Перевод сотрудника с одного места работы на другое – это не просто смена адреса в договоре. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ) при таком переводе необходимо внести запись в трудовую книжку. В 2026 г. действует как бумажная‚ так и электронная трудовая книжка‚ и правила заполнения остаются одинаковыми‚ но формат записи может отличаться в зависимости от выбранного способа ведения документа.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность работника‚ его стаж‚ а также сведения о начислениях и выплатах. С 1 января 2020 г. в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК)‚ которую можно открыть в любой точке страны. Работодатель обязан отчитываться о трудовой деятельности сотрудника в СФР (Социальный фонд России) через форму ЕФС‑1.
Когда нужна запись о переводе?
- Перевод с одного места работы на другое внутри одной организации.
- Перевод в другую организацию‚ где работник продолжает работать по трудовому договору.
- Перевод дистанционного работника на основное место работы.
В каждом случае запись о переводе должна быть внесена в трудовую книжку в течение 10 дней с момента фактического перевода.
Юридические основания
Согласно статье 66 ТК РФ:
«Трудовая книжка имеет установленную форму‚ обязательную для всех работающих граждан‚ и является основным документом о трудовой деятельности работника».
В § 66.1 ТК РФ указано‚ что работник вправе выбрать способ ведения трудовой книжки – бумажную или электронную. При переводе необходимо оформить запись в выбранном формате.
Как оформить запись о переводе
4.1 Бумажная трудовая книжка
- Подготовка документов:
- Трудовой договор с новым работодателем.
- Справка о переводе (если перевод осуществляется внутри организации).
- Справка о предыдущем месте работы (если перевод в другую организацию).
- Заполнение страницы:
- Дата перевода.
- Наименование нового работодателя.
- Должность‚ вид деятельности‚ трудовой стаж (с начала работы в компании).
- Сумма заработной платы (если требуется).
- Подписи:
- Подпись работодателя.
- Подпись работника.
- Печать: На официальной печати организации.
4.2 Электронная трудовая книжка (ЭТК)
- Вход в портал ЭТК: Через личный кабинет работодателя на сайте СФР.
- Заполнение формы ЕФС‑1: В разделе «Перевод сотрудника» указываем:
- Дата перевода.
- Наименование нового работодателя.
- Должность‚ вид деятельности.
- Стаж‚ начисленная заработная плата.
- Подтверждение: Электронная подпись работодателя и работника (если предусмотрено).
- Отправка в СФР: После подтверждения данные автоматически попадают в базу СФР и становятся доступными для проверки работодателями и государственными органами.
Что делать‚ если перевод осуществляется дистанционно?
Для дистанционных работников правила аналогичны. Перевод оформляется по общим правилам: с письменного согласия работника и внесения записи в трудовую книжку. Важно‚ чтобы в записи указали:
- Фактическую дату начала работы в новой организации.
- Адрес нового места работы (если он отличается от адреса дистанционной работы).
- Условия работы (полный рабочий день‚ частичная занятость и т.д.).
Как проверить наличие электронной трудовой книжки?
С 1 января 2026 г. любой работающий человек может оформить ЭТК. Для проверки можно:
- Войти в личный кабинет на сайте СФР и проверить наличие записи.
- Обратиться в отдел кадров работодателя‚ чтобы получить подтверждение.
- Запросить справку о трудовой деятельности (форма ЕФС‑1).
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли перевести сотрудника без записи в трудовой книжке?
- Нет. Перевод без записи нарушает требования ТК РФ и может повлечь штрафы для работодателя.
- Что делать‚ если работник не согласен с записью?
- Работник имеет право запросить исправление данных. В случае спора – обращение в Трудовой инспектор.
- Как долго сохраняется запись о переводе?
- Запись сохраняется в течение всего срока трудовых отношений и после увольнения в течение 5 лет.
Заполнение трудовой книжки при переводе на основное место работы – это обязательный юридический акт‚ который подтверждает стаж‚ должность и условия труда сотрудника. В 2026 г. работодатель может выбирать бумажную или электронную форму‚ но в обоих случаях запись должна быть точной‚ своевременной и подписанной. Соблюдение этих правил обеспечивает защиту прав работника и соблюдение законодательства.