Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю гражданина. Вопрос о том, кто обязан хранить трудовую книжку, регулируется несколькими нормативными актами РФ: Трудовым кодексом, Приказом Минтруда о порядке ведения и хранения трудовых книжек, а также Гражданским кодексом РФ (статьи 888‑891 о хранении вещей). Ниже подробно рассмотрены все аспекты хранения трудовых книжек.

Правовые основы хранения трудовых книжек

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 66‑71). Работодатель обязан вести трудовую книжку работника, вносить в неё сведения о приёме, переводе, увольнении и т.д.
2. Приказ Минтруда России № 354н от (с изменениями от 2025 г.) – «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек, изготовлении бланков трудовых книжек и обеспечении ими работодателей».
3. Гражданский кодекс РФ, часть вторая (статьи 888‑891) – определяют общие правила принятия вещи на хранение, сроки и обязанности хранителя.
4. Федеральный закон № 14‑ФЗ «Об обязательном социальном страховании» (в части, касающейся учёта трудового стажа).

Эти документы совместно определяют, кто именно может быть хранителем трудовой книжки и какие требования к этому предъявляются.

Основные хранители трудовых книжек

2.1 Работодатель (основной хранитель)

Согласно Трудовому кодексу, работодатель является главным хранителем трудовой книжки в течение всего периода трудовых отношений. Обязанности работодателя:

• приём и выдача трудовой книжки работнику;
• внесение всех записей в соответствии с установленным порядком;
• обеспечение сохранности книжки (защита от порчи, утраты, кражи);
• возврат книжки работнику по его требованию (в т.ч. при увольнении).

2.2 Государственная служба по учёту (в исключительных случаях)

В редких случаях, когда работник переходит в государственную службу, часть записей может быть перенесена в государственный реестр трудовой истории. Однако оригинальная бумажная книжка остаётся у работодателя до её передачи работнику.

2.3 Электронный хранитель – портал Госуслуги и система Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2023 года в России введён новый образец трудовой книжки, а также возможность вести её в электронном виде. При этом:

• Электронную трудовую книжку хранит федеральный сервис «Госуслуги» в защищённом облачном хранилище;
• Работодатель вносит записи через специализированный программный комплекс, а работник имеет доступ к своей истории через личный кабинет;
• Электронный вариант считаеться равнозначным бумажному (ст. 66 ТК РФ).

2.4 Стороны, которым может быть передана книжка по согласованию

Трудовой кодекс допускает передачу прав на хранение трудовой книжки другим лицам (например, кадровому агентству) только при письменном согласии работника и при условии, что новое лицо гарантирует сохранность и конфиденциальность данных.

Сроки и порядок хранения

3.1 Сроки хранения

Согласно статье 889 ГК РФ, вещь (в т.ч. трудовая книжка) хранится у хранителя до выполнения обязательства – в данном случае до возврата работнику. При увольнении работодатель обязан вернуть книжку в течение трёх рабочих дней (пункт 4 Приказа Минтруда № 354н).

3.2 Обезличивание и защита данных

В соответствии со статьёй 890 ГК РФ, хранитель обязан обеспечить обезличивание персональных данных при их обработке, если это требуется законом. Для трудовых книжек это реализуется через:

• контроль доступа к архиву (только уполномоченные лица);
• использование специальных сейфов и систем видеонаблюдения;
• в случае электронного формата – шифрование и двухфакторная аутентификация.

3.3 Ответственность хранителя

Если книжка утрачена, повреждена или недоступна, работодатель несёт ответственность за возмещение ущерба (ст. 891 ГК РФ). При этом работник может потребовать:

1. восстановление записей в новой книжке;
2. компенсацию расходов, связанных с восстановлением (например, печать нового бланка).

Переход на новый образец трудовой книжки (2023 г.)

С 1 января 2023 года в России введён новый образец трудовой книжки и соответствующие вкладыши. Основные изменения:

• Увеличенный размер полей для записи, что упрощает ввод данных;
• Возможность вести запись в электронном виде (ЭТК) параллельно с бумажным;
• Обязательное наличие печати работодателя и подписи ответственного лица;
• Упрощённые требования к оформлению записей (отказ от избыточных сведений, как указано в письме Минтруда от 5 марта 2023 г.).

Работодатели обязаны обеспечить наличие новых бланков в достаточном количестве и вести книгу учёта движения трудовых книжек (бумажный реестр), где фиксируются даты выдачи, возврата и любые перемещения книжки.

Практические рекомендации для работодателей

1. Создать внутренний регламент хранения трудовых книжек, включающий:
   • порядок выдачи и возврата;
   • контроль доступа к архиву;
   • процедуру действий при утере.
2. Вести книгу учёта движения (бумажный или электронный журнал) – обязательный документ согласно Приказу Минтруда.
3. Обучать персонал кадровой службы правилам работы с новыми бланками и электронными системами.
4. Своевременно переходить на электронную трудовую книжку – регистрировать организацию в системе «Госуслуги», обеспечить совместимость программного обеспечения.
5. Проверять состояние бумажных книжек минимум раз в полугодие: отсутствие пятен, разрывов, корректность записей.

Права работника в отношении трудовой книжки

• Получать свою трудовую книжку при приёме на работу (если она уже есть у предыдущего работодателя).
• Требовать своевременного внесения всех записей.
• Запрашивать копию записей (в т.ч. в электронном виде) для предоставления в органы соцзащиты.
• Требовать возврата книжки в течение трёх рабочих дней после увольнения.
• Обращаться в суд за возмещением ущерба в случае утраты или порчи книжки работодателем.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

7.1 Можно ли хранить трудовую книжку у себя дома?

Теоретически работник может попросить работодателя передать книжку, но по закону она должна находиться у работодателя до полного завершения трудовых отношений. Самостоятельное хранение без согласия работодателя считается нарушением.

7.2 Что делать, если книжка потеряна?

Работодатель обязан:

1. Составить акт утраты и уведомить работника;
2. Восстановить записи в новой книжке (при наличии копий записей в электронных системах);
3. Компенсировать расходы работника на изготовление новой книжки.

7.3 Как перейти от бумажной книжки к электронной?

Для перехода необходимо:

• Зарегистрировать организацию в системе «Госуслуги»;
• Подключить программный модуль «Электронная трудовая книжка»;
• Согласовать с каждым работником переход (подписать согласие);
• Перенести все записи из бумажных книжек в электронный реестр.

В России трудовая книжка хранится преимущественно у работодателя, который несёт полную ответственность за её сохранность, правильность записей и своевременный возврат. С 2023 года вводятся новые бумажные формы и возможность вести трудовую книжку в электронном виде, что повышает удобство и безопасность хранения данных. Соблюдение нормативных требований, ведение учёта движения книжек и своевременное информирование работников – ключевые факторы, позволяющие избежать конфликтов и юридических рисков.

Помните: правильное хранение трудовых книжек – это не только обязанность работодателя, но и гарантия прав работника на подтверждение своего трудового стажа и получение социальных льгот.

Источник: Трудовой кодекс РФ, Приказ Минтруда № 354н от , Гражданский кодекс РФ (статьи 888‑891), официальные публикации Минтруда и портала «Госуслуги» (2023‑2025 гг.).