть продлён, но работнику должно быть направлено письменное уведомление с обоснованием задержки.

Что делать, если трудовая книжка уничтожена в результате ЧС?

Если в результате пожара, наводнения или иной чрезвычайной ситуации утрачены не только трудовые книжки, но и все кадровые документы, работодатель обязан создать специальную комиссию (по приказу руководителя). Комиссия:

• собирает все возможные документы (выписки из бухгалтерии, архивы, показания свидетелей);
• запрашивает данные в ПФР и ФСС;
• оформляет акт о восстановлении трудового стажа;
• на основании акта заполняет дубликаты трудовых книжек.

Такой порядок регламентирован Письмом Минтруда РФ от № 14-1/В-276.

Важные нюансы

• Дубликат не имеет юридических отличий от оригинала — он полностью заменяет его.
• Все записи в дубликате должны соответствовать данным на день его заполнения, а не на день утраты оригинала.
• Если работник ранее получал вкладыш, он не выдаётся отдельно — все записи переносятся в дубликат основной книжки.
• Если работник не может предоставить документы о работе до 2003 года, в дубликат вносятся только данные из ПФР и подтверждённые справками.
• На титульном листе дубликата не ставится штамп «Утрачена» — он ставится только на оригинале, если он найден.

Восстановление трудовой книжки — это не просто формальность, а важный процесс, влияющий на права работника в будущем: назначение пенсии, получение льгот, подтверждение стажа. Правильное заполнение дубликата требует внимательности, точности и соблюдения нормативных требований. Работодатель несёт ответственность за корректность и полноту внесённых данных.

Рекомендация: Работникам следует хранить копии приказов о приёме и увольнении, а также выписки из ПФР — это значительно ускорит процесс восстановления в случае утраты трудовой книжки.

Для скачивания готовых образцов заявления и заполненного дубликата трудовой книжки обращайтесь на официальный сайт Минтруда РФ или в вашу кадровую службу.

Информация актуальна на 22 мая 2026 года. Нормативные акты: Трудовой кодекс РФ, Постановление Минтруда РФ от № 69, Письмо Минтруда РФ от № 14-1/В-276.