Перевод сотрудника – одна из самых частых кадровых операций. Правильное оформление записи в трудовой книжке гарантирует юридическую корректность и simplifies работу с документами при аудите. Ниже представлены подробные примеры оформления переводов в соответствии с актуальными нормами (Порядок ведения и хранения трудовых книжек,утвержденный Приказом Минтруда России от  № 320н).

Общие принципы внесения записи о переводе

В соответствии с Пунктом 10 Порядка, при признании временного перевода постоянным в трудовую книжку вносятся следующие сведения:

• Графа 1 – порядковый номер записи;
• Графа 2 – дата фактического начала исполнения обязанностей в связи с переводом;
• Графа 3 – наименование структурного подразделения (организации), в которое произведён перевод;
• Графа 4 – дата и номер приказа (распоряжения) о переводе.

Если перевод признан временным, в графе 3 указывается лишь название подразделения, а в графе 4 – дата и номер приказа о переводе.

Что фиксировать в графе 3

В графе 3 указываются:

1. Наименование организации‑работодателя;
2. Наименование структурного подразделения (отдела, филиала, представительства и т.п.);
3. При необходимости – код подразделения (по классификатору ОКПД/КСО).

Пример записи:

Графа 3: ООО «Кадровед», отдел продаж, г. Москва

Что фиксировать в графе 4

В графе 4 указываются:

• Дата приказа (распоряжения) о переводе;
• Номер приказа (распоряжения);
• Ссылка на основной документ (например, «Приказ № 123 от »).

Пример записи:

Графа 4: Приказ № 123 от «О переводе Ивана Ивана Иванова в отдел продаж»

Примеры конкретных записей

Перевод внутри одного отдела (структурного подразделения)

В случае перевода сотрудника из одного отдела в другой, но в рамках одной организации, в трудовую книжку вносят запись о перманентном переводе. Пример оформления:

Графа 1: 5
Графа 2: 
Графа 3: Отдел маркетинга
Графа 4: Приказ № 56 от «О переводе Петрова П.П. в отдел маркетинга»

Перевод в другое структурное подразделение организации

Если перевод связан с перемещением в другое подразделение (филиал, представительство), в графе 3 указывается полное наименование подразделения, а в графе 4 – дата и номер приказа.

Графа 1: 9
Графа 2: 
Графа 3: Филиал в Санкт‑Петербурге, отдел логистики
Графа 4: Приказ № 78 от «О переводе Сидорова С.С. в филиал в Санкт‑Петербурге»

Перевод в другую организацию (перенос в другую компанию)

При переводе сотрудника в другую организацию оформляется запись о увольнении в связи с переводом. В графе 3 указывается название новой организации, а в графе 4 – дата и номер приказа об увольнении.

Графа 1: 12
Графа 2: 
Графа 3: ЗАО «Новая компания», отдел кадров
Графа 4: Приказ № 34 от «Об увольнении Ивана Ивана Иванова в связи с переводом в ЗАО «Новая компания»»

Перевод с сохранением прежней должности (переименование должности)

Если перевод сопровождается изменением наименования должности, но не меняется фактическое содержание работы, в графе 3 указывается новая должность, а в графе 4 – дата и номер приказа о переименовании.

Графа 1: 14
Графа 2: 
Графа 3: Руководитель отдела продаж (бывший менеджер по продажам)
Графа 4: Приказ № 90 от «О переименовании должности Ивана Ивана Иванова в Руководитель отдела продаж»

Как правильно оформить запись в электронной форме

С 2025 года многие организации переходят на электронные трудовые книжки. При этом порядок заполнения остаётся прежним, однако оформление выглядит иначе:

• Запись вносится в электронный документ (например, в системе «Кадры» или «Saby»);
• Система автоматически генерирует номер записи и привязывает его к приказу;
• Для контроля требуется подпись руководителя и печать (при наличии).

Пример электронного оформления (в системе «Кадры»):

Запись № 27
Дата перевода: 
Структурное подразделение: Отдел контроля качества
Приказ № 101 от «О переводе Петрова П.П. в отдел контроля качества»

Частые ошибки и как их избежать

1. Неуказание полного наименования подразделения. – в графе 3 необходимо указывать полное официальное название.
2. Омиссивное указание даты и номера приказа. – без ссылки на приказ запись считается недействительной.
3. Несоответствие даты начала работы дате приказа. – дата фактического начала должна соответствовать дате в приказе.
4. Запись в графе 1 без порядкового номера. – каждый новый перевод должен иметь уникальный порядковый номер.

Для контроля используйте шаблон оформления, который можно загрузить из открытых источников.

Скачиваемые образцы

Для удобства работы с документами подготовлена подборка готовых образцов, которые можно скачать и адаптировать под свои нужды:

• Образец перманентного перевода
• Образец временного перевода
• Образец перевода в другую организацию
• Образец электронной трудовой книжки

Краткое резюме

Запись о переводе в трудовую книжку – это юридически значимый документ, который требует строгого соблюдения формата:

1. Указать порядковый номер записи;
2. Указать дату фактического начала работы;
3. Указать полное наименование нового подразделения;
4. Указать дату и номер приказа (распоряжения).

Соблюдая эти правила, вы обеспечите полную юридическую защиту своей организации и упростите работу с кадровыми документами в дальнейшем.

Для более детального ознакомления рекомендуем изучить полный перечень образцов записей в системе «Кадры».

Автор статьи: кадровый специалист с 10‑летним опытом работы в сфере трудового права.